Kierowca prowadzący pojazd powinien w razie kontroli drogowej być w stanie udokumentować „co się z nim działo" w ciągu 28 dni poprzedzających dzień, w którym wykonuje przewóz drogowy. Chodzi tu o pojazd objęty przepisami rozporządzenia (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady 561/2006 z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 (DzUrz UE L 102).

Kierujący musi posiadać przy sobie – w zależności od rodzajów tachografów, w jakie wyposażone jest auto – wykresówki lub informacje zawarte w karcie kierowcy, wydruki z tachografu cyfrowego. Uzupełnieniem są zaświadczenia potwierdzające powód nieposiadania na dany okres informacji z tachografu – zaświadczenie wskazujące, że kierowca był na urlopie, ale również m.in. miał czas wolny od pracy albo wypoczywał, prowadził pojazd wyłączony spod przepisów rozporządzenia 561. Takie zaświadczenie wystawia się na przeznaczonym do druku formularzu narzuconym w drodze decyzji przez Komisję Europejską (jego wzór udostępnia na stronie internetowej minister właściwy do spraw transportu).

Jest ono wymagane również w przypadku przewozów drogowych wykonywanych osobiście przez przedsiębiorcę. O ile jednak kierowcy będącemu pracownikiem zaświadczenie wystawia pracodawca, o tyle jeśli chodzi o przedsiębiorcę, to musi on je wystawić sobie sam.

Przewozy na potrzeby własne w rozumieniu ustawy o transporcie drogowym nie są wyłączone spod przepisów rozporządzenia 561. Dyskusje w tym kontekście rodziło często wyłączenie stosowania rozporządzenia odnoszące się do przewozów niezarobkowych. W obecnej oficjalnej polskiej wersji językowej wyłączenie to odnosi się do przewozów wykonywanych pojazdem nieprzekraczającym 7,5 tony, ale o charakterze niehandlowym. Oznacza to przewozy w jakikolwiek sposób niepowiązane z działalnością gospodarczą (przewozy stricte prywatne).

Przewóz na potrzeby własne w rozumieniu ustawy o transporcie drogowym jest zaś wykonywany jako pomocniczy w stosunku do prowadzonej działalności. Nie jest to zatem „niehandlowy" przewóz wyłączony spod przepisów rozporządzenia 561. W pojazdach do niego używanych istnieje obowiązek montażu, legalizacji oraz użytkowania tachografu. Kierujący pojazdem musi zaś posiadać m.in. wskazane wyżej dokumenty.