Jaka jest różnica między ustanowieniem a udzieleniem prokury

Prokura jest jednym z rodzajów pełnomocnictwa, jakiego może udzielić przedsiębiorca osobie fizycznej, aby mogła ona prowadzić sprawy firmy. Obejmuje ona umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z działalnością przedsiębiorstwa. Prokury może udzielić tylko przedsiębiorca podlegający wpisowi do rejestru przedsiębiorców.

Oznacza to, że uprawnione do skorzystania z tego rozwiązania są spółki prawa handlowego, zarówno osobowe (spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna), jak i kapitałowe (spółka z o.o., spółka akcyjna), a także inne podmioty mające status przedsiębiorcy i podlegające wpisowi do rejestru.

Sam fakt udzielenia prokury, podobnie jak jej wygaśnięcia, też musi być zgłoszony do rejestru przedsiębiorców. Pamiętajmy, że prokura powinna być, pod rygorem nieważności, udzielona na piśmie.

Kto zgłasza

Zgłoszenia prokury do rejestru przedsiębiorców dokonują osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Zgłoszenie takie powinno określać rodzaj prokury (czy jest to prokura oddzielna, czy łączna), a w przypadku udzielenia prokury łącznej, także sposób jej wykonywania (ścisłe wskazanie zasad działania prokurentów). Do wniosku o wpis prokury do rejestru należy dołączyć uwierzytelniony notarialnie, albo złożony przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu, wzór podpisu prokurenta, co wynika z art. 19a ustawy o krajowym rejestrze sądowym.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego potwierdziło, że niedopuszczalne jest udzielenie prokury przez przedsiębiorcę w likwidacji, lub wobec którego ogłoszono upadłość. Wskazuje to na intencję ustawodawcy, który dbając o bezpieczeństwo obrotu gospodarczego pozbawił przedsiębiorców w likwidacji lub upadłości możliwości działania przez prokurentów.

Procedura udzielenia prokury wygląda inaczej w przypadku spółki z innego państwa UE, która chce prowadzić działalność w Polsce bez otwierania lokalnego oddziału lub przedstawicielstwa. Prokura w takiej spółce nie może zostać udzielona według prawa polskiego, ponieważ firma nie podlega wpisowi do KRS, tym niemniej prokurent może być ustanowiony według prawa właściwego dla państwa, w którym jest ona zarejestrowana.

Czynności objęte prokurą mogą mieć charakter sądowy, jak i pozasądowy. Pod pojęciem czynności sądowych należy rozumieć reprezentowanie przedsiębiorcy w postępowaniu przed sądami powszechnymi, administracyjnymi, Sądem Najwyższym, sądami polubownymi, a także w postępowaniu przed organami administracji samorządowej i rządowej. Czynności pozasądowe, a więc o charakterze materialnoprawnym, obejmują różnego rodzaju czynności prawne, związane z prowadzeniem spraw przedsiębiorstwa.

Warto podkreślić, że czym innym jest ustanowienie prokury, a czym innym jej udzielenie. Ustanowienie prokury to czynność o charakterze wewnętrznym danej spółki, a udzielenie prokury jest czynnością prawną, która ma swoje skutki także poza spółką. Jest ono związane bezpośrednio z reprezentacją danego podmiotu. Ustanowienie (powołanie) prokurenta jest czynnością poprzedzającą udzielenie prokury.

Następuje ono na podstawie uchwały wspólników (w przypadku spółek osobowych) lub zarządu (w przypadku spółek kapitałowych). Natomiast, do udzielenia prokury, konieczne jest złożenie oświadczenia woli w imieniu podmiotu udzielającego, zgodnie z zasadami reprezentacji ustalonymi w aktach korporacyjnych danego przedsiębiorcy. Jeżeli w tych dokumentach nie została wprowadzona reprezentacja łączna, wówczas każdy wspólnik mający prawo reprezentacji spółki może udzielić prokury.

Jednomyślna uchwała

W przypadku spółek kapitałowych, jeżeli dokument korporacyjny nie zawiera odmiennych postanowień w tym zakresie, ustanowienie prokurenta wymaga decyzji wszystkich członków zarządu - niezbędne jest zatem powzięcie w tej sprawie jednomyślnej uchwały organu.

Przykładowo, w spółce z o.o., mającej pięcioosobowy zarząd, prokurenta ustanawiać będą wszyscy członkowie zarządu uchwałą, wskazując w niej osobę lub osoby, które mają uzyskać status prokurenta. Natomiast udzielenie prokury nastąpi poprzez złożenie oświadczenia woli przez upoważnionych członków zarządu.

Sposób reprezentacji może być ukształtowany różnie. W podanym przykładzie, przyjmując, że do reprezentacji spółki konieczne jest współdziałanie dwóch dowolnych członków zarządu, udzielenie prokury może nastąpić tylko wówczas, gdy spośród pięciu członków zarządu, dwóch złoży w imieniu spółki stosowne oświadczenie woli. Oczywiście nie ma najmniejszych przeszkód, aby czynności ustanowienia i udzielenia prokury były podjęte jednocześnie.

W takim przypadku jest jednak konieczne, aby osoba mająca zostać prokurentem była obecna podczas podejmowania czynności, ponieważ aby oświadczenie woli zostało złożone, adresat musi mieć możliwość zapoznania się z jego treścią.

Dla skuteczności udzielenia prokury nie ma znaczenia fakt zachowania, bądź niezachowania zasad prowadzenia spraw spółki. W praktyce oznacza to, że mimo, iż przepisy do ustanowienia prokury wymagają w spółkach osobowych zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki, zaś w przypadku spółek kapitałowych – zgody wszystkich członków zarządu, naruszenie tych zasad w żadnym razie nie wpływa na skuteczność umocowania prokurenta.

Umowa spółki może przewidywać pewne obostrzenia odnośnie podjęcia uchwały o ustanowieniu prokurenta, np. wymóg zgody wspólników wyłączonych od prowadzenia spraw spółki, jak również może te wymogi łagodzić, przyznając np. uprawnienie do samodzielnej decyzji o ustanowieniu prokury jednemu lub kilku wspólnikom mającym prawo prowadzenia spraw spółki.

Warto zwrócić uwagę, że do wpisania prokury do rejestru, wystarczające jest przekazanie sądowi rejestrowemu dowodu udzielenia prokury przez członka lub członków zarządu działających zgodnie z zasadami reprezentacji spółki.

Sąd nie bada

Natomiast sąd nie jest władny badać, czy udzielenie prokury było poprzedzone jednomyślną uchwałą wszystkich członków zarządu. Praktyka sądów rejestrowych, polegająca na żądaniu dostarczenia uchwały zarządu w sprawie ustanowienia prokurenta nie ma żadnej podstawy prawnej.