Jak poprawnie zaewidencjonować przychód

Zgodnie z art. 14 ust. 1 updof u podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o VAT. Zatem do przychodowych kolumn księgi wpisuje się - co do zasady - wartość netto sprzedanych towarów i usług. Niektórzy podatnicy mogą jednak ewidencjonować sprzedaż (zarówno w księdze, jak i w ewidencji sprzedaży) w kwocie brutto, łącznie z VAT, pod warunkiem że na koniec miesiąca dokonają korekty i pomniejszą przychód o należny VAT.

Dotyczy to wyłącznie podatników, o których mowa w art. 84 ustawy o VAT - rozliczających należny VAT metodą uproszczoną (tzw. strukturą zakupów), spełniających łącznie następujące warunki:

- świadczących usługi w zakresie handlu,

- mających jednocześnie sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT lub opodatkowaną różnymi stawkami,

- niemających obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących.

Ewidencjonowanie przychodu w kwotach brutto jest u nich konsekwencją przyjęcia uproszczonej metody obliczania należnego VAT - nie na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, a właśnie za pomocą struktury zakupów. Metoda ta ułatwia ewidencjonowanie masowej sprzedaży towarów opodatkowanych różnymi stawkami oraz zwolnionych z podatku.

Osoba prowadząca działalność nie musi przy sprzedaży nieudokumentowanej zaznaczać, według jakiej stawki był opodatkowany każdy sprzedany przez nią towar, lecz rejestruje sprzedaż według wartości brutto. Następnie ustala udział procentowy zakupów według określonej stawki podatku w łącznej ich sumie, i w celu obliczenia należnego VAT stosuje tę proporcję do sprzedaży z danego miesiąca.

Przychody ze sprzedaży ewidencjonowane codziennie w kwocie brutto - w kol. 7 "wartość sprzedanych towarów i usług" i kol. 9 "razem przychód" księgi przychodów i rozchodów - powinna na koniec miesiąca pomniejszyć o kwotę należnego podatku. Korekta polega na wpisaniu tej kwoty ze znakiem minus (lub na czerwono). Jeśli korekty dokonuje w ewidencji sprzedaży, na koniec miesiąca do odpowiednich kolumn księgi przenosi przychody w kwotach netto, już po odjęciu tego podatku.

Tyle o formalnych wymogach ewidencjonowania przychodów. Ale aby poprawnie ująć je w księdze, nie wystarczy zapoznać sięz regulacjami rozporządzenia w sprawie prowadzenia tej księgi. Trzeba pamiętać o zasadach wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oto najważniejsze:

1. Przychodem z działalności gospodarczej są nie tylko otrzymane pieniądze, ale także kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane (kiedy przychód staje się należny - patrz ramka).

2. Przychód pomniejszamy o wartość zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (zawsze pomniejszamy wartość przychodu w miesiącu, w którym bonifikata została udzielona/towar zwrócony, nawet gdy dotyczy to sprzedaży z miesiąca/roku ubiegłego; korekty dokonujemy poprzez zaksięgowanie kwoty bonifikaty ze znakiem minus lub na czerwono w kol. 7 księgi "wartość sprzedanych towarów i usług").

3. Przychód z działalności gospodarczej powstaje nie tylko w wyniku sprzedaży towarów i usług - są nim także m.in. otrzymane kary umowne, odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością, wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, wpływy ze sprzedaży środków trwałych, a także różnice kursowe (patrz tekst na str. 8).

4. W księdze przychodów i rozchodów ewidencjonujemy wszystkie przychody z działalności gospodarczej, prócz zwolnionych (wolnych) od podatku dochodowego, których nie należy wykazywać.

5. Nie są przychodem pobrane lub zarachowane należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych (mimo że takie zaliczki, zadatki, przedpłaty należy udokumentować fakturami VAT i wykazać od nich należny podatek). Pobrane zaliczki można jednak ewidencjonować w księdze w kolumnie "uwagi". Tu także można wpisywać przychody faktycznie otrzymane (wcześniej ujęte w księdze jako należne).

Ewidencja sprzedaży musi być zbroszurowana, a jej karty ponumerowane. Powinna ona zawierać obowiązkowo co najmniej następujące dane:

- numer kolejny wpisu,

- datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,

- kwotę tego przychodu.

Można do niej dodatkowo wpisywać także łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur/rachunków (w odrębnej kolumnie). Ewidencja ta może posłużyć także jako tzw. uproszczona ewidencja sprzedaży dla celów VAT (o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT) - jeśli przedsiębiorca ją prowadzący korzysta ze zwolnienia z tego podatku.

Zgodnie z nowym art. 14 ust. 1c - 1i updof przychód należny powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż w dniu:

- wystawienia faktury albo

- uregulowania należności.

Jeżeli jednak strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz do roku. Ta zasada ma również zastosowanie do dostaw energii elektrycznej i gazu przewodowego.

W wypadkach innych niż wyżej wymienione za dzień powstania przychodu uważa się dzień otrzymania zapłaty. O wątpliwościach związanych z ustalaniem przychodu według tych reguł pisaliśmy w DF z 11 stycznia br.

Każdy przychód wpisany do księgi musi być odpowiednio udokumentowany. Takimi dokumentami są:

- faktury VAT/rachunki,

- dzienne zestawienie faktur/rachunków (zestawienia sprzedaży), gdy w ciągu dnia wystawiamy wiele faktur,

- ewidencja sprzedaży,

- dowód wewnętrzny wystawiony na koniec dnia (w razie sprzedaży nieudokumentowanej fakturami/rachunkami, gdy nie prowadzimy ewidencji sprzedaży ani ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej),

- dobowe raporty z kasy fiskalnej, skorygowane o wartości dotyczące zwrotów towarów,

- miesięczne zestawienia raportów dobowych,

- miesięczne zestawienie przychodów sporządzone na podstawie danych z ewidencji sprzedaży VAT.