Szef może sprawdzać e-maile

Kiedy w lipcu 2007 r. Bogdan Bărbulescu, rumuński inżynier ds. sprzedaży, korespondował ze swoim bratem i narzeczoną korzystając z komunikatora Yahoo założonego na prośbę pracodawcy w celu obsługi klienta oraz ze służbowej skrzynki e-mail, z pewnością nie przypuszczał, że zostanie za to zwolniony w trybie dyscyplinarnym. Tym bardziej nie mógł się domyślać, że niecałe 10 lat później o jego sprawie będą pisać światowe media, w tym w – nie tak odległej od Rumunii – Polsce.

W kontekście dostępnych danych i raportów, co do czasu, jaki polscy pracownicy spędzają w godzinach pracy na portalach społecznościowych, na prywatnych rozmowach telefonicznych czy też na przeglądaniu stron w internecie dla własnych celów, orzeczenie Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 12 stycznia 2016 r. w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii (61496/08) zostało odnotowane jako kontrowersyjne. Potwierdza bowiem przyznanie prawa pracodawcy do zaglądania w treść prywatnych wiadomości e-mail pracowników.

Czy jednak rzeczywiście Trybunał, powołany przecież do ochrony praw człowieka, do których bez wątpienia należy zaliczyć prawo do poszanowania życia prywatnego i rodzinnego oraz prawo tajemnicy korespondencji, przesądził tym samym, że coś takiego jak „prywatność w miejscu pracy" nie istnieje? Warto przypomnieć pracodawcom bezpieczne granice weryfikacji tego, jak naprawdę zatrudnieni spędzają czas w pracy.

Specyficzny stan faktyczny

W przytoczonej sprawie kluczem do zrozumienia logiki Trybunału było kilka elementów stanu faktycznego, które zaważyły na rozstrzygnięciu na niekorzyść pracownika. Mianowicie, w zakładzie pracy Bogdana Bărbulescu istniał całkowity zakaz używania do celów prywatnych urządzeń pracodawcy będących narzędziami pracy, takich jak m.in. komputer służbowy, drukarki, telefon czy faks. Co więcej, kiedy pracodawca nabrał podejrzeń w stosunku do zatrudnionego, że nie przestrzega on obowiązującego w zakładzie pracy zakazu, otrzymał od Bărbulescu pisemne wyjaśnienia, iż nie wykorzystywał on komputera służbowego do celów prywatnych, a jedynie do obsługi klientów firmy. W odpowiedzi na to pracownik został skonfrontowany m.in. z 45 stronami zapisu wiadomości e-mail, dotyczących prywatnych spraw ze swojego życia, wymienionych z bratem i narzeczoną w ciągu tygodnia pracy, podczas którego pracodawca sprawdzał sposób użycia służbowej skrzynki i komunikatora internetowego przez Bărbulescu. W konsekwencji pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę z powodu naruszenia przez tego ostatniego obowiązującego w firmie w tym zakresie regulaminu.

Zdaniem rumuńskich sądów

Na poziomie sądownictwa Rumunii pracownik wniósł pozew przeciwko pracodawcy o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne z powodu naruszenia tajemnicy korespondencji pracownika, którą chroni rumuńska konstytucja i rumuński kodeks karny. W pierwszej instancji rumuński sąd uznał, iż – niezależnie od legalności lub nielegalności działania pracodawcy polegającego na zapoznaniu się z treścią prywatnych wiadomości pracownika wysyłanych ze służbowego komputera w trakcie godzin pracy – rozwiązanie umowy z pracownikiem w trybie dyscyplinarnym pozostaje skuteczne. Sąd uznał, że – ze względu na to, iż w trakcie wyjaśniania przez pracodawcę sytuacji, jeszcze przed wręczeniem wypowiedzenia pracownikowi, wypierał się on używania służbowej skrzynki e-mail i komunikatora do celów prywatnych – zapoznanie się z treścią tych wiadomości było de facto jedynym narzędziem pracodawcy do zbadania, czy podwładny mówi prawdę i czy postępuje zgodnie z ustalonymi procedurami. Sąd w Bukareszcie uznał tym samym, iż pracodawca był w swoim postępowaniu transparentny.

