Co powinna zawierać umowa o pracę

Do obowiązkowych postanowień umowy o pracę należy: określenie stron, rodzaju umowy oraz takich warunków jak: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, termin rozpoczęcia (lub data zawarcia umowy), wynagrodzenie o pracę.

Nie uwzględnienie ich w skrajnych przypadkach może prowadzić do nieważności umowy (np. gdy strony nie ustaliły rodzaju pracy, którą wykonywać miałby pracownik).

Można wybierać

Określając rodzaj umowy o pracę, należy wskazać jeden z pięciu rodzajów umowy wynikających z kodeksu pracy, czyli alternatywnie:

- umowę na czas nieokreślony,

- umowę na czas określony,

- umowę na czas wykonania określonej pracy,

- umowę na okres próbny,

- umowę na zastępstwo.

W przypadku umów terminowych, czyli wszystkich innych niż umowa o pracę na czas nieokreślony, należy oznaczyć dodatkowo moment rozwiązania umowy.

Zakończenie współpracy

Termin rozwiązania umowy na czas określony oraz umowy na okres próbny oznacza się datą kalendarzową, np. „umowa na czas określony do 31 grudnia 2012 r.", „umowa na okres próbny do 30 listopada 2012 r.".

Zaś termin rozwiązania umowy na czas wykonywania określonej pracy określa się zazwyczaj poprzez wskazanie pracy, jaka powinna zostać zrealizowana, np. „umowa zawarta na czas remontu lewego skrzydła budynku A".

Uwaga!

Umowa o pracę powinna, co do zasady, mieć formę pisemną. Jeśli strony ustaliły ustnie warunki etatu, umowa na piśmie powinna zostać sporządzona i podpisana najpóźniej w pierwszym dniu pracy.

Stosunek pracy w ramach ww. umowy ustaje z chwilą ukończenia pracy, przy której pracownik został zatrudniony. Istotne jest, aby możliwie precyzyjnie opisać zakres prac, jakie mają być wykonane w ramach takiej umowy. Nie może budzić wątpliwości data jej rozwiązania, zwłaszcza w przypadku jeżeli pracownik ma wziąć udział jedynie w części większego projektu. Można np. odesłać w tym zakresie do załącznika zawierającego specyfikację prac do wykonania lub też oznaczyć, co będzie wyznacznikiem zakończenia danej pracy, np. data złożenia wniosku o pozwolenie na użytkowanie budynku.

Sporo praktycznych wątpliwości wiąże się z wyznaczaniem terminu końcowego umowy na zastępstwo. Najprostszym i najpewniejszym sposobem jest wskazanie w umowie tylko nazwiska osoby zastępowanej, np. „umowa na zastępstwo zawarta na czas nieobecności Anny Kowalskiej".

Taka umowa – jeżeli nie zostanie wcześniej wypowiedziana – rozwiąże się z momentem powrotu nieobecnej pracownicy – niezależnie od powodu oraz czasu trwania nieobecności. Bywa jednak, że obie strony chcą zawrzeć umowę tylko na czas nieobecności z określonego powodu, np. tylko na czas nieobecności spowodowanej urlopem macierzyńskim – ale już niekoniecznie urlopem wychowawczym.

Wydaje się, że w takim przypadku dopuszczalne jest określenie terminu ze wskazaniem powodu nieobecności, np. „umowa na zastępstwo zawarta na czas nieobecności Anny Kowalskiej spowodowanej urlopem macierzyńskim".

Pierwszy dzień zatrudnienia

Moment zawarcia umowy wiąże się z pewnymi obowiązkami dla każdej ze stron. Od chwili zawarcia umowy o pracę strony mogą już oczekiwać, że każda z nich spełni swoje zobowiązania wynikające z umowy, tj. że w ustalonym terminie pracodawca dopuści pracownika do pracy a pracownik rozpocznie wykonywanie powierzonych mu obowiązków.

Ale data zawarcia umowy nie musi pokrywać się z terminem powstania stosunku pracy. Stosunek pracy może nawiązywać się w terminie późniejszym niż data zawarcia umowy. Strony mogą np. zawrzeć umowę 20 grudnia 2012 r., ustalając, że stosunek pracy powstanie od 1 stycznia 2013 r.

