Social media: Wizerunek firmy w rękach pracownika

Rośnie liczba przedsiębiorców, którzy aktywnie wykorzystują media społecznościowe do komunikacji z rynkiem, tworząc profile promujące ich markę, bieżącą działalność i osiągnięcia. Stworzenie profesjonalnego profilu wymaga dużego nakładu pracy i aktywnego zaangażowania zarówno ze strony samej firmy, jak i jej pracowników.

Bezcenne zasady

Powierzając podwładnym zadania związane z prowadzeniem profilu firmowego i aktywnością w social media, należy opracować i formalnie wprowadzić zbiór odpowiednich zasad. Właściwa, przemyślana strategia i zorganizowana struktura korzystania z mediów społecznościowych, czy szerzej – z Internetu, pozwala z jednej strony na kontrolę wpisów dokonywanych przez zatrudnionych, a dotyczących pracodawcy, a z drugiej gwarantuje jednolity i spójny przekaz treści dotyczących zakładu.

Firmowa polityka social media powinna obejmować zasady uwzględniające wszelkie prawne aspekty wynikające nie tylko z przepisów prawa pracy, ale także z regulacji odnoszących się do zwalczania nieuczciwej konkurencji, praw autorskich, komunikatów przekazywanych drogą elektroniczną czy ochrony danych osobowych. Politykę trzeba sformułować tak, aby pracownik, któremu przedsiębiorca powierza kreowanie wizerunku firmy w wirtualnej rzeczywistości (przez dokonywanie wpisów na profesjonalnym profilu pracodawcy lub opracowywanie zagadnień na firmowego bloga), był świadomy, do jakich działań jest uprawniony czy zobowiązany, a jakie zachowania nie są pożądane.

Przez wprowadzenie polityki mediów społecznościowych pracodawca określa obowiązki podwładnych biorących udział w tworzeniu profilu (np. zobowiązuje ich do regularnego przygotowywania stosownych treści) oraz zasady budowania spójnej komunikacji i zarządzania treściami w taki sposób, aby wyeliminować te, które mogą mieć negatywny wpływ na jego wizerunek lub spowodować powstanie roszczeń odszkodowawczych wobec pracodawcy.

Wytyczenie celu

Określając zasady korzystania przez pracowników z mediów społecznościowych w zakresie wykonywania przez nich obowiązków służbowych, pracodawca powinien zdefiniować cel, jaki chce osiągnąć przez swoją obecność w Internecie oraz potencjalne korzyści, na jakie liczy tworząc własny profil lub zamieszczając wpisy na profilach tematycznych, forach czy blogach. Warto pamiętać jednak o zachowaniu należytej ostrożności w komentowaniu bieżących spraw firmy. Nie wszystkie dotyczące jej dane są bowiem jawne. Pracownicy swoim działaniem nie powinni natomiast zagrażać interesom pracodawcy lub narażać go na szkodę – np. przez upublicznienie niejawnych danych.

Istotne jest także określenie ewentualnych konsekwencji podejmowania przez podwładnych nieuprawnionych działań. Warto pamiętać, że do naprawienia szkody wyrządzonej przez pracownika osobie trzeciej przy wykonywaniu jego służbowych obowiązków zobowiązany jest wyłącznie pracodawca. Dopiero po jej naprawieniu może on pociągnąć do odpowiedzialności sprawcę na zasadach opisanych w kodeksie pracy.

Nieuczciwa konkurencja

Na kształt polityki social media mają wpływ również regulacje odnoszące się do praw autorskich, danych osobowych, komunikacji elektronicznej czy nieuczciwej konkurencji. W tym obszarze niezwykle istotna jest dbałość o to, aby danego wpisu nie można było zakwalifikować jako czynu nieuczciwej konkurencji, np. aby nie doszło do ujawnienia cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, czy żeby wpis nie powodował rozpowszechniania nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd wiadomości o innym przedsiębiorcy.

Prawa autorskie

Pracownicy muszą być świadomi, że publikując cudze treści mogą narazić siebie lub pracodawcę na naruszenie regulacji odnoszących się do praw autorskich. Istotne jest także określenie, kto jest właścicielem wpisów pracowników na profesjonalnych profilach pracodawców.

W myśl art. 12 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych właścicielem praw autorskich do utworów pracownika powstałych w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy jest pracodawca. Warunkiem jest stworzenie utworów w zakresie wynikającym z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. Zatem dokonywanie określonych czynności w kwestii mediów elektronicznych powinno należeć do zakresu zadań i obowiązków pracowniczych. Można je określić w umowie o pracę lub w zakresie zadań bądź w innym wewnątrzzakładowym akcie – choćby w „wewnętrznej polityce social media", wskazującym na obowiązki osoby zajmującej dane stanowisko.

Wprowadzanie zmian

Zasady obecności w mediach społecznościowych powinny być spójne z innymi wewnętrznymi regulacjami firmy. Powinny też być elementem ogólnych reguł dotyczących komunikacji w firmie. Tego typu regulacje można wprowadzić łącznie z regulaminem pracy lub w trybie zmian do obowiązującego już aktu. Nie ma też przeszkód, aby pracodawca – korzystając z uprawnienia do organizowania pracy i zarządzania zakładem pracy – wprowadził zbiór zasad regulujących korzystanie z Internetu i mediów elektronicznych przez pracowników odrębnym aktem. Przy jego wprowadzaniu musi jednak zachować przyjęte, standardowo przez niego stosowane, procedury uchwalania wiążących pracowników regulacji, a o jego obowiązywaniu powinien zawiadomić pracowników udostępniając im treść nowej regulacji.

Dane osobowe pod ochroną

Dane osobowe pod ochroną Zwykle aktywność pracowników w mediach społecznościowych w imieniu pracodawcy wiąże się z upublicznieniem ich danych osobowych. Za takie dane uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, takie jak np. imię i nazwisko tej osoby w połączeniu z dodatkowymi wskazówkami – np. datą i miejscem urodzenia, miejscem zamieszkania, miejscem wykonywania pracy czy cechami zewnętrznymi (np. zdjęciem). O ile w toku zatrudnienia pracodawca jest upoważniony – w określonym przez przepisy prawa zakresie – do gromadzenia i przetwarzania danych osobowych pracowników, o tyle już po ustaniu stosunku pracy dane osobowe podwładnego zebrane w związku z jego zatrudnieniem mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów archiwalnych. Oznacza to, że po zakończeniu współpracy z osobą aktywnie uczestniczącą w tworzeniu profesjonalnego profilu pracodawcy w mediach społecznościowych, szef musi dokonać niezbędnych zmian. Treść odnosząca się do byłego pracownika nie może bowiem naruszać powołanych powyżej regulacji.