Wyróżnia się dwa rodzaje postępowań, w których wydawane są nakazy zapłaty. Są to postępowania nakazowe oraz postępowania upominawcze.
Sąd wydaje nakaz zapłaty na wniosek powoda, gdy powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające żądanie są udowodnione załączonym do pozwu dokumentem urzędowym, zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem, wezwaniem dłużnika do zapłaty i jego pisemnym oświadczeniu o uznaniu długu lub też zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty zwróconym przez bank i niezapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.
Nakaz zapłaty może zostać również wydany na podstawie weksla, czeku, warrantu, rewersu czy też na podstawie wyciągu z ksiąg bankowych podpisanego przez osoby upoważnione do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków banku. Z kolei nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym jest wydawany w przypadku, gdy okoliczności sprawy nie budzą większych wątpliwości. Nie może on zostać wydany, gdy według treści pozwu roszczenie jest oczywiście bezzasadne, przytoczone okoliczności budzą wątpliwości, zaspokojenie świadczenia zależy od świadczenia wzajemnego lub miejsce pobytu pozwanego nie jest znane lub doręczenie nakazu zapłaty nie mogłoby nastąpić w kraju.
W przypadku postępowania nakazowego pozwany ma dwa tygodnie, żeby wnieść pismo, w którym znajdą się zarzuty do nakazu zapłaty. W postępowaniu upominawczym w tym samym terminie pozwany powinien wnieść sprzeciw od nakazu zapłaty (w postępowaniach uproszczonych, w których pisma są sporządzane na formularzach, trzeba pamiętać, aby dostosować konkretny formularz do konkretnej sprawy). W pismach tych warto przedstawić wszystkie dostępne argumenty, którymi na tym etapie sprawy dysponuje pozwany. Trzeba zwłaszcza sprawdzić, czy roszczenie nie uległo przedawnieniu, czy przedłożone faktury nie zostały opłacone, a może – co czasem się zdarza – z samej ich treści nie wynika, że roszczenie zostało zrealizowane – na przykład na fakturze widnieje adnotacja, że określoną kwotę zapłacono wierzycielowi do rąk własnych. Jeżeli przedsiębiorca jest w stanie szerzej przedstawić związane ze sprawą okoliczności oraz własny punkt widzenia oparty na okazanych dowodach, to należy tak postąpić. Wtedy sprawa zostanie skierowana na rozprawę, na której wszystkie wskazane przez przedsiębiorcę fakty zostaną dokładnie zbadane przez sąd.