Status pracownika

Termin rozpoczęcia pracy to data, z którą nawiązuje się stosunek pracy. Od tego dnia kandydat do pracy nabywa status pracownika danej firmy lub instytucji, co wiąże się ze zgłoszeniem go od tej daty do ubezpieczenia społecznego, rozpoczęciem biegu zakładowego stażu pracy, obowiązkami podatkowymi.

W praktyce dość często zatrudniana osoba nabywa status pracownika z pierwszym dniem kalendarzowym miesiąca, podczas gdy do pracy przychodzi w jego pierwszym dniu roboczym. W takim przypadku jeżeli pierwszy dzień miesiąca stanowi niedzielę, święto lub inny dzień wolny, to pierwszy dzień wykonywania obowiązków (pierwszy dzień w pracy) nie pokryje się z datą rozpoczęcia pracy.

Rodzaj zajęcia

Kodeks pracy nie narzuca metody określania rodzaju pracy w umowie o pracę. W tym zakresie stosuje się nazewnictwo przyjmowane w danym zakładzie pracy, oparte najczęściej na określeniu: zawodu lub specjalności pracownika, funkcji lub tytułu pracownika czy też nazwy przyjętej dla stanowiska pracy w zakładzie.

Rodzaj pracy w umowie można określić np. następująco: „nauczyciel", „kierowca", „piekarz", „mechanik" (określenie poprzez zawód), „nauczyciel fizyki", „operator żurawia wieżowego", „specjalista ds. marketingu" (określenie poprzez specjalność), „kierownik działu", „dyrektor zakładu" (określenie poprzez funkcję), „radca prawny" (określenie poprzez tytuł zawodowy).

Istotne jest, aby przyjęta nazwa odzwierciedlała faktyczny zakres czynności wykonywanych przez pracownika. Zwłaszcza że powierzanie pracownikowi zadań niezwiązanych z rodzajem pracy wynikającej z jego umowy o pracę jest możliwe w dość ograniczonym zakresie.

Z praktycznego punktu widzenia, jeżeli zadania pracownika są dość zróżnicowane, stosuje się niekiedy szersze oznaczenie rodzaju pracy (np. „pracownik linii produkcyjnej" zamiast „pracownik linii montażowej numer 4"). Ułatwia to rotację pomiędzy konkretnymi stanowiskami pracy.

Jednak przy dużych różnicach technologicznych oraz odmiennych zagrożeniach na poszczególnych stanowiskach pracy szerokie definiowanie rodzaju pracy w umowie może być znacznie utrudnione.

Pojawia się bowiem konieczność wykazywania większej ilości zagrożeń w skierowaniu na badania profilaktyczne (trzeba wykazać czynniki uciążliwe, szkodliwe i niebezpieczne na każdym z potencjalnych stanowisk pracy), co niektórym pracownikom uniemożliwia otrzymanie pozytywnego orzeczenia lekarskiego.

Poza tym problematyczne lub niemożliwe może okazać się właściwe przeszkolenie pracowników w zakresie bhp oraz zapoznanie ich z oceną ryzyka zawodowego, z uwagi na trudności z uwzględnieniem zagrożeń istniejących we wszystkich możliwych miejscach pracy (niektórzy pracodawcy radzą sobie z tym problemem, ponawiając instruktaż stanowiskowy oraz zapoznanie z oceną ryzyka przy każdej istotnej zmianie stanowiska pracy).

Kilka stanowisk na raz

Nie ma przeszkód, aby rodzaj pracy określony w umowie o pracę obejmował czynności należące do kilku różnych stanowisk pracy czy też nawet różnych zawodów.

Przykład

Strony umowy o pracę ustaliły, że pracownik będzie wykonywał pracę na stanowisku kasjera (1/3 wymiaru czasu pracy) oraz ochroniarza (2/3 wymiaru czasu pracy).

Takie określanie rodzaju pracy ma miejsce szczególnie w mniejszych firmach, o stosunkowo małej liczbie pracowników, gdzie zachodzi konieczność, aby określona osoba wykonywała zadania z kilku różnych obszarów.

Warto określać rodzaj pracy w możliwie szeroki sposób. Ma to bowiem wpływ na uprawnienia pracodawcy wobec pracownika przy polecaniu mu do wykonania konkretnych zadań.

Jeśli rodzaj pracy określony został szeroko, to pracodawca ma znaczną swobodę w wyznaczaniu pracownikowi codziennych czynności. Natomiast zbyt wąskie określenie rodzaju pracy komplikuje powierzanie pracownikowi innych zadań.

