Zgodnie z ustawą o VAT, jeżeli kwota podatku naliczonego jest w miesiącu (kwartale) wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do zwrotu różnicy na rachunek bankowy. Jest to niezwykle istotne, gdyż gwarantuje neutralność podatku. Niestety przepisy w tym zakresie są zawiłe i przewidują kilka terminów zwrotu. Podstawowe to 180 oraz 60 dni. Ten ostatni odnosi się jedynie do części nadwyżki podatku, tj. podatku związanego m.in. z nabyciem towarów (usług), które są zaliczane do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, powiększonego o 22 proc. obrotu podatnika opodatkowanego stawkami niższymi niż podstawowa (tj. 0 proc., 3 lub 7 proc.). Odnosi się też do obrotu z tytułu dostaw towarów lub usług opodatkowanych poza Polską. Na umotywowany wniosek podatnika kwota podlegająca zwrotowi w terminie 60 dni może zostać zwiększona, jeżeli jest to uzasadnione np. sezonowością produkcji. Ustawa o VAT zezwala też na skrócenie terminów zwrotu - ze 180 dni do 60 i z 60 do 25 dni. Odbywa się to na umotywowany wniosek podatnika, a kwoty podatku naliczonego, wykazane w deklaracji, muszą wynikać z faktur i dokumentów celnych. Niestety ustawa nie definiuje pojęcia "umotywowany wniosek". Nie oznacza to jednak, że urzędy skarbowe mają prawo dowolnie decydować o zasadności wniosku. Wydaje się, że wystarczającym uzasadnieniem powinna być chęć poprawienia przepływów pieniężnych.
Zakładając, że produkcja sprzętu biurowego nie podlega sezonowym wahaniom, kwota nadwyżki w zakresie, w jakim podatek wynika z nabycia środków trwałych (linii produkcyjnej), powiększona o 22 proc. obrotu wynikającego z eksportu towarów w danym miesiącu, kwalifikuje się do zwrotu w terminie 60 dni. Termin ten może zostać skrócony do 25 dni, jeżeli dokumenty, z których wynika podatek naliczony, zostały opłacone przez podatnika.
