Pracownikowi w delegacji trzeba ustalić rozkład dnia

W systemie równoważnym pracownik może wykonywać obowiązki służbowe do 12 godzin na dobę. Dłuższą pracę w poszczególne dni rekompensuje mu krótsza praca w innych dniach lub dni wolne od służbowych obowiązków. Jednak ogólny wymiar czasu pracy osoby pracującej w takim systemie nie może być wyższy od obowiązującego wszystkich pracowników wymiaru obliczanego zgodnie z regułami zawartymi w art. 130 kodeksu pracy.

Raz krócej, raz dłużej

Warunkiem uzasadniającym zastosowanie równoważnego systemu czasu pracy jest rodzaj pracy lub jej organizacja, które wymagają dłuższej pracy w określone dni i pozwalają na krótsze wykonywanie zadań w innych dniach. Tak ogólnie wskazane przez ustawodawcę przesłanki dopuszczalności tego systemu dają w praktyce dużą swobodę pracodawcom w jego stosowaniu.

Swoboda kształtowania rozkładu czasu pracy zatrudnionych osób jest w tym przypadku dosyć duża. Pracodawca może bowiem zaplanować pracownikowi np. w pierwszych dwóch tygodniach okresu rozliczeniowego pracę po 12 godzin, a w kolejnych tygodniach zrekompensować to pracą np. przez 4 godziny na dobę lub dniami wolnymi.

Nierozłącznym elementem tego systemu jest grafik, który szczegółowo wyznacza godziny pracy w poszczególnych dobach. Pracownicy powinni pracować zgodnie z harmonogramem podanym do ich wiadomości w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Ważne planowanie

Ustalenie godzin i dni pracy w grafiku osoby zatrudnionej w równoważnym systemie czasu pracy to podstawa do rozliczenia jego czasu pracy. Dlatego pracodawca w grafiku musi uwzględnić m.in. zamiar wysłania pracownika w delegację. Jednak wielu pracodawców poprzestaje jedynie na wpisaniu w grafiku w dniach, kiedy pracownik jest w delegacji, symbolu „D" lub „del" (oznaczającego delegację), nie ustalając na ten dzień żadnych godzin pracy.

Takie zaplanowanie podróży służbowej jest nieprawidłowe i powoduje trudności z ustaleniem godzin pracy delegowanej osoby. Natomiast przyjęcie, że jego czasem pracy są wyłącznie rzeczywiste godziny jego pracy w miejscu oddelegowania, ma swoje konsekwencje przy liczeniu okresu trwania doby pracowniczej.

Przykład

Naruszenie doby

Pan Marcin jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru do 12 godzin. Swoje obowiązki służbowe świadczy na podstawie harmonogramu czasu pracy, który otrzymuje na każdy kolejny jednomiesięczny okres rozliczeniowy. W jednym z kolejnych tygodni okresu rozliczeniowego jego grafik wyglądał następująco - patrz harmonogram 1.

W czasie sporządzania grafiku czasu pracy dla pana Marcina pracodawca wiedział już, że zostanie on wysłany w środę samochodem służbowym do oddziału firmy zlokalizowanej w innej miejscowości, żeby naprawić tam uszkodzoną maszynę. Pan Marcin udał się w tę podróż samochodem służbowym o 7 i dotarł na miejsce o 9. Maszynę naprawiał do 18, a z wyjazdu wrócił o 20. W prowadzonej ewidencji czasu pracy pracodawca zaznaczył w tym dniu pracownikowi symbol „D" oznaczający jego delegację.

Takie postepowanie jest nieprawidłowe i spowodowało zaniżenie należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz naruszyło przepisy o czasie pracy, co stanowi wykroczenie. Po pierwsze w związku z niezaplanowaniem przez pracodawcę w grafiku pana Marcina w dniu delegacji (środa) należy uznać, że jego czas pracy to 9 godzin od 9 do 18.

Wynika to z ogólnie przyjętych reguł, zgodnie z którymi do czasu pracy nie wlicza się dojazdu i powrotu pracownika z podróży służbowej przypadających poza godzinami jego pracy ustalonymi w harmonogramie. W tym przypadku została naruszona doba pracownicza rozpoczynająca się dla pana Marcina we wtorek o 10. Trwała bowiem do 10 w środę, a pan Marcin rozpoczął pracę w tym dniu już o 9.

