W obu wypadkach poniesione wydatki będą amortyzowane, ale według innych zasad.

- Jestem opodatkowany na zasadach ogólnych i prowadzę działalność usługową. Chcę zmienić rodzaj działalności, co wymaga przeprowadzenia prac budowlano-wykończeniowych w lokalu, którym dysponuję. W jaki sposób mogę zaksięgować w koszty ponoszone wydatki? - pyta czytelnik DF.

Gdyby czytelnik przeprowadzał remont lokalu, wszystkie poniesione wydatki byłyby kosztami uzyskania przychodu w dacie wystawienia dokumentujących je faktur. Jak jednak wynika z pytania, zamierza on raczej przeprowadzić adaptację lokalu na potrzeby nowej działalności niż jego remont.

Jeżeli lokal nie jest własnością przedsiębiorcy, przeprowadzone prace budowlano-wykończeniowe doprowadzą do powstania nowego środka trwałego, określonego w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) mianem "inwestycji w obcym środku trwałym". "Inwestycja..." jako środek trwały podlega - co do zasady - amortyzacji. Oznacza to, że kosztami uzyskania przychodu są odpowiednio wyliczone od jej wartości początkowej odpisy amortyzacyjne. W omawianym przypadku wartością początkową będzie koszt wytworzenia, odpowiadający wartości - liczonej według cen nabycia - zużytych przy adaptacji lokalu: rzeczowych składników majątku i wykorzystywanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za pracę wraz z pochodnymi i innych kosztów dających się zaliczyć do wartości wytworzonego środka trwałego.

Trzeba jednak pamiętać, że do kosztu wytworzenia nie zalicza się wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, w szczególności odsetek od pożyczek (kredytów) i prowizji, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka trwałego do używania (te bowiem zwiększają wartość początkową bez względu na to, kiedy zostaną zapłacone).

Stawki amortyzacyjne dla przyjętych do używania inwestycji w obcych środkach trwałych można ustalać indywidualnie, choć w ramach obowiązujących ograniczeń. Dla inwestycji w obcych budynkach (lokalach) lub budowlach okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat. Oznacza to, że wydatki poniesione na adaptację takiego lokalu na potrzeby nowej działalności mogą być księgowane w koszty po 10 proc. rocznie, w odpowiednich porcjach miesięcznych, kwartalnych lub jednorazowo na koniec roku.

Gdyby jednak wydatki na adaptację nie przekroczyły kwoty 3500 zł, to wtedy nie ma obowiązku amortyzowania poniesionych nakładów, lecz można ująć je jednorazowo w kosztach w miesiącu, w którym ponownie rozpoczęto działalność w lokalu po zakończeniu prac.

Inwestycje w obcych środkach trwałych nie podlegają szybkiej jednorazowej amortyzacji wprowadzonej od 1 stycznia br. Jednorazową amortyzacją do łącznej kwoty 199 000 zł objęte są bowiem tylko środki trwałe (nowe lub używane) zaliczone do grupy 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych, z wyłączeniem samochodów osobowych. Inwestycje w żadnej z wymienionych grup ujęte nie są.

Gdy lokal jest własnością podatnika, jego adaptacja na inne potrzeby powoduje, że następuje tzw. ulepszenie środka trwałego (w tym wypadku ulepszenie lokalu). Wydatki poniesione na ulepszenie zwiększają wartość początkową środka trwałego. Jak wynika z art. 22g ust. 17 updof, z adaptacją będącą ulepszeniem będziemy mieli do czynienia tylko wtedy, gdy suma poniesionych w danym roku podatkowym wydatków przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

W razie przeprowadzenia adaptacji będącej ulepszeniem odpisów amortyzacyjnych dokonuje się według stawki przyjętej dla środka przed ulepszeniem, ale od nowej, wyższej wartości początkowej. Wyższe odpisy powinny być - moim zdaniem - dokonywane począwszy od pierwszego miesiąca następującego po tym, w którym roboty adaptacyjne zostały zakończone. Gdy adaptacja ulepszeniem nie jest, najczęściej z powodu nieprzekroczenia granicznej kwoty 3500 zł, poniesione wydatki są kosztem uzyskania przychodu tak jak przy nakładach remontowych.

Gdy ulepszeniu, a więc również adaptacji poddawany jest lokal nowy, np. świeżo zakupiony bez wykończenia, możliwe jest prowadzenie amortyzacji przy wykorzystaniu indywidualnych stawek amortyzacji według zasad, o których mowa w art. 22j updof. Jest to jednak dopuszczalne jedynie wtedy, gdy wydatki poniesione na ulepszenie, przed wprowadzeniem obiektu do ewidencji środków trwałych, stanowiły co najmniej 30 proc. wartości początkowej.