Płatne L-4 po powrocie z bezpłatnego urlopu

- Pracownik przebywający na półrocznym urlopie bezpłatnym dostarczył nam wczoraj zwolnienie lekarskie. Czy w tej sytuacji okres urlopu automatycznie należy przesunąć o czas choroby? Jakie świadczenie powinniśmy wypłacić pracownikowi, jeżeli jest to jego pierwsza choroba w tym roku i jak je rozpisać w drukach rozliczeniowych?

– pyta czytelnik.

Za dni choroby przypadające na okres urlopu bezpłatnego pracownikowi pracownik nie ma prawa do żadnych świadczeń chorobowych. Uzyska je, jeśli niezdolność do pracy będzie trwała dłużej niż ten urlop. Dopiero wtedy pracodawca będzie miał obowiązek złożyć w ZUS dodatkowe formularze.

Choroba nic nie zmienia

Przepisy nie przewidują obowiązku przesunięcia na inny termin części urlopu bezpłatnego niewykorzystanej z powodu choroby pracownika. Powstała wątpliwość ma zapewne związek z tym, że obowiązek taki istnieje w przypadku urlopów wypoczynkowych.

Przykład

Dwoje pracowników rozchorowało się w czasie pobytu na urlopach, przy czym pan Tadeusz korzysta z urlopu wypoczynkowego, a pani Marta – z bezpłatnego. Pracownikowi część urlopu wypoczynkowego niewykorzystaną z uwagi na chorobę, szef musi udzielić w terminie późniejszym, który wcale nie musi przypadać bezpośrednio po planowanym powrocie do pracy (art. 166 kodeksu pracy).

Choroba zatrudnionego nie powoduje automatycznego przedłużenia urlopu wypoczynkowego. Dni wypoczynku, których nie wykorzystał z powodu absencji zdrowotnej, wybierze w terminie późniejszym. Musi je uzgodnić z pracodawcą, a ten uwzględni jego wniosek w zależności od potrzeb i możliwości. Z kolei choroba pani Marty w ogóle nie ma wpływu na wymiar udzielonego jej urlopu bezpłatnego.

Zasiłek chorobowy nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, które przypadają m.in. w czasie urlopu bezpłatnego. Czasu trwania takiej absencji zdrowotnej nie wlicza się do okresu zasiłkowego. Zasady te wynikają z art. 12 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.).

W czasie urlopu bezpłatnego zatrudniony nie uzyska też wynagrodzenia chorobowego. Jak wskazuje art. 92 § 3 k.p. świadczenie to nie przysługuje w przypadkach, kiedy pracownik nie nabywa prawa do zasiłku chorobowego.

Zatem nawet jeśli podwładny przebywający na urlopie bezpłatnym dostarczy L-4 to nie ma co liczyć na wynagrodzenie chorobowe ani zasiłek.

Po finiszu wolnego

W praktyce może wystąpić sytuacja, że pracownik zaczyna chorować w czasie urlopu bezpłatnego, ale jego niezdolność do pracy trwa nadal po zakończeniu tego wolnego. Wówczas czas, za który nie przysługuje prawo do świadczenia, pokrywa się z okresem urlopu bezpłatnego. Za pozostałe dni – przypadające już po zakończeniu wolnego – pieniądze chorobowe się należą.

Jeżeli pracownik jest na urlopie bezpłatnym od początku roku, to za czas takiego zwolnienia lekarskiego, które wykracza poza ten urlop, uzyska najpierw prawo do wynagrodzenia chorobowego. Świadczenie to wypłaca pracodawca z własnych środków. Przysługuje ono za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym lub za pierwsze 14 dni choroby – gdy zatrudniony ma ukończone 50 lat. Krótszy okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego dotyczy niezdolności do pracy przypadających dopiero po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył ten wiek.

Przykład

Od 1 sierpnia do 31 października 2012 r. na wniosek pana Marka przebywa on na urlopie bezpłatnym. 15 października dostarczył pracodawcy zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 15 października do 12 listopada br. To jego pierwsza choroba w tym roku kalendarzowym.

