Tak, wydatki związane z działalnością gospodarczą mogą być podatkowym kosztem. Takim wydatkiem jest też opłata za lokal przeznaczony do celów służbowych. Skoro czytelnik dojeżdża do klienta w innym mieście i spędza u niego kilka dni, to musi mieć miejsce do przenocowania. A wynajem mieszkania prawdopodobnie wyniesie go taniej niż każdorazowy nocleg w hotelu.

Podobną sprawę rozpatrywała niedawno Izba Skarbowa w Bydgoszczy (interpretacja z 8 maja 2013 r., nr ITPB1/415-319/13/AK).

Z pytaniem wystąpił przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą zarejestrowaną w miejscowości, gdzie wynajmuje biuro. W tym samym mieście posiada mieszkanie. Od stycznia świadczy usługi doradcze dla klienta, którego siedziba znajduje się w innym województwie. W związku tym, że prowadzi złożony projekt inwestycyjny wymagana jest od niego codzienna obecność u kontrahenta. Aby obniżyć koszty pobytu wynajął mieszkanie (zamiast korzystać z hotelu). Rachunek za czynsz (plus koszty mediów) ewidencjonuje w księdze przychodów i rozchodów.

Czy robi prawidłowo? Jego zdaniem wydatki na wynajem mieszkania (czynsz i inne opłaty) są kosztem działalności gospodarczej, ponieważ bez możliwości stałego pobytu w miejscowości klienta nie mógłby świadczyć dla niego usług.

Fiskus zgodził się z tym poglądem. Przypomniał, że o tym co jest celowe i potrzebne w działalności decyduje osoba, która ją prowadzi, a nie urząd skarbowy. Na niej jednak spoczywa też ciężar wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu. Przede wszystkim musi być związany z działalnością, do kosztów nie można zaliczyć wydatków osobistych. Nie wolno też odliczać wydatków wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów (art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).  Izba skarbowa zwróciła też uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wydatków. Dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela  mieszkania. Określają one bowiem jedynie wysokość opłat. Niezbędne jest również posiadanie dowodów świadczących o wykonywaniu usług wymagających pobytu w miejscowości, w której przedsiębiorca wynajął mieszkanie.

Podatkowym kosztem mogą być też inne wydatki związane z wyjazdem, np. opłaty za bilet na pociąg.

Przedsiębiorca, który wyjeżdża w podróż służbową ma także prawo odliczyć od przychodu diety (tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Musi tylko pamiętać o limitach – dieta za dobę w podróży krajowej wynosi obecnie 30 zł, a przy wyjazdach zagranicznych jej wysokość zależy od tego, do jakiego państwa jedziemy.

podstawa prawna: art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r. , poz. 361)