Znaku towarowego, tj. oznaczenia wyróżniającego produkt lub usługę, identyfikującego źródło, z którego one pochodzą, można używać bez formalnej rejestracji w urzędzie. Aby z niego korzystać i budować rozpoznawalność produktu oraz strategię marketingową, wystarczy wybrać oznaczenie, nałożyć je na opakowanie, szyld czy użyć jako domeny internetowej.

Ochrona znaków używanych przysługuje na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jej przepisy umożliwiają podmiotowi, który pierwszy używał oznaczenia w obrocie, by zakazał innemu przedsiębiorcy używania oznaczenia identycznego lub podobnego. Poza zaprzestaniem używania można żądać przeprosin i odszkodowania, tj. podnieść roszczenia tożsame z przysługującymi uprawnionemu do znaku zarejestrowanego. Już samo używanie znaku daje rzeczywistą i efektywną ochronę i wydaje się prostszym i tańszym sposobem jego eksploatacji. Niedokonanie zgłoszenia znaku nie jest więc zaniedbaniem przedsiębiorcy, lecz celowym wyborem.

Mimo tego, że używanie oznaczenia wystarczy, aby go używać i chronić przed konkurentami, rejestracja przynosi więcej korzyści. Przepisy o znakach zarejestrowanych regulują, jakie oznaczenia mogą być znakiem towarowym, i pozwalają ocenić, czy mają taką zdolność. Rejestr, gdzie ujawnione są znaki zgłoszone wcześniej, pozwala wyszukać wcześniejsze znaki identyczne i podobne, a w konsekwencji przewidzieć szansę na rejestrację znaku oraz wyeliminować potencjalny spór z innym przedsiębiorcą. Urząd rejestrowy ocenia szereg okoliczności, a wydając decyzję o rejestracji, kreuje na rzecz zgłaszającego prawo wyłączne, które jest ważne do czasu wygaśnięcia lub unieważnienia. W przypadku znaków używanych bez rejestracji nie ma narzędzi weryfikujących te okoliczności, co powoduje większą niepewność co do legalności ich użycia i ochrony.

Kolejną przewagą rejestracji nad samym używaniem znaku są kwestie dowodowe. Druga strona sporu może podważać pełnienie przez dane oznaczenie funkcji znaku towarowego, kwestionować jego ochronę we wskazanym okresie, poddawać w wątpliwość, czy zasługuje na ochronę ze względu na cechy oraz czy prawo rozciąga się na określone towary. Wystarczającym dowodem na istnienie prawa do znaku zarejestrowanego jest świadectwo ochronne wydane przez organ rejestrowy. W przypadku znaku niezarejestrowanego konieczne jest przedstawianie dowodów jego używania, często pochodzących z odległej przeszłości.

W przypadku zarejestrowania znaku, znana jest data pierwszeństwa, którą ocenia się w oparciu o datę zgłoszenia. W przypadku znaków używanych trudno jest określić, kiedy używanie się rozpoczęło, a jeszcze trudniej potwierdzić to dowodami. W przypadku znaków zarejestrowanych są one chronione w całej Polsce albo w całej UE. W przypadku znaków używanych tylko w obrocie ich ochrona może być ograniczona terytorialnie i przysługiwać wyłącznie na obszarze, gdzie znak był używany.

Rejestracja znaku ułatwia również jego zbywanie, licencjonowanie oraz obciążanie, jako prawa majątkowego. Znak jedynie używany w obrocie nie jest prawem wyłącznym, choć używanie znaku kreuje określone uprawnienia. Rejestracja znaku może być też korzystna w przypadku kolizji znaku zarejestrowanego i używanego. W takiej sytuacji łatwiej obronić znak zarejestrowany. Na korzyść rejestracji przemawia też, że samo używanie znaku najczęściej nie stanowi przeszkody w zarejestrowaniu przez innego przedsiębiorcę znaku identycznego lub podobnego, co w praktyce może grozić trudnym procesem.

Polskie przepisy o zarejestrowanych znakach są zharmonizowane z prawem w UE, którego wykładnię przeprowadza Trybunał Sprawiedliwości. Ten fakt korzystnie wpłynął na ujednolicenie orzecznictwa w Polsce i podniesienie standardów. Przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji nie uległo harmonizacji, więc w przypadku sporu,trudniej ocenić szanse na wygraną.

Nie ulega wątpliwości, że najkorzystniej jest uczynić rejestrację nowych znaków regułą, nawet jeśli na początku wydaje się niepotrzebna, a konflikt z osobą trzecią mało prawdopodobny. Koszty rejestracji nie są wysokie, zwłaszcza gdy weźmie się pod uwagę zaoszczędzony czas i wysiłek, których może wymagać spór o znak używany, lecz niezarejestrowany, oraz ryzyko utraty oznaczenia.

Autorka jest radcą prawnym, wspólnikiem w kancelarii BSWW Legal & Tax