Wybór odpowiedniej metody płatności musi być poprzedzony analizą ryzyka i kosztów. I zawsze jest pewną wypadkową tych dwóch czynników. Najprostsze i jednocześnie najtańsze sposoby przelewania pieniędzy nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony. Z kolei te, które mogą w większym stopniu chronić przed niewypłacalnością, upadkiem partnera handlowego lub jego zwykłą nieuczciwością, są znacznie bardziej skomplikowane, a przede wszystkim droższe. Stąd firmy muszą zdecydować, jaki poziom zaufania towarzyszy ich stosunkom i jakie koszty są gotowi ponieść, płacąc za wybraną metodę płatności.

Brak ochrony

Do najprostszych i najtańszych należy przelew. W takim przypadku strony umawiają się, że zapłata nastąpi w określonym czasie od daty dostarczenia faktury handlowej lub w określonym dniu wskazanym na tym dokumencie. Tak ustalonego dnia dłużnik powinien udać się do swojego banku (w praktyce usiąść zapewne przed komputerem) i zlecić przelanie określonej kwoty na rachunek swojego kontrahenta. Sprawa prosta, szybka i względnie tania.

Względnie w porównaniu z innymi metodami płatności, koszty oczywiście powstają. Trzeba bowiem zapłacić bankom wynagrodzenie za wykonaną usługę, a jej koszt może w dużym stopniu zależeć od tego, czy zlecony przelew będzie realizowany w jednej walucie, czy wysyłane pieniądze będą po drodze zamieniane na pieniądz innego kraju, czy będzie to przelew standardowy, czy przyspieszony, ekspresowy (np. zakładający, że środki tego samego dnia trafiają na rachunek drugiej strony). Kontrahenci mogą zwykle ustalić, kto z nich i w jakim stopniu ponosi koszty takiego transferu. W szczególności kosztami tymi można się podzielić.

To, co jest szybkie, proste i względnie tanie, nie zawsze jest bezpieczne. Jeżeli kontrahenci umówili się na przelew, to trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że żadna instytucja (w szczególności nie jest nią żaden bank) nie gwarantuje, że zostanie on w praktyce wykonany. Tzn. jeżeli kupujący zleci przelew, na jego rachunku będą środki, to oczywiście bank tę operację przeprowadzi (pomijamy kwestię ewentualnego zakazu transferu dewiz wprowadzonego np. przez rząd danego państwa w efekcie napiętej sytuacji gospodarczej lub politycznej). Jednak nikt nie może zmusić kontrahenta, żeby ten złożył to zlecenie. I w tym sensie formuła przelewu nie chroni kontrahenta, w szczególności sprzedającego, który dostarczył towar, odraczając jednocześnie termin płatności.

Poszukiwanie rozwiązań

Zatem co może on zrobić, aby zapewnić sobie większe poczucie bezpieczeństwa? Rozwiązań jest wiele, chociaż nie zawsze każde może znaleźć zastosowanie. Nie będzie pasowało do danej transakcji, sytuacji na rynku, będzie nie do zaakceptowania przez kontrahenta. Jednak dla porządku można wymienić:

- wprowadzenie systemu całkowitej przedpłaty,

- zastosowanie częściowych przedpłat lub zaliczek,

- ubezpieczenie przyszłych należności,

- zastosowanie faktoringu (w tym w opcji prawidłowej, bez regresu),

- wykorzystanie rachunku zastrzeżonego,

- wynegocjowanie z kontrahentem uzyskania przez niego gwarancji bankowej,

- wykorzystanie akredytywy typu standby,

- zastosowanie akredytywy dokumentowej.

Każde z powyższych rozwiązań ma swoje plusy i minusy. Całkowita przedpłata może być nie do zaakceptowania dla kontrahenta, szczególnie gdy przedmiotem kontraktu będą standardowe produkty przemysłowe lub konsumenckie, mające dostępne na rynku substytuty. W takim przypadku to raczej strona popytowa ma przewagę kontraktową i częściej spotykamy się z kredytem kupieckim niż system przedpłat i zaliczek.

