Zlecający może upoważnić zarządcę do pobierania od najemców opłat związanych z zajmowanymi przez nich lokalami.
Zazwyczaj zlecający upoważnia zarządcę do regulowania należności związanych z eksploatacją nieruchomości oraz inwestowaniem w nią środków znajdujących się na rachunku bankowym zlecającego, dla którego zarządca zostaje ustanowiony pełnomocnikiem.
W umowie można zastrzec, że zlecający jest uprawniony do potrącenia kary umownej z wynagrodzenia zarządcy
Wszelkie wydatki powinny być udokumentowane fakturami, rachunkami bądź umowami. Wydatki przekraczające kwotę określoną w umowie powinny być poprzedzone zgodą zlecającego wyrażoną np. w formie poczty elektronicznej z wyjątkiem sytuacji wymagających natychmiastowego działania. Zlecający upoważnia zarządcę do zawierania w jego imieniu i na jego rzecz umów związanych z administrowaniem nieruchomościami oraz przeprowadzaniem remontów i modernizacji nieruchomości.
Przydatna kara umowna
Zlecający prowadzi zarząd nieruchomością ze środków znajdujących się na jego rachunku bankowym, do korzystania z którego upoważnia zarządcę. O braku środków potrzebnych do wykonania umów związanych z zarządzaniem nieruchomościami zarządca zawiadamia zlecającego i w takim wypadku odsetki za zwłokę obciążają zlecającego.
Precyzyjne określenie czynności zarządcy umożliwia dochodzenie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Na wypadek nienależytego wykonania umowy strony mogą zastrzec karę umowną. Konieczne jest określenie jej wysokości albo sposobu obliczenia, terminu wymagalności i sposobu płatności. W umowie można zastrzec, że zlecający jest uprawniony do potrącenia kary umownej z wynagrodzenia zarządcy. Dla skuteczności tego postanowienia konieczne jest spełnienie określonych wymagań wskazanych ?w umowie. Interes zlecającego zabezpieczy postanowienie, że możliwe jest dochodzenie odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. Zabezpieczeniem wykonania umowy mogą być również gwarancje bankowe albo ubezpieczeniowe.
Sama umowa nie uprawnia do pewnych czynności. Zdarza się, że od zarządcy żąda się pełnomocnictwa do wykonania określonych czynności. Rozwiązaniem tego problemu jest dołączenie pełnomocnictwa jako załącznika do umowy.
Ważne kryterium
Podstawowym kryterium wyboru zarządcy jest koszt zarządzania nieruchomością. W umowie należy określić sposób obliczenia wynagrodzenia i termin jego płatności. Wskazane jest zastrzeżenie ?w kontrakcie, że zarządca nie jest uprawniony do potrącania swojego wynagrodzenia ze środków pieniężnych uzyskanych z nieruchomości. Czasami zarządcy proponuje się niskie wynagrodzenie, nawet poniżej 50 groszy miesięcznie za metr kwadratowy powierzchni użytkowej. Jednocześnie próbuje się w pozostałych usługach związanych z zarządzaniem nieruchomością obciążyć właściciela wysokimi kosztami.
Co na koniec współpracy
Istotne jest również określenie czynności po zakończeniu współpracy z zarządcą. Po rozwiązaniu umowy zarządca ma określony w umowie termin na przygotowanie sprawozdania z zarządu i przekazanie dokumentacji. Wydanie nieruchomości powinno nastąpić w terminie określonym w umowie od momentu wezwania właściciela.
Umowa powinna określać, że zarządca albo zlecający wskaże szczegółowy termin przekazania nieruchomości i sporządzenia protokołu przejęcia.
—Dariusz Wociór
