Zasady postępowania z materiałami niearchiwalnymi, w tym z dokumentacją osobową i płacową zlikwidowanych zakładów pracy, określają przepisy ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.; dalej ustawa o archiwach). Reguły te są identyczne zarówno w razie postawienia pracodawcy w stan likwidacji, jak i ogłoszenia jego upadłości.

Magazyn na pół wieku

Zgodnie z art. 51u ustawy o archiwach, pracodawca powinien wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu przekaże swoje dokumenty do dalszego składowania. Musi przy tym zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego dla dokumentacji:

- osobowej – od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy,

- płacowej – od dnia jej wytworzenia.

Przed przekazaniem dokumentacji pracowniczej do dalszego przechowywania trzeba ją uporządkować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375).

W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, dotychczasowy zakład pracy musi przekazać akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z ich zatrudnieniem nowemu pracodawcy. Tak samo jest w przypadku, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami doszło do przejęcia następstwa prawnego na nowego pracodawcę w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedni zakład.

Środki ostrożności

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia (w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich), gdy brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego składowania. Taka decyzja ma rygor natychmiastowej wykonalności.

Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

Zwolnienie z opłat

Obowiązujące przepisy nie przewidują możliwości, by zlikwidowany pracodawca nie miał obowiązku przekazania dokumentacji osobowo–płacowej byłych pracowników do dalszego przechowywania. Jedyne o co może wnosić, to przyjęcie tych dokumentów przez archiwum państwowe w związku z brakiem środków na pokrycie zobowiązań finansowych powstałych wobec przejmującego dokumentację prywatnego przechowawcy.

Decyzję w tej sprawie może jednak podjąć wyłącznie sąd rejestrowy na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W stosownym postanowieniu sąd musi potwierdzić fakt, że były pracodawca nie ma środków finansowych, by zapewnić dalsze przechowywanie dokumentacji osobowo-płacowej pracowników. Takie postanowienie może jednak dotyczyć tylko tego pracodawcy, który był wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej. Brak wpisu uniemożliwia starania o bezpłatne przechowywanie dokumentacji.

Ogólnopolski zasięg

Od czerwca 2004 r. istnieje Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej (05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. poczt. 164). Jest to specjalistyczne archiwum o zasięgu ogólnopolskim. Mieści się w Milanówku, miejscowości oddalonej 30 kilometrów od centrum Warszawy.

Przyjmuje ono dokumentację o czasowym okresie przechowywania likwidowanych i postawionych w stan upadłości pracodawców oraz firm przechowalniczych – w przypadku braku środków na koszty dalszego jej magazynowania. Do zakresu jego działania należy ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, przejętej w razie stwierdzenia przez sąd rejestrowy niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji przez:

1) pracodawcę, którego postawiono w stan likwidacji lub wobec którego ogłoszono upadłość,

2) przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji, jeżeli przed upływem okresu przetrzymywania dokumentów:

– został postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość,

– gdy cofnięto lub ograniczono zakres jego zezwolenia na wykonywanie takiej działalności albo zezwolenie to wygasło,

– gdy zakazano mu prawomocnym orzeczeniem wykonywania takiej działalności.

Zakresem działania archiwum jest przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania. Ma ono obowiązek wydawać zaświadczenia, wypisy, wyciągi i reprodukcje z tej dokumentacji.

Bierność nie pomoże

Jeżeli właściciel upadającej (likwidowanej) firmy przechowawczej nie wywiąże się ze swojego obowiązku i nie wskaże nowego przechowawcy, zrobi to za niego sąd rejestrowy. Likwidator lub syndyk masy upadłości nie zostanie jednak zwolniony z konieczności zapewnienia środków finansowych na ponoszenie opłat z tytułu dalszego zabezpieczenia dokumentów przekazanych kolejnej firmie.

Jednocześnie w razie, gdy sąd rejestrowy stwierdzi, że likwidowany zakład pracy nie ma możliwości zapewnienia środków na pokrycie kosztów składowania dokumentów, przejmuje je podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu – archiwum państwowe.

Archiwum to nie jest jednak miejscem, w którym dokumenty można przechowywać nieodpłatnie. Wysokość nakładów finansowych na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe ustala jego dyrektor w drodze decyzji. Uwzględnia przy tym konieczne wydatki związane z magazynowaniem zbiorów. Do postępowania w sprawie ustalenia tych kosztów mają zastosowanie przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.