Zakres czynności

W przypadku szerokiego ujęcia rodzaju pracy w umowie praktykuje się sporządzanie pisemnych zakresów czynności. Jeśli pracodawca podjął decyzję o sporządzeniu zakresu, to najlepiej, jeśli będzie on przygotowany w ramach pisemnego polecenia służbowego, a nie w formie załącznika (aneksu) do umowy o pracę.

Gdyby był załącznikiem, to stanowiłby integralną część umowy o pracę, a jakakolwiek jego zmiana wymagałaby wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia zmieniającego do umowy o pracę. Dlatego też warto przygotować odrębny niepowiązany z umową o pracę dokument właśnie w formie pisemnego polecenia służbowego. W tym przypadku zmiana zakresu nie wiąże się z koniecznością zmiany umowy o pracę, jeżeli oczywiście nowe zadania mieszczą się w rodzaju pracy oznaczonym w umowie o pracę.

W zakresie obowiązków warto dodać rubrykę „inne zadania zlecane przez przełożonego". Przy tym, wbrew częstemu przekonaniu pracowników, brak tej rubryki wcale nie uniemożliwia zlecania pracownikowi innych zadań, jeśli mieszczą się ramach rodzaju pracy określonym w umowie o pracę (i jeżeli zakres obowiązków nie został w sposób zamknięty określony w załączniku do umowy o pracę). Umieszczenie tego punktu ma natomiast znaczenie informacyjne dla pracowników, tj. pracownicy nie mają wówczas wątpliwości co do zakresu, w jakim powinni respektować polecenia służbowe pracodawcy.

Miejsce wykonywania pracy

Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, miejsce wykonywania pracy można określić zarówno jako pewien stały punkt w znaczeniu geograficznym, np. siedziba firmy, ul. Szeroka 11 Grudziądz, jak też, jako pewien obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju, np. powiat wołomiński.

Jeśli np. pracownik wykonuje pracę w biurze czy fabryce, jako miejsce pracy wpisać należy konkretny adres, pod którym wykonuje swe pracownicze zadania. Gdy podwładny pracuje na pewnym obszarze geograficznym (np. jest przedstawicielem handlowym), to dobrze jest w umowie wskazać teren, na którym świadczy on pracę, np. teren województwa pomorskiego.

W uchwale z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) Sąd Najwyższy dopuścił określanie miejsca pracy nie tylko jako obszar całego kraju, ale nawet jako obszar całej Europy.

Sąd stwierdził przy tym, że trzeba w odmienny sposób podchodzić do pracowników „mobilnych", dla których stałe przemieszczanie się nie jest podróżą służbową (gdyż podróże służbowe mają charakter incydentalny, występujący od czasu do czasu). U takich pracowników niedogodności związane ze stałym podróżowaniem są zwykle zrekompensowane odpowiednim poziomem wynagrodzenia za pracę.

Wynagrodzenie

W umowie o pracę należy określić przynajmniej wysokość wynagrodzenia zasadniczego i wymienić inne składniki wynagrodzenia, które nie wynikają z kodeksu pracy i innych powszechnie obowiązujących przepisów. Nie trzeba podawać konkretnych kwot innych składników – wystarczy w tym zakresie odesłać do firmowych przepisów płacowych, np. regulaminu wynagradzania.

Umowa nie musi określać składników wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących. Nie trzeba wymieniać np. dodatku za pracę nadliczbową i porę nocną. Jeżeli jednak te obowiązkowe składniki są wypłacane na innych zasadach, niż wynika to z kodeksowych regulacji, to w kontrakcie pracowniczym muszą być uwzględnione (z możliwością odesłania w zakresie szczegółowej wysokości np. do regulaminu wynagradzania).

Nie zawsze cały etat

Wymiar czasu pracy określa się przeważnie w odniesieniu do pełnego wymiaru (etatu), czyli albo wskazuje się „pełny wymiar", „cały etat", albo też część wymiaru, np. „1/2 wymiaru", „3/4 etatu" itd.

W umowie zawartej z pracownikiem niepełnoetatowym należy wypełnić dodatkowo rubrykę przeznaczoną na określenie dopuszczalnej ilości godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do otrzymania dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151

1

§ 1 kodeksu pracy.

