Plan urlopów wypoczynkowych w firmie dla wszystkich pracowników

- Dział liczy osiem osób. Czy pracodawca ma obowiązek ujawnić plan urlopów dla grona współzależnych pracowników? Czy zespół powinien znać harmonogram wakacji wszystkich osób, gdyż urlopy łączą się z zastępstwami tych wypoczywających? Czy taki grafik może obejmować okres półroczny lub krótszy? – pyta czytelnik.

Co do zasady urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Tak stanowi art. 163 kodeksu pracy. Chodzi o to, aby w czasie wakacji zapewnić firmie niezakłócone funkcjonowanie.

Zanim zakład sporządzi taki grafik, musi poprosić pracowników, aby wskazali terminy, w których chcieliby wypoczywać. Ostateczna decyzja co do planu, a więc i dat, w których zatrudnieni będą przebywali na wakacjach, należy jednak do pracodawcy.

Aby uniknąć wątpliwości, najlepiej procedurę sporządzania grafiku urlopów opisać w regulaminie pracy. Tam można np. wskazać terminy przedstawiania wniosków urlopowych czy okoliczności, które szef bierze pod uwagę przy tworzeniu planu. Przykładowo w razie dublowania się terminów u wielu zatrudnionych daje pierwszeństwo wybrania urlopów rodzicom uczniów w miesiącach letnich. Tam także należy określić sposób podawania ustalonego planu do wiadomości pracowników. Chyba że obowiązuje w tym zakresie zwyczajowa metoda w firmie.

To zaś oznacza, że nie ma takiej możliwości, aby utajnić plan po jego sporządzeniu. Art. 163 § 2 k.p. wymaga jego ogłoszenia w sposób przyjęty u pracodawcy, a więc np. na tablicy ogłoszeń lub w wewnętrznej sieci intranet. Informację taką poznają wszyscy pracownicy, także ci  jak u czytelnika  najbardziej zainteresowani z działu liczącego osiem osób. Ponadto podanie planu do wiadomości załogi w sposób przyjęty w firmie wystarczy, aby poinformować poszczególne osoby o datach urlopów. Szef nie musi już zawiadamiać indywidualnie każdego o terminie jego wypoczynku.

Nie ma też potrzeby występowania o urlop we wniosku. Na ogół pracodawcy praktykują jednak złożenie go lub wypisywanie tzw. kart urlopowych zanim pracownik rozpocznie wakacje, chociaż ich czas został ustalony w grafiku.

Kodeks nie określa terminu powstania takiego planu ani nie narzuca, jaki okres ma on obejmować. Stąd nic nie uprawnia szefa do wskazania długiego, wielomiesięcznego odcinka. O wiele bardziej sensowne jest tworzenie grafików na krótsze okresy, gdyż daje większą pewność, że nie staną się fikcją. Tym bardziej jeśli pracodawca dopuszcza w planie przesunięcia lub w ogóle nie egzekwuje wskazanych terminów.

Plan może więc dotyczyć zarówno półrocznych okresów, jak i krótszych. Dzięki temu łatwiej będzie go zrealizować obu stronom. Gdy szef założy miesięczne czy dwumiesięczne wyprzedzenie, zmobilizuje zatrudnionych do wykorzystania wakacji w założonym czasie, bo przewidzieli go np. kilka tygodni wcześniej.

Z samej istoty planowania wynika jednak, że należy go sporządzić z pewnym wyprzedzeniem, aby i załoga, i zakład przygotowały się do nieobecności, w tym także do zorganizowania koniecznych zastępstw. Tym bardziej że plan jest wiążący dla obu stron. Zazwyczaj takie planowanie odbywa się pod koniec poprzedniego roku kalendarzowego lub przed zakończeniem poprzedniego kwartału.

Kiedy bez planu

Planu nie robi tylko ten pracodawca, u którego na odstąpienie od jego spisywania zgodziła się zakładowa organizacja związkowa. Dopuszcza to art. 163 § 1