Dokumentem, który opisuje formę i tryb zgłaszania towarzystwu szkód w majątku przedsiębiorstwa, są ogólne warunki ubezpieczenia.
Najczęściej można zgłosić szkodę telefonicznie, dzwoniąc na infolinię pod numer wskazany przez ubezpieczyciela, a potem potwierdzając zgłoszenie pisemnie. Przez telefon otrzymamy także informację, co należy zrobić w dalszej kolejności. Niezależnie od tego towarzystwa przewidują również możliwość zgłaszania szkody pisemnie – listownie albo drogą elektroniczną bądź też w oddziale zakładu ubezpieczeń, najczęściej na odpowiednim formularzu.
Firma nie może ze zgłoszeniem szkody czekać w nieskończoność, w OWU określone jest, ile czasu mamy na zgłoszenie szkody. Zazwyczaj jest to maksymalnie 3–7 dni od zaistnienia szkody. Przekroczenie tego terminu może skutkować obniżeniem wysokości odszkodowania, jeżeli naruszenie przyczyniło się do zwiększenia szkody lub uniemożliwiło ubezpieczycielowi ustalenie okoliczności i skutków wypadku.
W dokumencie tym wskazane są też obowiązki, które ma przedsiębiorca po wystąpieniu szkody w ubezpieczonym mieniu. Przede wszystkim musi on użyć wszelkich dostępnych środków, by zmniejszyć jej rozmiary, a także aby zabezpieczyć przed szkodą mienie, które jest bezpośrednio zagrożone. Konkretne obowiązki wynikają z okoliczności powstania szkody, ale zawsze w razie potrzeby trzeba odłączyć zasilanie prądu, odciąć dopływ gazu, zabezpieczyć odpowiednio maszyny. W przypadku powodzi niezwłocznie po ustąpieniu wody trzeba uprzątnąć i osuszyć budynek oraz teren wokół niego.
Ubezpieczyciel musi zwrócić – w granicach sumy ubezpieczenia – poniesione przy tym koszty, jeżeli tylko działania były celowe, nawet jeśli okazały się one nieskuteczne. Tego obowiązku nie można bagatelizować, gdyż niedbalstwo może skutkować odmową wypłaty odszkodowania. Jeżeli zatem wystąpi zagrożenie powodziowe, a przedsiębiorca nie zrobi nic w celu zabezpieczenia majątku, licząc na to, że ubezpieczyciel pokryje ewentualne szkody, może się w tych rachubach przeliczyć.
Dobrze jest mieć przygotowaną szczegółową dokumentację ubezpieczonego mienia, gdyż pozwoli to szybciej zlikwidować powstałą szkodę. Faktury, zdjęcia przedmiotów, opis urządzeń i maszyn przydadzą się do dokumentowania roszczeń. W ogólnych warunkach umów też znajdziemy informację, jakie dokumenty przygotować, gdy dojdzie do szkody.
W przypadku kumulacji szkód tego samego rodzaju na dużym terenie, na przykład w przypadku powodzi, ubezpieczyciele często przewidują uproszczoną formę likwidacji szkód w niedużej wysokości. Wtedy często wystarczy zgłoszenie szkody na infolinii i ewentualnie późniejsze dosłanie niezbędnych dokumentów, bez wizyty rzeczoznawcy.
—Regina Skibińska specjalistka ds. ubezpieczeń
