Bez jasnych reguł kamery w firmie nie będzie

Monitoring pracowniczy to dopuszczalne przez prawo narzędzie kontroli wykonywania zadań służbowych. Każdy pracodawca stosujący nad personelem nadzór wideo musi jednak wziąć pod uwagę przepisy kodeksu pracy oraz ustawy  z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm., dalej ustawa). Jeśli się do nich nie zastosuje, naraża się na odpowiedzialność cywilną i karną.

Informacje wrażliwe

Do podstawowych obowiązków szefa należy m.in. odpowiednie przechowywanie, przestrzeganie czasu gromadzenia, a następnie utylizacja zarejestrowanych materiałów wideo po tym, gdy minie już dopuszczalny okres ich archiwizowania.

Polscy pracodawcy coraz częściej decydują się na zainstalowanie monitoringu. Zwykle motywują to chęcią lepszej kontroli podwładnych, aby zwiększyć ich wydajność oraz efektywność w pracy. Wprowadzenie kamer ma np. zapobiec działaniom podejmowanym przez pracowników przeciwko firmie. Przykładem może być sytuacja, gdy szef podejrzewa, że podwładny nie wykonuje należycie swoich zadań albo nie wywiązuje się z obowiązków, gdyż np. spędza czas na grach komputerowych lub w serwisach społecznościowych.

Środki podjęte przy monitoringu muszą być jednak adekwatne i proporcjonalne do celu, jaki zamierza osiągnąć pracodawca. Ten przywilej kontroli pracodawcy pociąga za sobą wymóg przestrzegania wielu zasad. Generalny inspektor  ochrony danych osobowych (GIODO) podkreśla, że obowiązki monitorującego powinny być nie mniejsze niż te, jakie mają administratorzy danych.

Wprowadzając „czujne oko” w zakładzie, szef nie może dopuścić do tego, aby kamery naruszyły dobra osobiste oraz godność pracowników. Na straży tego stoi konstytucja, prawo pracy,

kodeks cywilny

, a także regulacje unijne, choćby dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego czy konwencja nr 108 Rady Europy o ochronie osób w związku z przetwarzaniem danych osobowych z 28 stycznia 1981 r. Przede wszystkim jednak pracodawca musi przestrzegać przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, do czego zobowiązuje go art. 22

1

§ 5

k.p.

Według tej ustawy monitoring wideo oraz inne formy kontroli załogi są sposobami przetwarzania danych.

Pracodawca musi mieć świadomość, że materiały filmowe zawierające nagrania pracowników mogą obejmować informacje wrażliwe. Dostanie się ich w niepowołane ręce mogłoby się negatywnie odbić na działalności firmy oraz reputacji pracodawcy zarówno wśród pracowników, jak i klientów czy kontrahentów.

Nie w każdym miejscu

W rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy pracodawca nie musi uzyskać zgody załogi na instalację monitoringu. Jako administrator danych ma prawo przetwarzać informacje o zatrudnionych, jeśli nie narusza przy tym ich praw oraz wolności. Ma za to bezwzględny obowiązek powiadomić ich o wprowadzeniu monitoringu w firmie. Taka forma kontroli jest bowiem legalna, jeśli podjęte działania są jawne. Odpowiednie postanowienia powinny znaleźć się w regulaminie pracy oraz umowie o pracę, aby uniknąć konsekwencji związanych z przekroczeniem dopuszczalnych granic dozoru personelu.

Istotne jest też wskazanie miejsc, w których umieści się kamery. Niedozwolone jest ich zainstalowanie w punktach, gdzie pracownik ma prawo do zachowania pełnej prywatności, np. w jadalniach, poczekalniach, toaletach, przebieralniach czy pod prysznicami.

Bezpieczeństwo nagrań

Kolejny obowiązek szefa stosującego monitoring w miejscu pracy polega na kontrolowaniu dostępu do materiałów wideo. W świetle art. 37 ustawy dostęp do przetwarzania danych pracowników, w tym przypadku nagrań wideo, powinny mieć wyłącznie osoby, które uzyskały odpowiednie upoważnienie od pracodawcy. Ponadto szef musi prowadzić ewidencję osób upoważnionych do dostępu do takich nagrań (art. 39 ust. 1 ustawy).

Równie ważne jest odpowiednie przechowywanie materiałów wideo, gdyż stanowią one informacje o pracownikach. Zgodnie z art. 36 ustawy pracodawca jako administrator danych musi odpowiednio chronić dane podwładnych. Dodatkowo art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy określa, jak długo wolno to robić – mogą być one przechowywane tylko przez czas niezbędny do osiągnięcia celu monitoringu. Według GIODO okres ten może trwać od siedmiu do 30 dni, a tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest jego wydłużenie. Następnie materiały należy odpowiednio zniszczyć, tak aby nikt nie mógł ich wykorzystać. Zatem utylizacja filmów wideo jest tak samo ważna, jak ich odpowiednie przechowywanie.

Firmy często nie przywiązują wagi do właściwego unicestwiania nagrań po okresie ich przydatności. Zapominają też, że niszczenie nośników, na których są zapisane takie filmy, to ostatni etap procesu przetwarzania danych regulowany przez prawo. Ponieważ obecnie większość rejestrowanych materiałów wideo znajduje się na taśmach magnetycznych, płytach DVD oraz dyskach komputerów firmowych, najbardziej bezpieczną metodą jest ich chemiczne rozpuszczenie.