Zatem pracę między 9 a 10 w środę należy zaliczyć do doby wtorkowej, co spowodowało dwukrotne wykonywanie przez pracownika pracy w tej dobie. Po drugie takie wykonywanie pracy w środę naruszyło również tę dobę, ponieważ zgodnie z harmonogramem pan Marcin rozpoczął pracę w czwartek o 7. Gdyby pracodawca planował w grafiku godziny pracy również w dniu delegacji pracownika w środę, uniknąłby tych problemów, zwracając uwagę na zakres poszczególnych dób pracowniczych.

Ponadto brak ustalonych godzin pracy w delegacji uniemożliwia pracodawcy prawidłowe rozłożenie i zaplanowanie miesięcznego wymiaru godzin w grafiku.

Dojazd i powrót

Do prawidłowego rozliczenia czasu pracy w podróży służbowej pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy szczegółowy grafik ma zasadnicze znaczenie. Godziny zaplanowane w danym dniu wyznaczają bowiem granicę zaliczania dojazdu i powrotu z podróży do pracowniczego czasu pracy.

Przykład

Praca plus wyjazd

Pan Łukasz, wykonujący pracę serwisanta urządzeń chłodniczych, jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru do 12 godzin na dobę. Na jeden z kolejnych tygodni miał zaplanowany grafik w następujący sposób >patrz harmonogram 2.

W związku z koniecznością pilnej naprawy poza siedzibą serwisu, pan Łukasz został oddelegowany w środę pociągiem do innej miejscowości. W podróży przebywał od 6 do 12. Prace serwisowe mógł wykonać dopiero w czwartek i został umówiony przez pracodawcę na 6 u klienta. Usterka okazała się niewielka, w związku z czym pan Łukasz zakończył prace serwisowe w czwartek o 10. Pociąg powrotny miał dopiero o 14 i wrócił z podróży służbowej o 20.

W tym przypadku panu Łukaszowi należy zaewidencjonować czas pracy zgodnie z harmonogramem w środę od 7-15 (8 godzin) i w czwartek od 6-19 (13 godzin). Praca od 6 do 7 w czwartek to praca nadliczbowa zaliczona do poprzedniej niezakończonej doby pracowniczej.

Układ dla dwóch

W przypadku konieczności wydelegowania w podróż służbową dwóch lub więcej pracowników, szczegółowe grafiki mają jeszcze większe znaczenie. Wynika to z faktu, że osobie prowadzącej prywatny lub służbowy samochód, wiozącej innych pracowników do miejsca oddelegowania, należy zaliczyć cały ten okres do pracowniczego czasu pracy. Jeżeli miejsce delegacji jest odległe i istnieje konieczność zmiany kierowcy podczas podróży, to problemy z prawidłowym zaplanowaniem i rozliczeniem czasu pracy tych osób są w systemie równoważnym jeszcze bardziej dostrzegalne.

Przykład

Dwóch kierowców

Pan Jacek i pan Wojciech, będący pracownikami firmy produkcyjnej, zostali wydelegowani do miejscowości oddalonej o 400 kilometrów od siedziby pracodawcy w celu odbycia szkolenia kwalifikacyjnego. Zgodnie z obowiązującym w zakładzie regulaminem pracy obowiązuje ich równoważny 12-godzinny system czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym.

Szkolenie zorganizowano w czwartek od 9 do 16 i w piątek od 8 do 13. Na szkolenie pracownicy mieli się udać samochodem służbowym w dzień poprzedzający, tj. w środę. Szef zaplanował im w grafiku następujący czas pracy na ten tydzień >patrz harmonogram 3.

Pan Jacek prowadził samochód służbowy w drodze na szkolenie, a pan Wojciech w drodze powrotnej. Cały okres prowadzenia pojazdu trzeba zaliczyć do ich pracowniczego czasu pracy. Przedstawione ułożenie grafiku tych pracowników, również w dniach odbywania przez nich podróży służbowej, okazało się bardzo niefortunne, gdyż:

1) do czasu pracy pana Jacka należy zaliczyć:

- 8 godzin w środę (6-14) zgodnie z obowiązującym go grafikiem,

- 9 godzin w czwartek (6-15), gdyż przebywając w podróży służbowej jego czas pracy rozpoczyna się nadal zgodnie z grafikiem i kończy o 15, tj. po zakończonym szkoleniu, co spowodowało pracę przez jedną godzinę nadliczbową,

- 8 godzin w piątek (6-14) zgodnie z grafikiem, gdyż nie prowadził on samochodu służbowego w drodze powrotnej.

2) do czasu pracy pana Wojciecha należy zaliczyć:

- 8 godzin w środę (6-14) zgodnie z obowiązującym go grafikiem, niezależnie od tego, że nie prowadził samochodu służbowego,