Pracodawca ma obowiązek zaznajamiać osoby podejmujące pracę na etacie z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku oraz ich podstawowymi uprawnieniami. Mówi o tym art. 94 pkt 1 kodeksu pracy. Istotne jest, że w przepisie tym użyto słowa „zaznajamiać". Oznacza to konieczność instruowania etatowca nie tylko przy rozpoczynaniu przez niego pracy, ale także w każdym przypadku modyfikacji sposobu jej świadczenia czy zakresu obowiązków, co dotyczy zmiany procedury bądź obowiązku stosowania nowej.
Wobec obcych podmiotów...
Pracodawca odpowiada za szkody, jakie wyrządzili innym podmiotom zatrudnieni w jego firmie w związku z wykonywaniem swoich obowiązków (art. 120 k.p.). Dopiero po naprawieniu strat może zażądać od podwładnych ich wyrównania na zasadach określonych w k.p.
Na przeszkodzie może tu jednak stać brak odpowiedniego przeszkolenia pracowników z procedur i przepisów, których mają się trzymać, wykonując pracę. Nie można wyciągnąć wobec nich konsekwencji za szkody, których powodem było złamanie nieznanych reguł. Podwładny skutecznie wybroni się od odpowiedzialności argumentem o braku odpowiedniego przeszkolenia.
...lub we własnej firmie
Zachowanie podwładnego może też spowodować szkody bezpośrednio w zakładzie pracy. Z tego względu oprócz odpowiedniego przeszkolenia warto zastosować inne środki, aby zapewnić przestrzeganie przepisów i procedur. Przede wszystkim należy wprowadzić w regulaminie pracy zapis, że jest to podstawowy obowiązek pracowniczy, a także określić konsekwencje jego naruszenia (wypowiedzenie) i ciężkiego naruszenia (dyscyplinarka).
Warunki odpowiedzialności
Ponadto, jeżeli w zakładzie stosuje się zakresy obowiązków/czynności, należy w nich wyraźnie uregulować obowiązek przestrzegania przepisów i procedur oraz zgłaszania nieprawidłowości. Takie samo postanowienie powinno się znaleźć w dokumentach HR, jakimi są opisy stanowisk pracy. Oczywiście, niezależnie od obowiązku dokształcania się pracowników z własnej inicjatywy, warto także inwestować w szkolenia.
Aby sprawdzić, czy można wyciągnąć wobec podwładnego konsekwencje za naruszenie procedury czy złamanie przepisów, należy przede wszystkim ustalić, czy został on odpowiednio przeszkolony albo czy miał obowiązek je znać i przestrzegać z racji swojego zawodu >patrz ramka. Poza tym konieczne jest stwierdzenie winy etatowca oraz jej rodzaju – czy była umyślna czy nieumyślna. Ponadto, jeżeli pracodawca zamierza dochodzić odszkodowania, musi – zgodnie z przepisami k.p. o odpowiedzialności materialnej pracownika – wykazać szkodę i związek przyczynowy między nią a zachowaniem podwładnego.
Możliwość ukarania pracownika wzbudza szczególne wątpliwości, gdy sprawcą jest etatowiec na stanowisku niesamodzielnym, który podnosi, że działał na polecenie przełożonego. Potęgują się one, gdy polecenie było tylko ustne, a zwierzchnik zaprzecza. Każdą taką sytuację należy rozpatrywać oddzielnie, uwzględniając, czy podwładny powinien był zgłosić swoje wątpliwości dotyczące polecenia służbowej odpowiedniej osobie w firmie. Warto, aby pracodawca wprowadził zasadę postępowania w razie takich wątpliwości, począwszy od żądania pisemnego potwierdzenia polecenia przez przełożonego.
Większe wymogi wobec eksperta
Istnieją kategorie pracowników, od których można z góry wymagać stosowania procedur i przepisów. Chodzi o tych, którzy muszą znać odpowiednie przepisy, aby uzyskać uprawnienia do praktykowania w swojej profesji. Przyjmując taką osobę do pracy, szef nie tylko nie musi jej w tym zakresie przeszkalać, ale może wręcz uzależnić jej zatrudnienie od wysokiego stopnia wiedzy i umiejętności praktycznych w tym zakresie. Dla przykładu można tu wskazać lekarzy, prawników, księgowych, specjalistów od BHP.
Od takich osób można również wymagać bieżącego uzupełniania wiedzy z własnej inicjatywy. Taka powinność wynika z obowiązku wykonywania pracy sumiennie i starannie, określonego w art. 100 § 1 k.p. Sumienność oznacza wymóg zaangażowania się w pracę w należytym stopniu. Natomiast jako staranność należy rozumieć wykonywanie pracy zgodnie z całokształtem wymogów prawnych, technicznych, technologicznych, organizacyjnych, do których podwładny powinien się stosować przy świadczeniu pracy danego rodzaju.
W każdym zawodzie występuje typowy wzorzec właściwego zachowania, odpowiadający w powszechnym odczuciu wymaganiom, które staranny pracownik powinien respektować. Według wzorców starannego lekarza, prawnika, księgowego, behapowca itd. osoby na tych stanowiskach powinny przestrzegać procedur i zasad związanych z ich zawodem oraz dokształcać się, aby mieć bieżącą wiedzę i umiejętności.