Faktoring, chociaż może być ciekawym rozwiązaniem, jest jednak stosowany głównie do długoterminowych transakcji, tzn. sytuacji, gdy sprzedający ma swoich stałych odbiorców, cyklicznie dostarcza im towary lub świadczy usługi, wystawia faktury, które są przedmiotem wykupu przez firmę faktoringową w ramach długookresowej współpracy. Natomiast rzadziej faktoring jest stosowany do jednorazowych transakcji.

Wreszcie ubezpieczenie, gwarancja, czy też akredytywa mogą wiązać się ze znacznie wyższymi opłatami. Będą to po prostu rozwiązania z wyższej półki i dla stosunkowo niewielkich transakcji, opartych nie niewielkich marżach będą nieopłacalne.

Tylko dokumenty

W tym kontekście ciekawym rozwiązaniem może być inkaso dokumentowe. Jest to forma płatności należąca do tzw. uwarunkowanych metod rozliczeń. Słowo „uwarunkowana" wiąże się z tym, że uzyskanie wynagrodzenia przez beneficjenta (wierzyciela, eksportera, sprzedającego) jest warunkowane spełnieniem przez niego określonych wymogów. Wskazanych w inkasie i zwykle wiążących się z wymogiem skompletowania odpowiednich dokumentów.

Wybierając tę metodę płatności kontrahenci ustalają, jakie dokumenty musi uzyskać sprzedający (eksporter) i w jaki sposób dostarczyć je do oceny kupującego. Wykaz tych dokumentów powinien odpowiadać pozostałym warunkom kontraktu, w szczególności korelować z wybranymi warunkami dostawy towaru i zastosowaną gałęzią transportu. Przykładowo w wykazie dokumentów prezentowanych w zakresie inkasa mogą się znaleźć:

- faktura handlowa,

- specyfikacja towarów,

- dokument potwierdzający przyjęcie ładunku do przewozu,

- odpowiedni dokument transportowy (np. morski, lotniczy, kolejowy, samochodowy list przewozowy),

- dowód składowy lub kwit składowy,

- certyfikat lub świadectwo (mierzenia, liczenia, ważenia, jakości, badania itp.),

- polisa ubezpieczeniowa.

Dokumenty te mają potwierdzać, że sprzedający prawidłowo i w pełni zrealizował ciążące na nim obowiązki. Przede wszystkim powinno z nich wynikać, że zamówiony przez kupującego towar rzeczywiście istnieje, a jego ilość i jakość odpowiadają ustaleniom kontraktu, że został załadowany na określony środek transportu lub złożony do dyspozycji kontrahenta w określonym miejscu (magazynie, terminalu, domu składowym).

Proces rozliczenia

Jak wygląda przebieg rozliczenia za pomocą inkasa? Eksporter (sprzedający) realizuje umowę. Produkuje towar, przygotowuje go do transportu i na przykład dostarcza do przewoźnika drogowego. W tym czasie gromadzi dokumenty: wystawia fakturę, otrzymuje certyfikat liczenia towaru (wystawiony przez zewnętrzną firmę), bierze stempel i podpis od przewoźnika na liście przewozowym. Z tymi dokumentami (zakładając, że strony na taki komplet się umówiły) udaje się do swojego banku i składa zlecenie inkasa. Jest to instrukcja dla banku, która wskazuje, gdzie ma je przekazać i na jakich zasadach mają one zostać wydane kontrahentowi.

Instrukcja będzie zwykle wskazywać na odpowiedni bank kupującego (importera). I właśnie do niego komplet dokumentów, wraz z instrukcją inkasa, trafia. Bank importera wzywa swojego klienta do zapoznania się z dokumentami i podjęcia decyzji, co do ich wykupienia. To kluczowy moment inkasa dokumentowego. I jednocześnie jasno wskazujący na zakres ochrony oferowanej przez ten instrument. Z zasady działania inkasa wynika, że to importer (kupujący) podejmuje decyzję o wykupieniu dokumentów. Powinien to zrobić, jeżeli komplet uzna za prawidłowy i nie dopatrzy się w dokumentach błędów lub negatywnych zapisów, w szczególności takich, które mogłyby wskazywać na braki lub uszkodzenia ładunku.

