Do wpisywania przychodów w księdze przychodów i rozchodów - prowadzonej zarówno według starego, jak i nowego wzoru - służą trzy kolumny:
7
- w której wpisujemy przychody ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i usług,
8
- przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów (np. z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika),
9
- w której wpisujemy łączną kwotę przychodów zewidencjonowanych w kol. 7 i 8.
Zapisy w księdze dotyczące przychodów mogą być dokonywane na bieżąco albo po zakończeniu miesiąca - ale aby skorzystać z tej drugiej ewentualności, trzeba spełniać pewne warunki.
Zasadniczo zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonujemy raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Podstawą są wystawione faktury. Przy czym, gdy w danym dniu wystawiamy wiele faktur, zapisów w księdze możemy dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur. Zestawienie sprzedaży musi przy tym zawierać co najmniej następujące dane:
- datę i kolejny numer zestawienia,
- numery od do faktur objętych zestawieniem,
- sumę zbiorczą tych faktur,
- podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
Gdy mamy sprzedaż nieudokumentowaną fakturami - przychód ewidencjonujemy na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazujemy wartość tych przychodów za dany dzień.
Podatnicy ewidencjonujący obrót za pomocą kas rejestrujących zapisują przychody w księdze na podstawie danych z raportów dobowych, skorygowanych o wartości zwrotów towarów, wynikające z odrębnych ewidencji prowadzonych dla celów VAT.
Uwaga
, w takim wypadku nie należy wpisywać do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż uprzednio zarejestrowaną w kasie. Oznaczałoby to bowiem dublowanie przychodu. Wymagane jest jednak połączenie w sposób trwały (np. zszywką) kopii wystawionych faktur ze zwróconymi oryginałami paragonów fiskalnych.
Przychody można też wpisywać do właściwych kolumn księgi w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.
Taką możliwość mają przedsiębiorcy, którzy prowadzą:
> ewidencję sprzedaży w miejscu wykonywania działalności
- przychody wpisują wówczas na podstawie danych z tej ewidencji (patrz ramka),
> ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących
- w takim wypadku wysokość przychodów ustala się na podstawie miesięcznych zestawień raportów dobowych; zestawienie takie powinno zawierać:
- numer kolejny wpisu,
- numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy,
- numery i daty raportów dobowych,
- łączną kwotę należności, wynikającą z raportów, pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnej ewidencji,
> ewidencję sprzedaży VAT
(uproszczoną lub pełną) - przychody wprowadza się wówczas do księgi jako łączną kwotę wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych z tej ewidencji; takie zestawienie musi zawierać co najmniej: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny VAT oraz o wartość towarów i usług niestanowiących przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów VAT.
Przed 1 stycznia 2007 r. podatnicy opłacający podatek VAT mogli w ciągu roku podatkowego ewidencjonować przychody w dacie wystawienia faktury, nawet jeśli wcześniej wydali towar lub wykonali usługę.
W ostatnim dniu roku wpisywali wówczas do księgi kwoty przychodów z tytułu towarów wydanych (usług wykonanych) do 31 grudnia danego roku, na które faktury miały być wystawione w roku następnym. Taki sposób ewidencjonowania był możliwy, ponieważ art. 14 ust. 1f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) dla tej grupy podatników określał szczególny moment powstania przychodu.
Od nowego roku przepis ten został skreślony, w wyniku nowelizacji rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi wykreślono też § 22 i 23 przewidujące taki sposób księgowania. Obecnie więc wszyscy przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów - także czynni podatnicy VAT, ewidencjonują przychody w ten sam sposób.
Zgodnie z art. 14 ust. 1 updof u podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o VAT. Zatem do przychodowych kolumn księgi wpisuje się - co do zasady - wartość netto sprzedanych towarów i usług. Niektórzy podatnicy mogą jednak ewidencjonować sprzedaż (zarówno w księdze, jak i w ewidencji sprzedaży) w kwocie brutto, łącznie z VAT, pod warunkiem że na koniec miesiąca dokonają korekty i pomniejszą przychód o należny VAT.
Dotyczy to wyłącznie podatników, o których mowa w art. 84 ustawy o VAT - rozliczających należny VAT metodą uproszczoną (tzw. strukturą zakupów), spełniających łącznie następujące warunki:
- świadczących usługi w zakresie handlu,
- mających jednocześnie sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT lub opodatkowaną różnymi stawkami,
- niemających obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących.
Ewidencjonowanie przychodu w kwotach brutto jest u nich konsekwencją przyjęcia uproszczonej metody obliczania należnego VAT - nie na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, a właśnie za pomocą struktury zakupów. Metoda ta ułatwia ewidencjonowanie masowej sprzedaży towarów opodatkowanych różnymi stawkami oraz zwolnionych z podatku.
