Od 31 marca 2009 r. przedsiębiorcy mogą rejestrować działalność gospodarczą w systemie jednego okienka. Okazuje się, że jedynie pozornie upraszcza ono i skraca załatwienie wszystkich formalności. Problem dotyczy przede wszystkim spółek handlowych m.in. jawnej, komandytowej, partnerskiej, z ograniczoną odpowiedzialnością, wpisywanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)

Wniosek o wpis spółki handlowej lub zmianę wpisu w KRS składa się we właściwym miejscowo sądzie rejonowym. Do takiego wniosku dołącza się formularze: ZUS-ZPA, RG-1, NIP-2. Po dokonaniu wpisu w KRS formularze te sąd prześle w ciągu 3 dni do właściwych urzędów (tj. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – ZUS-ZPA, Głównego Urzędu Statystycznego – RG-1 i urzędu skarbowego – NIP-2). Zweryfikują one poprawność danych i ewentualnie wezwą przedsiębiorcę do usunięcia braków.

Zazwyczaj braki są, a to znacznie wydłuża całą procedurę. Aby temu zapobiec, należy załączyć do formularzy odpisy dokumentów. Dla przykładu – przy rejestracji spółki będzie to drugi egzemplarz umowy spółki oraz dokument potwierdzający tytuł do lokalu. Gdy przedsiębiorcę reprezentuje pełnomocnik, wymaga się oddzielnych egzemplarzy pełnomocnictwa dla sądu i dla każdego urzędu.

Procedury wydłuża jednak przede wszystkim niesprawny system przekazywania danych sądowi przez urzędy. Urząd skarbowy i Główny Urząd Statystyczny informują o nadanych numerach REGON i NIP przedsiębiorcę. To on musi samodzielnie zgłosić do sądu numer REGON (na formularzu o zmianie danych podmiotu wraz z załącznikiem KRS-ZY).

W przypadku numeru NIP w 2011 r. ustawodawca wprowadził wprawdzie (z nielicznymi wyjątkami), obowiązek przekazania przez urząd skarbowy informacji o jego nadaniu do sądu, który powinien wpisać ten numer z urzędu. Jednak w praktyce obowiązek ten nie zawsze jest dopełniany. Warto więc w załączniku KRS-ZY wskazać także NIP (nic to nie kosztuje, a gwarantuje wpisanie numeru).

Zasada „jednego okienka" zawiera szereg wyjątków, które dodatkowo komplikują procedurę. W pewnych przypadkach informacje o zmianach należy zgłaszać oddzielnie, zarówno do sądu, jak i do właściwego urzędu. Taką regulację wprowadza ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z 15 lutego 1992 r. Dotyczy ona sprawozdania finansowego oraz informacji o zmianie roku podatkowego, które należy złożyć do sądu oraz dodatkowo samodzielnie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Zasada „jednego okienka" ma zastosowanie tylko wówczas, gdy zmieniane dane podlegają wpisowi w KRS. W innych sytuacjach należy kontaktować się bezpośrednio z urzędem, np. informację o zmianie miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych zgłasza się wyłącznie do urzędu skarbowego na formularzu NIP-2. Zasada „jednego okienka" nie obowiązuje także w przypadku zakładania spółki z o.o. on-line. Wówczas przedsiębiorca składa wnioski i dokumenty bezpośrednio do właściwych organów.

18 czerwca br. Rada Ministrów zaproponowała zmiany, które mają przyspieszyć rejestrację przedsiębiorców przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych. Być może tym razem ułatwienie okaże się rzeczywiste i przyniesie wymierną korzyść przedsiębiorcom.

Autorka jest młodszym prawnikiem w Kancelarii Prawnej Agata Adamczyk & Współpracownicy w Krakowie