Jeżeli kupujący akceptuje dokumenty, to ich wydanie z banku może nastąpić tylko wówczas, gdy dokonana zapłaty za nie, ewentualnie zabezpieczy przyszłą płatność (np. wystawiając weksel lub akceptując ciągniętą na niego tratę). Innymi słowy, bank może mu okazać te dokumenty do wglądu, ale nie może mu ich wydać bez uzyskania zapłaty lub zabezpieczenia zapłaty na rzecz zlecającego inkaso. Jednak nie może też zmusić swojego klienta do ich wykupienia i w żaden sposób nie bierze odpowiedzialności za odmowę ich wykupu.

Ochrona sprzedającego sprowadza się zatem do tego, że w przypadku braku płatności (zabezpieczenia płatności) może on w dalszym ciągu dysponować ładunkiem, a mając odpowiednie dokumenty (które niewykupione wracają do niego lub są na jego zlecenie przechowywane w kraju docelowym) może np. zlecić przewoźnikowi ich transport do innego miejsca, odebrać je z magazynu lub uprawnić inny podmiot do ich odebrania. Nie otrzymuje więc obiecanego wynagrodzenia, ale nie traci kontaktu z ładunkiem i w dalszym ciągu może nim dysponować, w tym sprzedać go innej firmie.

To, czy taka ochrona jest wystarczająca, zależy od wielu elementów. Przede wszystkim rodzaju towaru: czy był on wykonywany ściśle według wskazówek zamawiającego, ma pewne specyficzne cechy i w związku z tym może być trudny do sprzedaży na rynku, czy jest towarem, który można przechowywać przez dłuższy czas, czy należy raczej do szybko psujących się, wreszcie jakie są koszty samego składowania w miejscu, w którym towar się znajduje. O tym wszystkim powinny pamiętać osoby – w szczególności występujące w roli dostawcy – korzystające z instytucji inkasa dokumentowego. ©?

Dwa podstawowe rodzaje

Wykorzystując inkaso dokumentowe do rozliczeń transakcji należy pamiętać, że występuje ono w dwóch podstawowych wersjach. W pierwszej wydanie dokumentów następuje w zamian za dokonanie płatności, w drugiej uwzględniony zostaje kredyt kupiecki. Wydanie dokumentów następuje wówczas w zamian za zabezpieczenie płatności, a ta ma miejsce później, często już po odebraniu towaru, a nawet jego sprzedaży przez importera (pierwotnego kupującego). Zabezpieczenie może mieć formę weksla własnego lub weksla trasowanego. W tym drugim przypadku dokument ten jest zwykle wystawiony przez sprzedającego (na jego własną rzecz lub jego własne zlecenie), wskazuje kontrahenta jako płatnika (trasanta) i towarzyszy dokumentom handlowym. Jeżeli kupujący uznaje komplet dokumentów i chce je zabrać z banku, musi zaakceptować taki weksel. Dalsze rozliczenie jest już realizowane na podstawie tego dokumentu i właściwego prawa wekslowego. W szczególności w operację dalej może być zaangażowany bank importera, który na zlecenie eksportera będzie przechowywał weksel i w terminie płatności wynikającym z niego zwróci się do dłużnika o zapłatę. Weksel może być także przedmiotem dyskonta, ale to także jest już czynność niezależna od inkasa dokumentowego.

Rozliczenie w kilku krokach

Rozliczenie za pomocą inkasa dokumentowego da się przedstawić w kilku prostych krokach:

1. Uzgodnienie warunków inkasa w umowie.

2. Realizacja kontraktu przez sprzedającego i kompletowanie dokumentów.

3. Zlecenie inkasa i przekazanie dokumentów bankowi sprzedającego.

4. Weryfikacja ilości dokumentów pod kątem warunków inkasa i zlecenia (banki nie odpowiadają i nie badają jakości i prawidłowości dokumentów).

5. Przekazanie dokumentów do banku kupującego wraz z instrukcją inkasa.

6. Weryfikacja i ocena dokumentów przez kupującego, podjęcie decyzji o ich wykupieniu (zabezpieczeniu płatności) lub odrzuceniu.

7. Wydanie dokumentów kupującemu lub ich zwrot do zleceniodawcy inkasa (w zależności czy doszło do wykupienia czy też do niego nie doszło).

masz pytanie, wyślij e-mail do autora: m.koltuniak@rp.pl