Dlatego za jej dni, ale tylko te przypadające po zakończeniu urlopu bezpłatnego (1-12 listopada) panu Markowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe. Natomiast za czas niezdolności do pracy przypadający na okres urlopu bezpłatnego (15-31 października) nie otrzyma on żadnych świadczeń chorobowych.

W okresie zasiłkowym oraz w limicie dni, przez które przysługuje panu Markowi wynagrodzenie chorobowe, trzeba uwzględnić tylko 12 dni pobierania świadczenia.

Informacje w raportach

Jeżeli niezdolność do pracy nie wykracza poza udzielony pracownikowi urlop bezpłatny, a tym samym nie uzyska on prawa do żadnych świadczeń chorobowych i nie otrzyma żadnych innych wypłat w danym miesiącu, to pracodawca musi go wykazać jedynie w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX oraz kodem 111 (oznaczający urlop bezpłatny) jako kodem świadczenia/przerwy.

Natomiast w sytuacji, gdy nieprzerwana niezdolność do pracy trwa również po zakończeniu urlopu bezpłatnego i zatrudniony otrzyma za część L-4 wynagrodzenie chorobowe, trzeba za nią złożyć dwa raporty rozliczeniowe – RSA i RCA. Ten drugi dokument jest potrzebny, ponieważ - w przeciwieństwie do zasiłków – od wynagrodzenia chorobowego trzeba naliczyć i odprowadzić składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład

Od 1 sierpnia do 15 października pani Ewa przebywała na urlopie bezpłatnym. 10 października dostarczyła pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres od 10 do 31 października.

W związku z tym, że była to jej pierwsza choroba w tym bieżącym, za dni przypadające po zakończeniu urlopu (16-31 października) otrzymała wynagrodzenie chorobowe w kwocie 1654,32 zł, wypłacone w ostatnim dniu roboczym października. Za ten miesiąc pracodawca musiał wykazać panią Ewę w następujących raportach rozliczeniowych:

- RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, kodem świadczenia/przerwy 111, okresem od 1 do 15 października 2012 r., cyfrą 15 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat,

- RSA z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, cyfrą 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy), okresem od 16 do 31 października 2012 r., cyfrą 16 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat oraz kwotą 1654,32 zł,

- ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, zerowymi podstawami składek na ubezpieczenia społeczne i takimi samymi składkami oraz kwotą 1654,32 zł jako podstawą wymiaru składki zdrowotnej i składką zdrowotną naliczoną od tej kwoty.

Jeżeli pracownik otrzyma w danym miesiącu – oprócz wynagrodzenia chorobowego – jeszcze jakieś inne przychody podlegające oskładkowaniu, to należne od nich składki trzeba wykazać w raporcie ZUS RCA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 XX).

Ustalając składkę zdrowotną należy pamiętać o tym, że do jej podstawy wchodzi także wynagrodzenie chorobowe.

Dodatkowe formularze

Gdy pracownikowi przysługuje za część L-4 przypadającą po zakończeniu urlopu bezpłatnego wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy, pracodawca musi dokonać dodatkowych formalności. Jeżeli nie jest uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych, musi przekazać do ZUS otrzymane od pracownika zwolnienie lekarskie oraz wypełnione przez siebie zaświadczenie (druk ZUS Z-3).

Przykład

Pan Mateusz zachorował w trakcie urlopu bezpłatnego, który rozpoczął się 1 sierpnia i miał trwać do 15 października. Przedłożone w zakładzie zwolnienie lekarskie obejmuje dni od 8 do 31 października.

Z ustaleń pracodawcy wynika, że za pierwsze dziesięć dni choroby przypadające po zakończeniu wolnego (16-25 października) przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w kwocie 1298,76 zł, a za pozostały okres (26-31 października) – zasiłek z ubezpieczenia chorobowego w wysokości 910,34 zł. W październikowych raportach osobę tę trzeba wykazać w następujących raportach rozliczeniowych:

- RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, kodem świadczenia/przerwy 111, okresem od 1 do 15 października 2012 r. oraz cyfrą 15 jako liczbą dni,

- RSA z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, cyfrą 331 jako kodem świadczenia/przerwy, okresem od 16 do 25 października 2012 r., cyfrą 10 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat oraz kwotą 1298,76 zł,