Sposób rozliczania wyjazdów służbowych pracowników zależy od statusu pracodawcy. Regulujące te zasady rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz.  167) trzeba stosować jedynie do osób pracujących w takich jednostkach. Ci pracodawcy nie mają wyjścia – muszą trzymać się wytycznych z rozporządzenia.

Znacznie większą swobodę mają w tym zakresie firmy spoza sfery budżetowej. Nie wiąże ich większość zasad uregulowanych w rozporządzeniu. Mogą ustalić własne reguły delegowania pracowników za granicę i rozliczania ich służbowych wyjazdów.

Układ lub regulamin

Pracodawca, który posiada układ zbiorowy pracy, powinien w nim unormować zagadnienie podróży służbowych w całości. Podobnie powinno być w zakładzie, ?w którym obowiązuje regulamin wynagradzania. Tworzą go pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników.

W mniejszych firmach ustalenia dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych mogą być przedmiotem zawieranych z pracownikami umów o pracę. Jest to jednak dość uciążliwa i zbyt szczegółowa forma porozumienia.

Jak w budżetówce

Większość pracodawców nie ma jednak odrębnych regulacji dotyczących rozliczania delegacji pracowników i stosuje przepisy rozporządzenia MPiPS. Nawet gdy ustalają regulamin wynagradzania, to bazują na stawkach i zasadach określonych dla sfery budżetowej.

W wyznaczaniu przez prywatne zakłady własnych stawek, kodeks pracy przewiduje tylko jedno ograniczenie. Kwota diety za dobę podróży służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – nie może być niższa niż dieta krajowa dla pracownika budżetówki. Aktualnie pełna dieta to 30 zł.

Zbyt duży koszt

Część pracodawców uważa, że wysokość diety ustalona w rozporządzeniu dla niektórych państw jest zbyt wysoka i znacznie zawyża koszty wyjazdu. Aby ją obniżyć – maksymalnie do stawki krajowej – pracodawca musi wprowadzić taki zapis do wewnętrznych przepisów.

Sąd Najwyższy w wyroku ?z 10 stycznia 2007 r. (III PK 90/06) uznał, że dieta z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, przyjęta ?w regulaminie wynagradzania obowiązującym u prywatnego pracodawcy, może być równa diecie z tytułu delegacji na obszarze kraju ustalonej dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej. Potwierdziło to również Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. W swoim stanowisku z 6 marca 2014 r. resort pracy dodatkowo wskazał, że własne warunki rozliczania wyjazdów służbowych mogą też wprowadzać uczelnie publiczne. Jednak ich uregulowania nie mogą być sprzeczne z zasadami prawa pracy i kodeksu cywilnego.

Zgodnie z komentarzem do kodeksu pracy Andrzeja Mariana Świątkowskiego (Uniwersitas, Kraków 2002) „Dieta jest świadczeniem majątkowym, która stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej". Dlatego pracownik, który otrzyma ją w wysokości ?30 zł z tytułu podróży służbowej do kraju Europy Zachodniej, może być nieusatysfakcjonowany tą kwotą ?i żądać wypłaty wyższej należności.

Rozsądny pułap

Zasadniczą sprawę stanowi tu organizacja wyżywienia w trakcie wyjazdu. Jeżeli podczas kilkudniowego wyjazdu zagranicznego pracownik nie korzysta z bezpłatnego wyżywienia, musi pokryć jego koszty, nawet gdy przekroczą 30 zł za dzień. Natomiast z art. 775 kodeksu pracy wynika, że pracownik ma prawo do zwrotu wszystkich wydatków, które były niezbędne ?i racjonalne.

Przykład

Pan Jan w drugiej dobie podróży służbowej do Niemiec musiał zrobić zakupy na śniadanie i kolację. Ponadto ?w porze obiadowej zjadł ciepły posiłek w motelu. Zebrał wszystkie dowody poniesienia tych wydatków. Pracodawca ustalił wysokość diet ?w podróży zagranicznej na kwotę równą diecie w podróży krajowej. Wydatki pana Jana przekroczyły dietę w wysokości 30 zł o około 50 zł. Pracodawca powinien zwrócić faktyczne koszty poniesione na wyżywienie.

Nie tylko służbowa

Wydatki w delegacji obciążają, co do zasady, pracodawcę. Powstaje jednak inny problem praktyczny – czy pracodawca ma obowiązek zwrócić wydatki na wyżywienie pracowników, którzy wyjeżdżają, a nie są w tym czasie w podróży służbowej? Problem ten dotyczył przede wszystkim kierowców transportu międzynarodowego, ale ustawa z 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (DzU nr 43, poz. 246), która weszła w życie 3 kwietnia 2010 r., uregulowała tę kwestię dodanym w ustawie ?o czasie pracy kierowców art. 21a. Wskazuje on, że kierowcy przysługują należności związane z podróżami służbowymi. Jednak sprawa dotyczy też wielu pracowników, którzy w rozumieniu ustawy o transporcie drogowym nie są kierowcami, ?a których mobilność jest nieodłącznym charakterem wykonywania pracy (przedstawiciele handlowi, informatycy dokonujący wdrożeń oprogramowania na terenie całego kraju itp.). Ponieważ takie osoby nie wykonują podróży służbowych w rozumieniu kodeksu pracy (potwierdził to SN w uchwale ?z 19 listopada 2008 r.; II PZP 11/08.), czy w takiej sytuacji przysługują im diety związane z podróżą służbową?

Sąd Najwyższy w wyroku z 27 stycznia 2009 r. (II PK 140/08) nazwał ten rodzaj aktywności nietypową podróżą służbową. Jest to przeciwieństwo typowego wyjazdu, który polega w decydującej mierze na permanentnym przemieszczaniu się z jednego miejsca (miejscowości) do innego i wykonywania zajęć stanowiących przedmiot pracowniczego zobowiązania. Ale taki rodzaj przemieszczania, choć nie zobowiązuje do wypłaty diet, powoduje, że pracodawca musi zwrócić poniesione przez pracownika zwiększone nakłady na wyżywienie. „W stosunkach pracy można stwierdzić przypadki ponoszenia przez pracowników pewnych wydatków związanych z wykonywaniem przez nich zadań wyznaczonych przez pracodawcę, które są im następnie przez pracodawcę rekompensowane. Poza wydatkami na podróże służbowe należą tu koszty używania przez pracowników własnych narzędzi, a także wydatki w postaci kosztów przejazdu z siedziby pracodawcy do wyznaczonego miejsca pracy" – tak stwierdził SN w wyroku ?z 12 marca 2009 r. (II PK 198/08). Zgodnie z tą tezą uznał, że „należy przyjąć, że wyznaczenie przez pracodawcę zadania roboczego, wymagającego do jego wykonania poniesienia przez pracowników dodatkowych kosztów, uzasadnia roszczenie o ich zwrot przez pracodawcę". Podstawą zwrotu jest art. 742 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Orzeczenie SN jest racjonalne, ponieważ stosunek pracy w swojej istocie jest pewną formą wynajmu pracy człowieka. Dlatego nie może być mowy o ponoszeniu przez pracownika nakładów, które nie zostaną mu zrefundowane przez pracodawcę. Zatrudniony otrzymuje wynagrodzenie za pracę, ale nie mieszczą się w nim świadczenia poniesione na rzecz pracodawcy.

Stanowisko MPiPS z 6 marca 2014 r. ?w sprawie możliwości obniżenia diety

(...) Uprzejmie informujemy, że zgodnie z art. 775 § 3–4 ?kodeksu pracy pracodawcy spoza sfery budżetowej, w tym uczelnie publiczne, mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami, w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo ?w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeśli zatem pracodawca ureguluje w regulaminie wynagradzania/układzie zbiorowym pracy problematykę należności za podróże służbowe, pracownik będzie uprawniony do zwrotu poniesionych wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych bądź określonych w umowie o pracę.

Obowiązujące u danego przedsiębiorcy zakładowe regulacje mogą przewidywać inne warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż wynikające z przepisów wydanych na podstawie art. 775 § 2 k.p. dla pracowników jednostek sfery budżetowej (np. niższe stawki diet zagranicznych lub tylko jedną stawkę), ?z tym że nie mogą one ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej (aktualnie jest to kwota 30 zł).

Tylko wówczas, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują – zgodnie z art. 775 § 5 k.p. – należności na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej według przepisów rozporządzenia ministra pracy ?i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej ?lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r. poz. 167), które weszły w życie ?1 marca 2013 r.

Status prawny uczelni, jak i zatrudnionych w nich pracowników, regulują przepisy ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (DzU z 2012 r., poz. 572 ze zm.). Zajmowanie stanowiska w zakresie uprawnień pracowniczych osób objętych zakresem podmiotowym tej ustawy należy do właściwości Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

Stanowisko resortu pracy jest dostępne pod adresem: ?http://www.rp.pl/artykul/1117389.html?preview=tak