Ustawodawca nie narzucił żadnej metody określania owego progu. Stąd można to uczynić na różne sposoby, np. odnieść go do normy dobowej lub normy tygodniowej (czy też obu tych norm jednocześnie) bądź też odnieść go do wymiaru czasu pracy wynikającego z umowy. W praktyce rozwiązaniem najbardziej zalecanym jest odniesienie progu do przeciętnej normy tygodniowej, gdyż takie rozwiązanie ułatwia rozliczanie czasu pracy.

Przykład

Podpisując umowę o pracę z pracownikiem zatrudnionym na 1/2 etatu, próg, od którego pracownik otrzyma dodatkowe wynagrodzenie, określono w sposób następujący:

„Pracownik otrzyma wynagrodzenie wraz z dodatkiem ustalanym jak za pracę nadliczbową po przekroczeniu przeciętnie 30 godzin pracy w tygodniu w skali okresu rozliczeniowego".

Wysokość dodatku

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

1) 100 proc. wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:

- w nocy,

- w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

- w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

2) 50 proc. wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.

Podstawa prawna

- art. 151

1

kodeksu pracy

Wzór umowy

.................................................................... ..........................................................

(pieczęć nagłówkowa pracodawcy)             (miejscowość i data)

...............................................................

(numer REGON-EKD)

UMOWA O PRACĘ

zawarta w dniu .................................................................................................................................................................

(data zawarcia umowy)

między..................................................................................................................................................................................

(imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej
do składnia oświadczeń w imieniu pracodawcy)

na...........................................................................................................................................................................................

(okres próbny, czas nieokreślony, czas określony, czas wykonania określonej pracy)

1. Strony ustalają następujące warunki zatrudnienia:

1) rodzaj umówionej pracy.............................................................................................................................................

(stanowisko, funkcja, zawód, specjalność)

2) miejsce wykonywania pracy.....................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................................

3) wymiar czasu pracy ...................................................................................................................................................

4) wynagrodzenie ............................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................

(składniki wynagrodzenia i ich wysokość oraz podstawa prawna ich ustalenia)

5) inne warunki zatrudnienia ........................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................

6)............................................................................................................................................................................................

(dopuszczalna liczba godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których
przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku
do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151 1 § 1 kodeksu pracy*)

2. Termin rozpoczęcia pracy .........................................................................................................................................

................................................................................................ ...........................................................

(podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej       (data i podpis pracownika) 
pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania

oświadczeń w imieniu pracodawcy)

---------------

*) dotyczy umowy o pracę z pracownikiem zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy

Wzór

umowy

Warszawa, 1 września 2012 r.

................................................................... ......................................................

(pieczęć nagłówkowa pracodawcy)                          (miejscowość, data)

UMOWA O PRACĘ NA ZASTĘPSTWO INNEGO PRACOWNIKA

Zawarta 1 września 2012 r. w Warszawie między AMEX s.c. ul. Konwaliowa 40,
02-648 Warszawa, reprezentowaną przez Antoniego Kowalskiego,

zwaną dalej pracodawcą,

a Katarzyną Kowalską zamieszkałą ul. Fiołkowa 2, 01-420 Warszawa, zwaną dalej pracownikiem.

§ 1

Pracodawca zatrudnia pracownika na stanowisku asystenta radcy prawnego
na czas nieobecności Anety Górczewskiej w wymiarze pełnego etatu.

§ 2

Pracownik jest obowiązany przystąpić do pracy 3 września 2012 r.

§ 3

W czasie trwania umowy o pracę pracownik będzie otrzymywać wynagrodzenie zasadnicze
w wysokości 5000 zł brutto (pięć tysięcy złotych).

§ 4

Inne warunki zatrudnienia:

a) stałe miejsce wykonywania pracy – Warszawa,

b) integralną częścią umowy o pracę jest aneks z 1 września 2012 r. oraz szczegółowy zakres obowiązków, który stanowi załącznik nr 1 do egzemplarza niniejszej umowy.

§ 5

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących  egzemplarzach, po jednym dla pracownika
i pracodawcy.

.................................................................... ...............................................

(podpis pracownika) (podpis pracodawcy)

>Wzór

Oświadczenia

Oświadczenie pracownika

Oświadczam, że egzemplarz niniejszej umowy otrzymałem. Przyjmuję do wiadomości zakres moich czynności i obowiązków oraz treść obowiązującego u pracodawcy regulaminu pracy. Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy okoliczności i danych, o których dowiem się w związku z wykonywaną pracą, a których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

...................................................... ...............................................

(miejscowość, data) (podpis pracownika)