Audyt zewnętrzny ma większe znaczenie i wiarygodność dla inwestorów, banków i ubezpieczycieli

- Dlaczego przedsiębiorstwa wdrażają zoptymalizowane metody zarządzania ochroną środowiska? Jakie korzyści wynikają z audytu zgodności środowiskowej?

Odpowiada Ewa Rutkowska-Subocz, radca prawny, szef Zespołu Ochrony Środowiska i Zasobów Naturalnych w kancelarii Salans:

Ubezpieczyciele, inwestorzy oraz opinia publiczna kładą coraz większy nacisk na zgodność działalności gospodarczej z normami ochrony środowiska. W odpowiedzi na tę tendencję firmy coraz chętniej wykorzystują prawną analizę działalności związanej z ich wpływem na środowisko jako narzędzie badania zgodności środowiskowej.

Znaczenie środowiskowej analizy prawnej zostało docenione zwłaszcza w procesie ustalania warunków transakcji, gdzie badania due diligence mają kluczowe znaczenie dla zapoznania się nabywcy z poziomem ryzyka oraz rzeczywistą wartością nabywanej spółki lub infrastruktury. Każdy audyt ma swoją specyfikę, wynikającą z rodzaju branży, rozmiaru oraz struktury badanego podmiotu.

Jednak przebieg procedury zwykle jest podobny: składają się na nią czynności przygotowawcze, wykonanie analizy prawnej i niekiedy technicznego badania stanu środowiska oraz raportowanie. Efektywna środowiskowa analiza prawna powinna rozwiązać kwestię zgodności prowadzonej działalności z przepisami, zanim dojdzie do kryzysu lub interwencji administracji publicznej.

Należy zapobiegać problemom zanim się pojawią, gdyż późniejsze minimalizowanie ich skutków jest czasochłonne, generuje dodatkowe koszty, które są niebagatelne, jeśli w grę wchodzi naprawianie szkód środowiskowych w gruncie lub wodach gruntowych, a często niemożliwe. Istotnie zmienia również postrzeganie rynkowe danego podmiotu.

Jakie są cele audytu zgodności z wymogami prawa ochrony środowiska?

Prawny audyt dotyczący przepisów regulujących wpływ działalności na środowisko ma, po pierwsze, ułatwić firmie skuteczne zarządzanie oraz kontrolę jej obszarów działalności związanych ze środowiskiem naturalnym, jak również zidentyfikować potencjalne obszary ryzyka.

Po drugie, zwiększyć świadomość w zakresie oddziaływania na nie, zarówno zarządu, organów władzy, jak i opinii publicznej.

Po trzecie, służy określeniu zakresu oraz sposobów wprowadzenia udoskonaleń i mechanizmów wewnętrznej kontroli zgodności z przepisami środowiskowymi, jak również wypracowaniu właściwego zasobu wiedzy niezbędnego do podejmowania decyzji.

Zarządzanie bezpieczeństwem i ochroną środowiska jest procesem. Rozwój legislacji, metod wykrywania zagrożeń oraz technologii produkcji wymagają regularnego aktualizowania danych.

Czym kierują się przedsiębiorcy, kiedy decydują się na przeprowadzenie badania zgodności środowiskowej?

Wszystkie te wskazane już przeze mnie elementy mają znaczenie w toku zarządzania firmą. Inwestorom coraz częściej zależy na możliwości sprawdzenia, czy firma przestrzega przepisów związanych z ochroną środowiska. Dla banków istotne jest, aby mogły przeanalizować "software" firmy, czyli metody radzenia sobie z kwestiami bezpieczeństwa oraz ochrony środowiska.

Akcjonariusze rozumieją znaczenie stosowania dobrych praktyk w spółkach publicznych i dlatego oczekują, aby ich działalność była zgodna ze standardami ochrony środowiska, nawet jeśli obowiązek ich przestrzegania nie jest usankcjonowany prawnie.

Wreszcie samym przedsiębiorcom zależy na sprawdzeniu tzw. regulatory compliance, czyli działania zgodnie z przepisami i pozwoleniami i zezwoleniami związanymi z ochroną środowiska, aby unikną dotkliwych czasem kar, czyli zapobiegać kłopotom.

Jakie są podstawowe oczekiwania klientów kancelarii?

Zasadniczą kwestią jest zapewnienie poufności przekazanych danych. Firmy z niezwykłą ostrożnością podchodzą do kwestii ujawniania szczegółów własnej działalności, obawiając się negatywnych konsekwencji audytu. Chcę podkreślić, że wyniki dobrowolnego audytu podlegają prawnej ochronie przed ujawnieniem, jednocześnie pozwalając zidentyfikować, ocenić i w porę skorygować ewentualne naruszenia.

Z jakimi wewnętrznymi problemami najczęściej spotykają się osoby takie badanie prawne przeprowadzające?

Główną bolączką jest niewłaściwe zarządzanie procedurami wewnętrznymi, brak właściwej koordynacji i komunikacji , niejasny zakres odpowiedzialności, brak priorytetów oraz niedostosowanie podejmowanych środków ostrożności do potencjalnych zagrożeń. W takiej sytuacji, mimo podjęcia działań mających na celu zmniejszenie ryzyka, próby opanowania nagłego kryzysu mogą zakończyć się fiaskiem.

Poprawne zarządzanie bezpieczeństwem regulacyjnym wymaga w pierwszej kolejności dokonania szczegółowej analizy ryzyka, ujawniającej istniejące oraz potencjalne zagrożenia. Tego rodzaju analiza daje przede wszystkim szczegółowy obraz słabych punktów, opis potencjalnych scenariuszy oraz ich ewentualnych skutków. Dopiero w oparciu o nią możliwe jest usprawnienie obowiązujących procedur. Zapewnienie firmie bezpieczeństwa może ponadto wymagać dodatkowego przeszkolenia pracowników.

Owszem to racja, ale naszym zdaniem, zgodność środowiskowa to ni jedyny istotny wyznacznik statusu firmy. Utrzymywanie standardów na tym polu tworzy sytuację, w której każdy zainteresowany podmiot odnosi korzyści. Pojawia się pytanie, czy audyt powinien być przeprowadzany przez odpowiednio przygotowany zespół zewnętrzny, czy też na zasadzie in-house.

Jesteśmy zdania, że audyt zewnętrzny ma większe znaczenie i wiarygodność dla inwestorów, banków i ubezpieczycieli. Ze względu na wzrost znaczenia ochrony środowiska w gospodarce zdecydowanie zalecamy każdemu przedsiębiorstwu prowadzącemu działalność w przemyśle integrację zasad CSR w ramach swojej polityki, jak również ocenę i poprawę zarządzania ryzykiem dotyczącym zgodności środowiskowej.