Etatowiec, który z powodu choroby nie może stawić się w pracy, powinien usprawiedliwić swoją nieobecność

Etatowiec, który z powodu choroby lub innej przyczyny nie może stawić się w pracy, powinien to zgłosić przełożonemu i usprawiedliwić swoją nieobecność. Sposoby i czas, w jakim należy to zrobić, precyzyjnie określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1632, dalej rozporządzenie).

Informacja w dwa dni

Zgodnie z rozporządzeniem pracownik musi niezwłocznie poinformować zarówno o przyczynie nieobecności, jak i przewidywanym okresie jej trwania. Powinno to nastąpić nie później niż drugiego dnia absencji.

Sposoby usprawiedliwiania nieobecności z reguły określają regulamin pracy lub układ zbiorowy. U niektórych pracodawców przepisy wewnętrzne nie regulują jednak tych zagadnień. Dlatego wówczas – zgodnie z rozporządzeniem – o nieobecności etatowiec zawiadamia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. W tej ostatniej sytuacji za datę poinformowania uważa się datę stempla pocztowego.

Obecnie innym środkiem łączności może być np. esemes czy wiadomość przesłana pocztą elektroniczną na skrzynkę e-mailową pracodawcy. Tak będzie szczególnie w tych firmach, gdzie elektroniczne formy komunikacji między szefem a załogą stosuje się na co dzień. Celem zawiadomienia o nieobecności w pracy nie jest bowiem tylko spełnienie formalnego wymogu, ale również faktyczne poinformowanie pracodawcy po to, aby zorganizował doraźne czy dłuższe zastępstwo.

Niedotrzymanie dwudniowego okresu mogą usprawiedliwić szczególne okoliczności uniemożliwiające terminowe dopełnienie przez etatowca tego obowiązku. Jest nią zwłaszcza obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. Po ustaniu przyczyn hamujących skontaktowanie się z szefem pracownik powinien zawiadomić o swojej absencji nie później niż w ciągu dwóch dni.

Bez pochopnych decyzji

Nierzadko etatowcy naruszają sformalizowane zasady usprawiedliwiania nieobecności albo niewłaściwie dokumentują jej przyczyny. Te wątpliwości udaje się wyjaśnić na prośbę działu kadr.

Gorzej dla zatrudnionych kończy się często występujące spóźnianie z informowaniem przełożonego o rzeczywistym usprawiedliwionym powodzie nieobecności. W takiej sytuacji reakcja pracodawcy bywa szybka i najostrzejsza z możliwych. Za zaniechanie wypełnienia tego obowiązku zwalniają podwładnego bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jako przyczynę rozwiązania umowy wskazują porzucenie pracy lub opóźnione usprawiedliwienie nieobecności. Taka decyzja jest jednak zbyt pochopna i zwykle nie uda się jej obronić przed sądem, jeśli pracownik się do niego odwoła.

Zbyt późne zawiadomienie pracodawcy o nieobecności lub usprawiedliwienie jej za pomocą niewłaściwego dokumentu bezspornie jest naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Jak jednak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, z reguły nie będzie to przewinienie, które uzasadniałoby rozwiązanie umowy z powodu ciężkiego złamania podstawowych obowiązków pracowniczych. Niezasadność zastosowania wobec etatowca najostrzejszej sankcji dyscyplinarnej SN potwierdził m.in. w wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97). Uznał, że temu, kto usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez wytłumaczenia. Nieusprawiedliwienie zaś w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie jej bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków służbowych. Z kolei w wyroku z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 126/99) SN wyraził pogląd, że pracownik nie narusza w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli po jego stronie występują okoliczności tłumaczące absencję w pracy, a dopuszcza się jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu tej nieobecności >patrz ramka „Zdaniem autora".

Tylko lekarz wytłumaczy

Nieobecny w pracy z powodów zdrowotnych nie może usprawiedliwiać swojej nieobecności własnym oświadczeniem. Niezbędne jest do tego zaświadczenie lekarskie, które na druku ścisłego zarachowania ZUS ZLA wydają lekarze mający upoważnienie do ich wystawiania. Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub konieczności osobistego sprawowania przez pracownika opieki nad chorym członkiem rodziny lekarz wystawia wyłącznie po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia pracownika. Zasadą jest, że wystawia je od dnia, w którym przeprowadził badanie, lub od następnego dnia po badaniu.

