Tak było w sprawie rozpatrywanej przez Naczelny Sąd Administracyjny - wyrok z 11 grudnia 2002 r. (I SA/Wr 1643/00) . Organy podatkowe zakwestionowały opłaty za rachunki telefoniczne przedstawicieli regionalnych, argumentując, że nie okazywali oni wydruków rozmów i nie wiadomo było, które rozmowy są służbowe. Na rachunkach znajdowała się bowiem tylko adnotacja, że mają być zapłacone przez spółkę. Sąd również uznał, że to za mało, aby zaliczyć wydatki do kosztów.

O konieczności dokumentowania służbowych rozmów billingiem informowało też Ministerstwo Finansów w piśmie z 16 lipca 1996 r. (PO 3/MD-722-190/96) . Czytamy w nim: "Wobec faktu braku dowodów potwierdzających i dokumentujących wykorzystywanie prywatnych telefonów pracowników na rzecz firmy nie ma podstaw do zaliczenia związanych z tym wydatków spółki do kosztów. (...) Telefony prywatne służą osobistym celom pracownika, zatem wobec braku dowodów, które by jednoznacznie świadczyły o wykorzystywaniu ich dla celów firmy, nie ma możliwości potwierdzenia, że wydatek na refundację części opłat telefonicznych ponoszonych przez pracownika dotyczy funkcjonowania firmy. Przepisy updop nie zawierają postanowień dających możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów proponowanych przez spółkę ryczałtów za wykorzystywanie do czynności służbowych prywatnych telefonów pracowników. Dodatkowo Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że z uzyskanych informacji z TPSA wynika, iż istnieją możliwości otrzymania z urzędów telekomunikacji wydruków połączeń telefonicznych. Potwierdzenie przez spółkę tych połączeń, które dotyczyły rozmów służbowych, dałoby podstawę do udokumentowania poniesionych wydatków i zaliczenia ich do kosztów".

Podobnie uważają urzędy. Przykładowo w sprawie rozpatrywanej przez Drugi Urząd Skarbowy w Zielonej Górze (interpretacja 14 września 2006 r., I/423-5/KM/06) firma zapytała o kwartalne ryczałty na karty doładowujące do prywatnych telefonów pracowników. Nie może zaliczyć ich do kosztów, jeśli nie udokumentuje, że rozmowy dotyczyły spraw służbowych -odpowiedział urząd. Dowodem może być billing zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów.

Co z rozmowami prywatnymi? Jak wspominaliśmy wyżej, urzędy uważają, że nie można ich zaliczyć do kosztów podatkowych. Pozostaje argument, że jest to wydatek na rzecz pracowników i jako składnik ich wynagrodzenia może być odliczony od przychodów firmy.