Rumuński sąd apelacyjny podtrzymał rozumowanie sądu niższej instancji. Jednocześnie nie podzielił argumentów pracownika, że jego działania nie przyniosły pracodawcy i firmie żadnych szkód. Sąd apelacyjny uznał działanie pracodawcy za racjonalne i będące efektem sprawdzenia, czy zatrudniony dopuścił się naruszenia wewnętrznych regulacji obowiązujących w zakładzie pracy.

„Na Zachodzie bez zmian"

Zadaniem Europejskiego Trybunału Praw Człowieka było w tym przypadku odpowiedzieć na pytanie, czy w powyższym stanie faktycznym, zakładającym całkowity i generalny zakaz używania sprzętu służbowego do celów prywatnych, pracownik mógł nadal racjonalnie oczekiwać zachowania jego prywatności na gruncie m.in. art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności. Przepis ten stanowi, że: „Każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji (art. 8.1). Niedopuszczalna jest ingerencja władzy publicznej w korzystanie z tego prawa z  wyjątkiem przypadków przewidzianych przez ustawę i koniecznych w demokratycznym społeczeństwie z uwagi na bezpieczeństwo państwowe, bezpieczeństwo publiczne lub dobrobyt gospodarczy kraju, ochronę porządku i zapobieganie przestępstwom, ochronę zdrowia i moralności lub ochronę praw i wolności osób" (art. 8.2).

Z tym pytaniem Trybunał nie zmierzył się zresztą pierwszy raz w kontekście sprawdzania przez pracodawcę sposobu korzystania przez zatrudnionych z internetu czy służbowej skrzynki w miejscu pracy. Jednak tutaj większością 6 głosów do 1 uznał, iż z uwagi na ograniczony zakres monitoringu poczty (czasowy, tj. obejmujący tylko wybrany, krótki przedział czasowy, jak i rzeczowy – nie dokonano sprawdzenia pozostałej zawartości komputera) i komunikatora pracownika, proporcjonalność środków użytego narzędzia do zweryfikowania tego, czy podwładny działał zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, jak i wobec nieujawnienia tożsamości osób, z którymi on korespondował, nie doszło do naruszenia art. 8 Konwencji.

W sprawie Bogdana Bărbulescu okoliczność poinformowania lub braku poinformowania pracownika przez pracodawcę o możliwości monitoringu była przedmiotem sporu pomiędzy stronami, niewyjaśnioną do końca przez Trybunał w związku z przyznaniem priorytetu temu, że u rumuńskiego pracodawcy istniał wyraźny zakaz używania służbowej skrzynki e-mail do celów prywatnych.

Nadinterpretacja skutku

Orzeczenie w sprawie Bogdana Bărbulescu nie powoduje zatem odejścia od dotychczasowej linii orzeczniczej Trybunału poprzez przyznanie pracodawcy ogólnego prawa zaglądania w treść prywatnych maili pracownika, sprawdzania jego rozmów czy przeglądanych stron internetowych. Stanowi ono raczej potwierdzenie, że w kwestii prawnych granic dopuszczalności monitorowania pracownika kluczowe jest ustalenie, czy w konkretnych okolicznościach pracownik może mieć racjonalne oczekiwanie co do ochrony prywatności w miejscu pracy, w tym np. prywatności korespondencji. To, czy takie oczekiwanie pracownika jest uzasadnione, jest z kolei pochodną tego, czy użytek prywatny służbowego sprzętu jest dozwolony czy zabroniony oraz czy pracownik wie o tym, że pracodawca może dokonać monitoringu.

