Oglądanie listy płac bez możliwości uzyskania kopii

Jednym z obowiązków pracodawcy, określonym w art. 94 pkt 9a k.p. jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych z angażem, a więc m.in. płacowej. Etatowiec zazwyczaj zainteresowany jest wszelką dokumentacją dotyczącą jego uposażenia. Ustawodawca wyszedł więc temu naprzeciw, przyznając zatrudnionemu w art. 85 § 5 k.p. bezwzględne prawo domagania się od przełożonego udostępnienia mu do wglądu papierów stanowiących podstawę wyliczenia jego poborów >patrz wzór wniosku.

Co musi, co może

Gdy pracodawca odmówi spełnienia tego żądania, podwładny ma roszczenie o nakazanie szefowi udostępnienia dokumentów płacowych do wglądu. Może go egzekwować albo w drodze powództwa skierowanego do właściwego sądu pracy, albo np. poprzez interwencję w Państwowej Inspekcji Pracy.

Przykład

Wgląd na przymus

Pani Agnieszka powzięła wątpliwości co do wysokości wynagrodzenia za pracę za marzec 2013 r. Domagała się więc od przełożonego, aby pokazał jej dokumenty, na podstawie których wyliczono tę pensję. Pracodawca odmówił. Kierując się art. 85 § 5 k.p., pani Agnieszka wystąpiła do sądu o nakazanie zatrudniającemu wglądu do tych dokumentów. Jej zachowanie było prawidłowe.

Przykład

kwestia żądań

Pani Aleksandra zażądała wydania kserokopii dokumentów, na podstawie których obliczono jej uposażenie za kwiecień 2013 r. Szef odmówił, podnosząc, że w świetle art. 85 § 5 k.p. jest jedynie zobligowany do udostępnienia ich do wglądu. Zaproponował, aby zapoznała się z nimi w godzinach pracy w dziale HR w obecności kadrowej.

Postępowanie szefa pani Aleksandry było właściwe. Etatowiec ma prawo domagać się od pracodawcy udostępnienia mu do wglądu dokumentów, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie oraz wydania ich kserokopii. Zatrudniający ma zaś obowiązek uwzględnić tylko tę pierwszą prośbę. Nie musi natomiast, a jedynie może, wydać mu kopię tych papierów.

Ważne!

Wprawdzie do zgłoszenia takiego żądania nie jest przewidziana szczególna forma, jednak przekazanie go na piśmie pozwala wykazać, np. w ewentualnym sporze sądowym z pracodawcą, że etatowiec starał się polubownie rozstrzygnąć tę kwestię, ale przełożony nie uwzględnił jego prośby. Podwładny powinien też zadbać o to, aby na jego egzemplarzu znalazła się przynajmniej data i podpis osoby przyjmującej takie pismo, a najlepiej, aby widniało na nim stanowisko pracodawcy.

Tylko dla etatowca

To prawo przysługuje wyłącznie pracownikowi. Na ujawnienie danych znajdujących się w jego dokumentach płacowych musi on wyrazić zgodę (pomijamy tu kwestie związane z dopuszczalnością ujawnienia przez innego pracownika tych informacji w celu przeciwdziałania dyskryminacji w sferze wynagrodzeń). W przeciwnym wypadku ujawniający naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą za naruszenie dobra osobistego tego pracownika.

Przykład

Ochrona dóbr

Pani Melania, kierownik działu kadr, pozostaje w konflikcie z innym pracownikiem spółki (panią Wiktorią). Aby uzyskać przewagę w sporze, korzystając z chwilowej nieobecności asystentki, zostawiła w ogólnodostępnym sekretariacie tzw. listek zawierający poszczególne elementy uposażenia pani Wiktorii za kwiecień 2013 r. oraz ich wysokość.

Kiedy asystentka zauważyła ten dokument, natychmiast go schowała. Zanim jednak to nastąpiło, wiele nieupoważnionych osób zapoznało się z nim, o czym świadczyły ich późniejsze złośliwe komentarze pod adresem pani Wiktorii. Zostało zatem naruszone jej dobro osobiste (tajemnica uposażenia za pracę). Przysługuje jej więc prawo do wystąpienia przeciwko pani Melanii z powództwem o ochronę dóbr osobistych (a w jego ramach np. o zadośćuczynienie).

Wyjątki od zasady, że przekazanie informacji związanych z taką dokumentacją osobom trzecim następuje dopiero po uzyskaniu aprobaty zainteresowanego etatowca, może wprowadzać jedynie ustawa. I tak np. zatrudniający ma obowiązek udostępnić dokumenty płacowe na zarządzenie sądu.

Przykład

Pismo z sądu

Prezes zarządu Y sp. z o.o. otrzymał z sądu pismo zobowiązujące go do przedłożenia w sprawie o alimenty zaświadczenia o zarobkach pani Roksany z ostatnich sześciu miesięcy w rozbiciu na poszczególne składniki. Spełnił to polecenie. Pani Roksana stwierdziła jednak, że prezes nie miał prawa złożyć takiego zaświadczenia, gdyż nie uzyskał na to jej zgody. Nic bardziej błędnego. Pracodawca wykonał jedynie decyzję sądu, czyli organu uprawnionego do żądania takiego dokumentu.

W świetle zaś uchwały siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93) „1. zawarte w art. 8, 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU nr 55, poz. 234) uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników; nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

2. Ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 kodeksu cywilnego".

Gdzie przechowywać dokument

Pisemny wniosek podwładnego o udostępnienie do wglądu dokumentów płacowych umieszcza się w porządku chronologicznym w części B jego akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 oraz ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).