Od 31 marca 2009 r. przedsiębiorcy mogą rejestrować działalność gospodarczą w systemie jednego okienka. Okazuje się, że jedynie pozornie upraszcza ono i skraca załatwienie wszystkich formalności. Problem dotyczy przede wszystkim spółek handlowych m.in. jawnej, komandytowej, partnerskiej, z ograniczoną odpowiedzialnością, wpisywanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Wniosek o wpis spółki handlowej lub zmianę wpisu w KRS składa się we właściwym miejscowo sądzie rejonowym. Do takiego wniosku dołącza się formularze: ZUS-ZPA, RG-1, NIP-2. Po dokonaniu wpisu w KRS formularze te sąd prześle w ciągu 3 dni do właściwych urzędów (tj. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – ZUS-ZPA, Głównego Urzędu Statystycznego – RG-1 i urzędu skarbowego – NIP-2). Zweryfikują one poprawność danych i ewentualnie wezwą przedsiębiorcę do usunięcia braków.
Zazwyczaj braki są, a to znacznie wydłuża całą procedurę. Aby temu zapobiec, należy załączyć do formularzy odpisy dokumentów. Dla przykładu – przy rejestracji spółki będzie to drugi egzemplarz umowy spółki oraz dokument potwierdzający tytuł do lokalu. Gdy przedsiębiorcę reprezentuje pełnomocnik, wymaga się oddzielnych egzemplarzy pełnomocnictwa dla sądu i dla każdego urzędu.
Procedury wydłuża jednak przede wszystkim niesprawny system przekazywania danych sądowi przez urzędy. Urząd skarbowy i Główny Urząd Statystyczny informują o nadanych numerach REGON i NIP przedsiębiorcę. To on musi samodzielnie zgłosić do sądu numer REGON (na formularzu o zmianie danych podmiotu wraz z załącznikiem KRS-ZY).
W przypadku numeru NIP w 2011 r. ustawodawca wprowadził wprawdzie (z nielicznymi wyjątkami), obowiązek przekazania przez urząd skarbowy informacji o jego nadaniu do sądu, który powinien wpisać ten numer z urzędu. Jednak w praktyce obowiązek ten nie zawsze jest dopełniany. Warto więc w załączniku KRS-ZY wskazać także NIP (nic to nie kosztuje, a gwarantuje wpisanie numeru).