Sformalizowany tryb wystawiania zaświadczeń lekarskich >patrz ramka nie oznacza jednak, że gdy pracownik nie dostarczy zwolnienia, automatycznie w sposób ciężki naruszył podstawowe obowiązki. Czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby stwierdzona orzeczeniem medycznym z mocy prawa usprawiedliwia nieobecność. Przedłożenie szefowi odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego dowodzi wyłącznie, że zaistniało zdarzenie podane w tym dokumencie.

Jeśli nie czekając na przedłożenie przez podwładnego zaświadczenia, szef rozwiązuje z nim umowę bez wypowiedzenia, a pracownik udowodni swoją niezdolność do pracy przed sądem, pracodawca z reguły nie wygra sprawy. I to nawet wtedy, gdy bezsporne będą uchybienia etatowca przy zawiadamianiu o nieobecności. Zwykle bowiem nie uda się przypisać mu znacznego stopnia winy. Pamiętając o tym, szef powinien wykazać się cierpliwością i zanim zdecyduje o zwolnieniu pracownika, wyjaśnić rzeczywisty powód jego absencji. Tym bardziej że na złożenie oświadczenia woli o rozwiązaniu angażu bez wypowiedzenia ma miesiąc. Jeśli podejmie taką decyzję i dowie się, że była ona pochopna, lepiej ją szybko zmienić, aby uniknąć procesu sądowego.

Przykład

Nieprzytomny pracownik trafił do szpitala, gdzie wybudził się dopiero po tygodniu. To przyczyna usprawiedliwiająca przesunięcie dwudniowego terminu zawiadomienia o nieobecności w pracy. Tymczasem szef po trzech dniach absencji wysłał tej osobie oświadczenie o rozwiązaniu umowy z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych – porzucenia pracy. Gdy jednak dowiedział się o chorobie podwładnego, może cofnąć takie pismo, jeśli nie sprzeciwi się temu pracownik.

Surowa kara

Choć z reguły naruszenia zasad usprawiedliwiania nieobecności nie dają podstaw do dyscyplinarnego zwolnienia etatowca, to jednak nie jest ono wykluczone. Bywają okoliczności pozwalające przypisać pracownikowi winę umyślną lub rażące niedbalstwo przy tłumaczeniu nieobecności i jednocześnie przez jego zachowanie interesy pracodawcy zostaną narażone w znaczącym stopniu. To pozwala zakwalifikować naruszenie obowiązków pracowniczych jako ciężkie w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Przykład

Pracownik złamał rękę i jego niezdolność do pracy była oczywista oraz potwierdzona zaświadczeniem lekarskim. Jednak o tym, że jest chory oraz o miesięcznym zwolnieniu powiadomił szefa dopiero po pięciu dniach, choć miał pełną świadomość, że jego dział zajmuje się bardzo ważnym zleceniem. Całkowicie zdezorganizowało to pracę firmy przez kilka dni i pracodawca nie wywiązał się z umowy z kontrahentem. W takich okolicznościach etatowcowi można przypisać rażące niedbalstwo i uwzględniając znaczny stopień naruszenia interesów pracodawcy, rozwiązać z nim angaż bez wypowiedzenia. Powodem zaś jest samo naruszenie przepisów o usprawiedliwianiu nieobecności w pracy.

Zdaniem autora

Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Kiedy ciężkie naruszenie

Z art. 52 § 1 k.p. wynika, że naruszenie musi dotyczyć podstawowego obowiązku pracownika. Ocena, czy jest ono ciężkie, zgodnie z utrwalonym stanowiskiem judykatury, powinna uwzględniać stopień jego winy oraz zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy.

W użytym w przepisie pojęciu „ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych" mieszczą się trzy elementy. Są to:

- bezprawność zachowania pracownika (naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego),

- naruszenie albo zagrożenie interesów pracodawcy, a także

- zawinienie obejmujące zarówno winę umyślną, jak i rażące niedbalstwo.

Odmiennie zatem należy traktować sytuację, w której pracownik nie zjawia się w pracy lub opuszcza ją bez usprawiedliwienia zarówno formalnego, jak i bez istnienia okoliczności tłumaczących tę nieobecność, a inaczej tę, gdy po stronie pracownika występuje przyczyna tłumacząca absencję, a jedynie dopuszcza się on uchybień formalnych w jej usprawiedliwieniu. W tym drugim przypadku z reguły nie można przypisać etatowcowi ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Psychiatra może więcej

Zaświadczenie lekarskie wystawia się na okres rozpoczynający się po dniu badania, ale nie później niż czwartego dnia po nim, jeżeli: