Zaświadczenie o zarobkach na ZUS Rp-7: bez list płac też można wystawić

Były pracownik zwrócił się ?z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu z lat 1979–1988, kiedy uzyskiwał wysokie zarobki. Niestety, dokumentacja płacowa z tego okresu się nie zachowała. Z akt osobowych wynika, że pracownik był wynagradzany według stawki godzinowej. Istnieje dokumentacja potwierdzająca liczbę przepracowanych godzin w kolejnych miesiącach. Czy na tej podstawie możemy wystawić zaświadczenie na druku ZUS-Rp-7? – pyta czytelniczka.

Rodzaje dowodów potwierdzających prawo do świadczeń emerytalno-rentowych lub ich wysokość dla osób, których konto w ZUS nie zawiera tych danych, określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania ?o świadczenia emerytalno-rentowe (DzU z 2011 r. nr 237, ?poz. 1412). Wskazuje ono, że środkami dowodowymi potwierdzającymi zarobki są: zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa albo inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.

Z kolei okres zatrudnienia należy dokumentować świadectwami pracy, zaświadczeniami płatnika składek lub innego właściwego organu, wydanymi na podstawie posiadanych dokumentów. Może to też być inny dokument, w tym w szczególności:

- ?legitymacja ubezpieczeniowa, służbowa lub związku zawodowego,

- ?umowa o pracę,

- ?wpis w dowodzie osobistym albo

- ?pisma kierowane przez pracodawcę do etatowca w czasie zatrudnienia.

Środkiem dowodowym w postępowaniu przed ZUS mogą być również kopie dokumentów stwierdzających stan zdrowia, dotyczących okresów składkowych i nieskładkowych albo wysokości zarobków, wydane i poświadczone za zgodność z oryginałem przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy (§ 28 ww. rozporządzenia).

Zasadnicza i dodatki

Gdy zakład nie posiada już dokumentacji finansowej ani list płac, może wypełnić formularz ZUS Rp-7 na podstawie danych z akt osobowych. Czerpie wtedy informacje zawarte m.in. w umowie ?o pracę, angażu, pismach ?o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach określających wynagrodzenie danej osoby, których okres przechowywania wynosi ?50 lat od rozwiązania stosunku pracy.

Inne niż stałe składniki wynagrodzenia – premie, nagrody czy dodatki – można uwzględnić tylko wtedy, gdy ?z zachowanej dokumentacji jednoznacznie wynika, że faktycznie zostały wypłacone w określonej wysokości i że odprowadzono od nich składki na ubezpieczenie społeczne.

W druku Rp-7 należy też podać informację, na podstawie jakiej dokumentacji je wystawiono. Ta dokumentacja powinna umożliwić pracodawcy ustalenie:

- ?składnika wynagrodzenia,

- ??tytułu wypłaty,

- ??okresu, którego dotyczyła wypłata,

- ??obowiązku oskładkowania tego elementu płacy,

- ??okresu i wysokości świadczeń za czas niezdolności do pracy – wynagrodzenia chorobowego, a także zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub macierzyńskiego.

Stawka za godzinę

Jeśli z akt osobowych pracownika wynika, że był opłacany stawką godzinową, były pracodawca może ustalić wysokość zarobku i wpisać go w Rp-7 tylko wtedy, gdy zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką ta osoba przepracowała w danym okresie na konkretnym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie).

Nieważna data wypłaty

Ustalając, czy składnik wynagrodzenia podlegał oskładkowaniu, należy kierować się przepisami obowiązującymi w okresie, w którym został wypłacony. Jeżeli pracodawca ma jakąkolwiek wątpliwość w tym zakresie, powinien ją opisać ?w pkt 6 zaświadczenia ?ZUS Rp-7. Musi podać kwotę, tytuł wypłaty i okres, którego dotyczyła.

Inaczej jest z podawaniem ?w zaświadczeniu składników wynagrodzenia. Należy wtedy stosować zasadę, która obowiązuje przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury. Poszczególne elementy pensji trzeba przyporządkować do okresu, za który się należały, niezależnie od daty wypłaty. Datą wypłaty trzeba się kierować jedynie wtedy, gdy nie jest możliwe ustalenie okresu, którego dotyczy składnik płacy.

Przykład

Pan Stanisław zwrócił się ?do byłego zakładu pracy ?o wystawienie zaświadczenia ?o wynagrodzeniu na ZUS Rp-7 ?z lat 1970–1979. Niestety, dokumentacja płacowa z tego okresu została zlikwidowana. ?W tej sytuacji zakład pracy wystawił mu zaświadczenie ?na podstawie akt osobowych. Wykazał w nim tylko wynagrodzenie zasadnicze ?oraz stałe dodatki określone kwotowo. Nie uwzględnił premii ani nagród, ponieważ akta osobowe pracownika ?nie zwierały informacji, ?czy została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne.

Nie tylko pracodawca

Zaświadczenie o zarobkach może wystawić na podstawie danych z akt osobowych pracownika:

- pracodawca,

- ?prawny następca pracodawcy,

- ?w razie ich braku – organ założycielski albo organ nadrzędny pracodawcy (najczęściej wojewoda albo właściwy minister); może on wystawiać zaświadczenia stwierdzające okres zatrudnienia na podstawie przejętej dokumentacji osobowej,

- ?związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, jeżeli pracodawcą była spółdzielnia lub organizacja spółdzielcza, a jeżeli takiego związku nie ma albo w razie jego likwidacji – Krajowa Rada Spółdzielcza,

- ?archiwum państwowe lub firma prywatna zajmująca się przechowywaniem akt,

- ?archiwa rotacyjne Stowarzyszenia Archiwistów Polskich,

- ?archiwa przejściowe podległe wojewodom.

Przykład

Pan Stanisław zwrócił się ?z prośbą do następcy ?prawnego byłego zakładu ?pracy z prośbą o wystawienie zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia w latach 1973–1980. ?Okazało się, że następca prawny nie posiada dokumentacji płacowej pracowników z tego okresu, ale ma dokumentację osobową (umowy, angaże, ?pisma o mianowaniu). Następca prawny pracodawcy może wystawić zaświadczenie ?o wynagrodzeniu na podstawie dokumentacji zastępczej znajdującej się w aktach osobowych pracownika według wyżej opisanych zasad.