Przedsiębiorca w podróży służbowej nie otrzyma zwrotu podwyższonych kosztów diety

Poza faktycznie wydatkowanymi w trakcie wyjazdu służbowego kwotami na bilety czy noclegi, właściciel firmy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu diety. Przy ustaleniu wysokości diety należy uwzględnić to, że w przypadku wyjazdów zagranicznych nie zawsze cała podróż służbowa jest podróżą zagraniczną. Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w zależności od środka komunikacji. W przypadku odbywania podróży drogą lądową – delegację zagraniczną liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej. Jeśli przedsiębiorca podróżuje samolotem, to delegację zagraniczną liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do momentu lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w Polsce. W przypadku podróżowania statkiem delegację zagraniczną liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.

Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeżeli podróż obejmuje niepełną dobę to:

Jeżeli w ramach usługi hotelarskiej zapewnione jest wyżywienie, to dietę pomniejsza się o:

Uwaga!

Za odcinek krajowy przysługuje dieta krajowa.

Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom określonym w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej  lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju Właścicielowi firmy nie przysługują również ryczałtowo liczone koszty podróży służbowej, takie jak ryczałt za nocleg.

Koszty wyjazdu służbowego należy wpisać w kol. 13 pkpir „Pozostałe wydatki" na podstawie dowodu wewnętrznego zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowód wewnętrzny dotyczący rozliczeń osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Przykład

Właścicielka firmy projektującej obuwie, pani Obcasik, udała się w podróż służbową z Warszawy do Paryża samochodem wspólniczki, która samodzielnie rozliczyła koszty przejazdu. Podróż służbową rozpoczęła 8 czerwca 2013 roku o godz. 4. Granicę przekroczyła tego samego dnia o godz. 20. Powrót nastąpił 17 czerwca 2013 roku z tym, że pani Obcasik przekroczyła granicę polską o godzinie 4, a o godzinie 19. przyjechała do Warszawy. Koszty noclegów nie zostały udokumentowane rachunkiem.

W takim przypadku pani Obcasik obliczy dietę w następujący sposób:

– podróż krajowa trwała 31 godzin, czyli przysługują dwie diety krajowe (2 x 30,00 zł = 60 zł),