Osoba prowadząca działalność nie musi przy sprzedaży nieudokumentowanej zaznaczać, według jakiej stawki był opodatkowany każdy sprzedany przez nią towar, lecz rejestruje sprzedaż według wartości brutto. Następnie ustala udział procentowy zakupów według określonej stawki podatku w łącznej ich sumie, i w celu obliczenia należnego VAT stosuje tę proporcję do sprzedaży z danego miesiąca.
Przychody ze sprzedaży ewidencjonowane codziennie w kwocie brutto - w kol. 7 "wartość sprzedanych towarów i usług" i kol. 9 "razem przychód" księgi przychodów i rozchodów - powinna na koniec miesiąca pomniejszyć o kwotę należnego podatku. Korekta polega na wpisaniu tej kwoty ze znakiem minus (lub na czerwono). Jeśli korekty dokonuje w ewidencji sprzedaży, na koniec miesiąca do odpowiednich kolumn księgi przenosi przychody w kwotach netto, już po odjęciu tego podatku.
Tyle o formalnych wymogach ewidencjonowania przychodów. Ale aby poprawnie ująć je w księdze, nie wystarczy zapoznać sięz regulacjami rozporządzenia w sprawie prowadzenia tej księgi. Trzeba pamiętać o zasadach wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oto najważniejsze:
1. Przychodem z działalności gospodarczej są nie tylko otrzymane pieniądze, ale także kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane (kiedy przychód staje się należny - patrz ramka).
2. Przychód pomniejszamy o wartość zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (zawsze pomniejszamy wartość przychodu w miesiącu, w którym bonifikata została udzielona/towar zwrócony, nawet gdy dotyczy to sprzedaży z miesiąca/roku ubiegłego; korekty dokonujemy poprzez zaksięgowanie kwoty bonifikaty ze znakiem minus lub na czerwono w kol. 7 księgi "wartość sprzedanych towarów i usług").
3. Przychód z działalności gospodarczej powstaje nie tylko w wyniku sprzedaży towarów i usług - są nim także m.in. otrzymane kary umowne, odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością, wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, wpływy ze sprzedaży środków trwałych, a także różnice kursowe (patrz tekst na str. 8).
4. W księdze przychodów i rozchodów ewidencjonujemy wszystkie przychody z działalności gospodarczej, prócz zwolnionych (wolnych) od podatku dochodowego, których nie należy wykazywać.
5. Nie są przychodem pobrane lub zarachowane należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych (mimo że takie zaliczki, zadatki, przedpłaty należy udokumentować fakturami VAT i wykazać od nich należny podatek). Pobrane zaliczki można jednak ewidencjonować w księdze w kolumnie "uwagi". Tu także można wpisywać przychody faktycznie otrzymane (wcześniej ujęte w księdze jako należne).
Ewidencja sprzedaży musi być zbroszurowana, a jej karty ponumerowane. Powinna ona zawierać obowiązkowo co najmniej następujące dane:
- numer kolejny wpisu,
- datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,
- kwotę tego przychodu.
Można do niej dodatkowo wpisywać także łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur/rachunków (w odrębnej kolumnie). Ewidencja ta może posłużyć także jako tzw. uproszczona ewidencja sprzedaży dla celów VAT (o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT) - jeśli przedsiębiorca ją prowadzący korzysta ze zwolnienia z tego podatku.
Zgodnie z nowym art. 14 ust. 1c - 1i updof przychód należny powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż w dniu:
- wystawienia faktury albo
- uregulowania należności.
Jeżeli jednak strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz do roku. Ta zasada ma również zastosowanie do dostaw energii elektrycznej i gazu przewodowego.
W wypadkach innych niż wyżej wymienione za dzień powstania przychodu uważa się dzień otrzymania zapłaty. O wątpliwościach związanych z ustalaniem przychodu według tych reguł pisaliśmy w DF z 11 stycznia br.
Każdy przychód wpisany do księgi musi być odpowiednio udokumentowany. Takimi dokumentami są:
- faktury VAT/rachunki,
- dzienne zestawienie faktur/rachunków (zestawienia sprzedaży), gdy w ciągu dnia wystawiamy wiele faktur,
- ewidencja sprzedaży,
- dowód wewnętrzny wystawiony na koniec dnia (w razie sprzedaży nieudokumentowanej fakturami/rachunkami, gdy nie prowadzimy ewidencji sprzedaży ani ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej),
- dobowe raporty z kasy fiskalnej, skorygowane o wartości dotyczące zwrotów towarów,
- miesięczne zestawienia raportów dobowych,
- miesięczne zestawienie przychodów sporządzone na podstawie danych z ewidencji sprzedaży VAT.