Wykonawcy pytają – prawnicy odpowiadają na zagadnienia związane z zamówieniami publicznymi

- Jakie są zasady opisywania przedmiotu zamówienia?

Jedną z najistotniejszych czynności dokonywanych przez zamawiającego w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia jest dokonanie opisu przedmiotu zamówienia. Opis przedmiotu zamówienia stanowi podstawowy element specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jest również niezbędny do prawidłowego oszacowania wartości zamówienia.

Ustawodawca wymaga, by przedmiot zamówienia opisany był w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą cech technicznych i jakościowych, z zachowaniem wymaganych norm oraz by uwzględniał wszelkie istotne informacje niezbędne do przygotowania oferty. Na podstawie opisu przedmiotu zamówienia dokonuje się ustalenia jego wartości, a co za tym idzie przesądza się o obowiązku stosowania ustawy. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (VAT).

Przepisy zabraniają dokonywania czynności mających na celu obejście ustawy prawo zamówień publicznych. Dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości jest niedopuszczalne. W zależności od przedmiotu zamówienia, jego wartość może być oceniana na podstawie różnych kryteriów wymienionych w ustawie. Zamawiający może dokonać zmiany wartości zamówienia w sytuacji, gdy po ustaleniu jego wartości nastąpiła zmiana okoliczności, mających wpływ na jego wartość.

Podstawowym dokumentem na podstawie którego wykonawcy przygotowują oferty jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Od momentu udostępnienia SIWZ zamawiający jest związany warunkami w niej przedstawionych. Ustawa w art. 36 wymienia podstawowe informacje, które powinna zawierać SIWZ, m.in. należy oznaczyć zamawiającego, warunki przystąpienia do postępowania, tryb postępowania, przedmiot, terminy itp.

Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ, który jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie jednakże nie później, niż wskazują na to terminy określone w art. 38 ustawy. Zarówno treść pytań (jednak bez wyjawienia źródła zapytania), jak i odpowiedzi udzielonych przez zamawiającego, są przez niego przekazywane wszystkim wykonawcom, którzy biorą udział w postępowaniu.

- Jaką rolę pełni w postępowaniu kierownik jednostki udzielającej zamówienia publicznego?

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje i przeprowadza zamawiający. Postępowanie jest jawne, ogłoszenia dotyczące przetargów zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych udostępnianym na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych lub publikuje się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeżeli są przekazywane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

Osobą odpowiedzialną za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania przetargowego jest kierownik zamawiającego. Kierownik powołuje komisję przetargową odpowiedzialną za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, w zależności od wartości zamówienia powołanie komisji może być obligatoryjne lub fakultatywne.

Komisja przetargowa powoływana jest w szczególności do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny składanych ofert.

- Chcę wziąć udział w nieograniczonym przetargu na dostawę artykułów biurowych, czy mogę złożyć kilka ofert?

Wykonawca może złożyć jedną ofertę odpowiadającą treści SIWZ, w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jeżeli zamawiający na to zezwala. Podczas postępowania przetargowego możliwe jest wycofanie lub zmiana złożonej oferty, jednak wykonawca nie może uczynić tego później niż wraz z upływem terminu do składania ofert.

Związanie wykonawcy ofertą jest przede wszystkim zależne od terminu określonego w SIWZ, jednak nie może przekroczyć terminów wskazanych w art. 85 ustawy prawo zamówień publicznych. Podczas etapu postępowania związanego z badaniem i oceną ofert, zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących ich treści. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą jakichkolwiek negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie dokonywanie zmian w jej treści.

- Jakie podmioty gospodarcze mogą ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego?

Zgodnie z art. 22 ustawy prawo zamówień publicznych, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

- posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

- posiadania wiedzy i wymaganego doświadczenia;

- dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

- sytuacji ekonomicznej i finansowej.

Ponadto zamawiający może zastrzec w ogłoszeniu o zamówieniu, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, u których ponad 50 proc. zatrudnionych pracowników stanowią osoby niepełnosprawne.

W celu spełnienia warunków wymaganych w ogłoszeniu, wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, tworząc tzw. konsorcjum. W tym celu przedsiębiorcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku gdy oferta konsorcjantów zostanie wybrana zamawiający może przed zawarciem umowy wezwać do przedstawienia łączącej ich umowy.

Dodatkową możliwość oparcia się na potencjale innych podmiotów, bez konieczności zawiązywania konsorcjum, wprowadza art. 26 ust. 2b ustawy, zgodnie z którym wykonawca może polegać na wiedzy, doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru łączącego go z nimi stosunku.