Ten drugi aspekt wydaje się być decydujący przy ocenie, czy została zachowana równowaga pomiędzy prawem pracownika m.in. do zachowania prywatności korespondencji i naturalnego prawa pracodawcy do weryfikacji, w jaki sposób zatrudnieni używają powierzonych im służbowych narzędzi w miejscu pracy i w godzinach pracy. Zwraca na to uwagę w swoim zdaniu odrębnym Pinto De Albuquerque, sędzia Trybunału.

Innymi słowy, w każdym przypadku, gdy pracownik nie został wyraźnie poinformowany przez pracodawcę o tym, że stosuje on określone narzędzia do monitorowania (w tym m.in. o ich rodzaju, zakresie, celu stosowania), pracownik może mieć uzasadnione oczekiwanie co do ochrony prywatności w miejscu pracy.

—Marta Jóźwiak

—Anna Lewandowska – Żmidzińska

Krótka droga do monitorowania „z głową"

- Krok 1 – decyzja, czy korzystanie ze sprzętu służbowego na użytek prywatny jest dozwolone czy zabronione

- Krok 2 – określenie zasad i celu monitorowania oraz poinformowanie o nich pracowników

- Krok 3 – zadbanie o to, aby dane osobowe pracownika uzyskane na skutek monitoringu były zbierane i przetwarzane w sposób zgodny z przepisami

- Krok 4 – odebranie pisemnego oświadczenia od pracownika o zapoznaniu się z zasadami monitorowania, przetwarzania danych osobowych pracownika i wyrażeniu na nie zgody

Zdaniem autorki

Marta Jóźwiak, radca prawny, Managing Associate, Deloitte Legal

We wcześniejszych orzeczeniach Trybunał opowiadał się po stronie pracownika. Miało to jednak uzasadnienie w odmiennościach stanu faktycznego rozstrzyganych spraw. W najgłośniejszej bodaj sprawie Lynette Copland przeciwko Zjednoczonemu Królestwu z 2007 r. dotyczącej omawianego zagadnienia, którym dotychczas posiłkowały się również polskie sądy (np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 6 czerwca 2012 r., I SA/Wa 453/12), Trybunał nie miał wątpliwości, że prowadzenie rozmów telefonicznych, korespondencja elektroniczna czy sposób korzystania z internetu stanowią element składowy pojęcia „życie prywatne" i „tajemnica korespondencji". W tym stanie faktycznym celem prowadzenia monitoringu przez pracodawcę było ustalenie, czy infrastruktura szkoły publicznej, w której pani Copland pracowała jako asystentka, nie jest przez nią nadużywana do celów prywatnych. Jednocześnie w szkole nie istniały żadne wewnętrzne regulacje dopuszczające lub niedopuszczające używania internetu, telefonu czy skrzynki służbowej do celów prywatnych czy precyzujące zasady monitoringu. Kluczowy dla rozstrzygnięcia stał się fakt, iż pracodawca nigdy nie poinformował pani Copland, że jej rozmowy, e-maile oraz korzystanie z internetu mogą być monitorowane, a zatem zasadnie mogła ona oczekiwać zachowania ich prywatności.

Zdaniem autorki

Anna Lewandowska - Żmidzińska, radca prawny, Senior Managing Associate, Deloitte Legal

Polscy pracodawcy mają dowolność tak w decyzji, czy przyjąć w zakładzie pracy szczegółowe zasady używania sprzętu służbowego do celów prywatnych, jak i w zakresie narzędzi stosowanych do weryfikacji faktycznych działań pracownika. Z uwagi na fakt, iż w obecnych czasach przyjęcie zasady całkowitego zakazu używania do celów prywatnych skrzynki służbowej, internetu czy telefonu może być ocenione jako nieracjonalne, w praktyce znaczna część pracodawców ogranicza się do lakonicznego stwierdzenia np. w obowiązującym regulaminie pracy, iż „sporadyczny", „okazjonalny" czy „ograniczony do szczególnych przypadków" użytek prywatny służbowych narzędzi pracy jest akceptowalny. Tym bardziej pracownicy mają wtedy uzasadnione oczekiwanie, iż pracodawca zachowa prywatność ich korespondencji.