Jeżeli w trakcie roku kalendarzowego zmieni się pracownikowi wymiar czasu pracy, należny mu wymiar urlopu wypoczynkowego trzeba odpowiednio skorygować – w dół lub w górę, w zależności od tego, czy czas pracy zmniejszono, czy zwiększono.
Odrębne rachunki
Gdy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi został zmniejszony obowiązujący go wymiar czasu pracy – tu z pełnego na 1/4 etatu – pracodawca powinien oddzielnie ustalić liczbę dni urlopu wypoczynkowego przysługującego za okres zatrudnienia w wyższym i osobno za czas zatrudnienia w niższym wymiarze czasu pracy. Odpowiednie zastosowanie mają wówczas zasady obowiązujące przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego. Za każdy kalendarzowy miesiąc zatrudnienia na inny etat pracownik nabywa prawo do 1/12 pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego, przy założeniu, że niepełny dzień urlopu zaokrąglamy zawsze w górę do pełnego dnia.
Rocznie 20 lub 26 dni
Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi zatrudnionemu na pełnym etacie określa art. 154 kodeksu pracy. Wynosi on:
Do stażu urlopowego wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia, bez względu na występujące między nimi przerwy oraz sposób ustania stosunku pracy. Dolicza się też okresy pobierania nauki.
Uwaga! Okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Gdy pracownik uczył się w czasie zatrudnienia, do stażu urlopowego wlicza się albo zatrudnienie trwające w okresie nauki, albo okres nauki (to co jest korzystniejsze dla pracownika).
Przykład
Pracodawca odmówił uwzględnienia w stażu urlopowym pani Ewy okresu zatrudnienia, który poprzedni pracodawca zakończył bez wypowiedzenia z winy pracownika, czyli w trybie popularnej dyscyplinarki. Takie postępowanie jest niewłaściwe. Art. 1541 § 1 k.p. jednoznacznie wskazuje, że przy ustalaniu stażu urlopowego nie ma żadnego znaczenia sposób ustania poprzednich stosunków pracy.
Krok 1.
Wypoczynek za pełny etat
Z uwagi na to, że pracownik czytelnika zatrudniony był w pełnym wymiarze czasu pracy tylko w dwóch miesiącach bieżącego roku (w styczniu i lutym), wymieniony w art. 154 k.p. wymiar urlopu wypoczynkowego trzeba proporcjonalnie zmniejszyć, pamiętając, aby niepełny dzień urlopu zaokrąglać w górę.
Krok 2.
Wypoczynek za część etatu
Od 1 marca br. obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy uległ zmniejszeniu do 1/4 etatu. Obliczając liczbę dni należnego mu wypoczynku za miesiące od marca do grudnia br., pracodawca musi dwukrotnie zmniejszyć ogólnie obowiązujący wymiar urlopu. Po pierwsze – z uwagi na zatrudnienie na niepełnym etacie, po drugie – z uwagi na fakt, że zatrudnienie to będzie trwało nie przez pełen rok kalendarzowy, a tylko przez jego 10 miesięcy.
Podczas każdego z przeliczeń obowiązuje zasada, że niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do dnia pełnego.
Przykład
Oprócz ustalenia liczby dni urlopu wypoczynkowego przysługującego panu Januszowi za styczeń i luty 2013 r., pracodawca musi też obliczyć wymiar wypoczynku przysługującego za 10 miesięcy zatrudnienia na 1/4 etatu (marzec – grudzień). W tym celu powinien:
Zatem za czas zatrudnienia na ćwierć etatu pan Janusz ma prawo do 5 lub 6 dni, w zależności czy ma co najmniej 10 lat stażu, czy jednak mniej.
Krok 3.
Wymiary trzeba zsumować
Zsumowany wynik odrębnych rachunków to wymiar urlopu wypoczynkowego należnego pracownikowi w 2013 r. – pod warunkiem, że zatrudnienie nie ustanie przed końcem tego roku.
Przykład
Po zsumowaniu odrębnie ustalonego wymiaru wypoczynku należnego panu Januszowi za czas zatrudnienia na różne etaty w 2013 r. wychodzi, że w bieżącym roku ma on prawo do urlopu:
Identycznych przeliczeń dokonuje się w sytuacji odwrotnej – tj. wówczas, gdy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi zostanie zwiększony obowiązujący go wymiar czasu pracy.
Krok 4.
Rozliczenie w godzinach
Pracodawcy często mają problem z prawidłowym rozliczaniem urlopu udzielanego niepełnoetatowcom. W takim przypadku należy odpowiednio stosować art. 1542 k.p. Przepis ten stanowi, że urlopu udziela się na dni, które są dla zatrudnionego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym jego dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Z kolei jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
Powyższe oznacza, że przeliczając wymiar dni przysługującego pracownikowi wypoczynku na godziny, liczbę tę mnoży się przez 8. Natomiast udzielając urlopu, z ogólnej puli odejmujemy liczbę godzin, którą pracownik powinien w danym dniu przepracować.
Przykład
Po zmniejszeniu wymiaru czasu pracy z pełnego etatu na 1/4, tj. od 1 marca 2013 r., pan Janusz pracuje od poniedziałku do piątku po 2 godziny dziennie. Po przeliczeniu na godziny ma on prawo w 2013 r. do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 72 godzin (9 dni x 8 godzin) albo 88 godzin (11 dni x 8 godzin) – w zależności od posiadanego stażu urlopowego. Pan Janusz wystąpił z wnioskiem o udzielenie 3 dni urlopu, na co pracodawca wyraził zgodę. W tej sytuacji z puli urlopowej odjętych zostanie 6 godzin (3 dni x 2 godziny), a tym samym w bieżącym roku ma prawo jeszcze do 66 (72 – 6) albo 82 (88 – 6) godzin urlopu.
Zaległy wypoczynek bez przeliczeń
Jeśli pracownik, któremu zmieniono wymiar czasu pracy, nie wykorzystał urlopu za poprzednie lata, to tej jego części nie należy w żaden sposób przeliczać. Zakładając, że pracownik czytelnika ma 5 dni zaległego urlopu, należy go zsumować z wymiarem wypoczynku za bieżący rok. W tej sytuacji przysługiwałoby mu łącznie prawo do 14 albo 16 dni urlopu wypoczynkowego, w zależności od tego, ile wynosi jego staż urlopowy.
