Od 1 stycznia nie odliczymy już "kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych". Przedsiębiorcom zabrano więc niewielki limit (0,25 proc. przychodów), w ramach którego od czasu do czasu przekąsili coś na konto firmy. Nie oznacza to jednak, że każda faktura gastronomiczna nie jest automatycznie kosztem firmy.
Nie odliczymy wydatków konsumpcyjnych, które wiążą się z tworzeniem dobrego wizerunku firmy, okazałością i wytwornością. Inaczej będzie, gdy degustacja nie ma nic wspólnego z reprezentacją, np. poczęstunek podczas szkolenia. Jest to normalny element całej usługi, którą wykupują uczestnicy. Trudno trzymać kursantów przez cały dzień bez posiłku, obiad nie powinien więc być traktowany jako coś ponadstandardowego, świadczącego o wytworności i okazałości.
Pamiętajmy też, że reprezentacja to działania skierowane do klientów firmy. Można natomiast nadal rozliczać wydatki "żywnościowe" na rzecz pracowników, tym bardziej gdy obowiązek ich poniesienia wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Nie są to bowiem świadczenia reprezentacyjne. Podobnie będzie z kateringiem na imprezie integracyjnej dla pracowników. Ma ona na celu "poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą, a przez to zwiększenie efektywności ich pracy" (pismo Ministerstwo Finansów zamieszczone na początku 2006 r. na stronach internetowych resortu, PB3/GM-8213298/05/1680). Nie jest to działanie skierowane na zewnątrz firmy, nie mamy więc do czynienia z reprezentacją. Na pewno jednak nie wrzucimy już w koszty wydatków na wystawną kolację z kontrahentami, nawet jeśli omawialiśmy na niej ważne firmowe sprawy. Czy nie spowoduje to, że podatnicy zamiast faktur za konsumpcję będą wykupywać takie usługi jak wynajem sali i organizacja spotkania? Nie powinni, bo informacje na fakturze powinny odpowiadać rzeczywistości.
Niewykluczone, że niektórzy przedsiębiorcy będą próbowali stosować różne zabiegi umożliwiające obejście nowych, niekorzystnych regulacji. Odradzam działania niezgodne z przepisami, zamiast tego lepiej przeanalizować charakter wydatków na usługi gastronomiczne. Nie wszystkie są bowiem kosztem reprezentacji. Nierzadko przecież się zdarza, że podczas spotkania z klientem dochodzi do wspólnej konsumpcji, ale nie ma to wcale na celu utrwalania wizerunku firmy czy podtrzymywania dobrych relacji. Przykładowo wtedy, gdy w ramach wspólnego projektu usługodawca spędza z klientem wiele godzin na spotkaniach roboczych. Bardzo często tego typu wydatki są uregulowane w umowach o współpracy między firmami. Jeśli jedna strona (zwykle usługodawca) ponosi takie koszty, to potem - zgodnie z ustaleniami - refakturuje je na klienta. Wspólny lunch, przy spełnieniu powyższych warunków, nie ma wówczas charakteru reprezentacji i można zaryzykować rozliczenie go w kosztach firmy. Spokojne trawienie zagwarantuje jednak tylko korzystna interpretacja urzędu skarbowego.