- potrzebne do załatwienia formalności celnych lub innych formalności administracyjnych.
W razie potrzeby strony mogą uzupełnić ten dokument o wszystkie inne informacje, jakie uznają za niezbędne do realizacji prawidłowego transportu. Wypełnianie dokumentu ułatwia to, że jest on sporządzany na standardowym formularzu. Ponadto ostatni protokół do konwencji CMR umożliwił posługiwanie się listem przewozowym w formie elektronicznej.
Dostawa pociągiem
Jeśli chodzi o transport kolejowy, to tu najczęściej spotkamy się z międzynarodowym listem kolejowym CIM lub SMGS. Ich skrótowe nazwy, podobnie jak przy CMR, pochodzą od nazw międzynarodowych porozumień.
Dokument CIM jest stosowany w większości państw Europy, Bliskiego Wschodu i państw Maghrebu. Z kolei dokument SMGS jest wykorzystywany w przypadku transportu towarów w kierunku wschodnim (kraje Wspólnoty Niepodległych Państw, niektóre kraje Azji Wschodniej).
Oczywiście między oboma systemami istnieją zasadnicze różnice. Jednak w obu przypadkach listy przewozowe są wystawiane w pięciu oryginałach. Przy tym jeden egzemplarz, tzw. wtórnik, pozostaje u nadawcy towaru, stanowiąc dla niego dowód tego, że przekazał ładunek przewoźnikowi kolejowemu.
Oczywiście będzie tak tylko wówczas, gdy prawidłowo wypełniony zostanie opatrzony odpowiednią pieczątką i podpisem osoby działającej w imieniu przewoźnika. Podobnie jak w przypadku listu CMR, tak i tutaj przepisy wskazują, jakie informacje powinny znaleźć się w dokumentach. I tak art. 7 konwencji CIM mówi o tym, że list przewozowy powinien zawierać m.in.
- miejsce i datę wystawienia,
- dane identyfikujące strony (nadawcę, odbiorcę, przewoźnika),
- miejsce i datę przyjęcia towaru,
- miejsce jego wydania,
- informacje o ładunku (rodzaj towaru, jego oznaczenie, sposób opakowania, ilość, masę itp.),
- numer wagonu.
Strony mogą uzupełnić ten dokument innymi informacjami, jeżeli uznają to za stosowne. Przykładowo może to być deklarowana wartość ładunku, uzgodniona droga transportu, kwota zaliczenia do pobrania po wydaniu towaru. W przypadku umowy SMGS definicja listu przewozowego także została umieszczona w art. 7.
Ładunek na statku
W przewozach z wykorzystaniem żeglugi morskiej przedsiębiorca może się spotkać z takimi dokumentami, jak: nota bukingowa, lista ładunkowa, czarter, nota gotowości, kwit sternika (pierwszego oficera). Jednak jednym z najważniejszych dokumentów przewozowych jest konosament. W odróżnieniu od wyżej wymienionych listów jest papierem wartościowym.
W Polsce problematykę konosamentu reguluje kodeks morski. I tak zgodnie z art. 129 § 1 przewoźnik obowiązany jest po przyjęciu ładunku na statek wydać załadowcy (nadawcy) na jego żądanie konosament. Jak wynika z tego przepisu, dokument ten jest wystawiany tylko na wyraźny wniosek nadawcy towaru (np. eksportera), a nie z automatu.
Może być wystawiony w dowolnej liczbie egzemplarzy, przy czym na każdym musi być uwidocznione, ile takich egzemplarzy powstało. Może to być istotne przy uwarunkowanych formach płatności, kiedy np. bank w ramach akredytywy żąda przedstawienia trzech z trzech (3/3) oryginałów.
Dokument ten stanowi dowód przyjęcia ładunku na statek w celu jego przewozu oraz legitymuje do dysponowania tym ładunkiem i do jego odbioru. Co istotne konosament może być wystawiony na imiennie określonego odbiorcę. Wtedy do przeniesienia praw z dokumentu należy zastosować przelew praw (cesję). Jednak może być także wystawiony na zlecenie określonej osoby.
Wtedy do jego przeniesienia (a w praktyce do przeniesienia prawa do dysponowania towarem) da się wykorzystać instytucję tzw. indosu (służy do przenoszenia praw z papierów wartościowych, działa tak samo jak np. w przypadku weksli). Zgodnie z przepisami konosament może być także wystawiony na okaziciela. Wtedy do przeniesienia prawa wystarczy przekazanie dokumentu (wydanie go osobie, której chcemy dać prawo np. do odbioru ładunku ze statku w porcie docelowym).
Listy przewozowe CMR, CIM oraz SMGS są wypełniane zgodnie z przyjętymi i jednolitymi wzorcami, ale nie ma takiego międzynarodowego wzoru konosamentu. Dlatego każdy przewoźnik morski może stosować własny wzór tego dokumentu. Niemniej zwykle znajdzie się tam miejsce na podanie informacji:
- identyfikujących i opisujących ładunek,
- o jego stanie po przyjęciu na statek (czy towar jest uszkodzony czy nie),
- umożliwiających identyfikację stron (nadawcy, odbiorcy, przewoźnika),
- o nazwie statku, porcie załadunku, docelowym (przeładunkowym, jeżeli taki proces wchodził w grę),
- o dacie nadania towaru,
- o liczbie wystawionych oryginałów,
- o osobie lub instytucji, która powinna zostać powiadomiona o przybyciu ładunku do portu docelowego (tzw. klauzula notify), np. agencji celnej zaangażowanej przez nadawcę lub odbiorcę,
- o frachcie (kosztach transportu) i innych należnościach.
Oczywiście dla przedsiębiorcy przekazującego towar do przewozu najważniejsze, aby nie zapomnieć o podpisie (pieczątce) osoby mającej prawo działać w imieniu przewoźnika, który będzie potwierdzał informacje zawarte w konosamencie.
Także samolotem
Jeżeli przedsiębiorca będzie korzystał z transportu lotniczego, może spotkać się z międzynarodowym lotniczym listem przewozowym AWB.
Potwierdza on zawarcie umowy przewozowej, a tym samym stanowi zobowiązanie przewoźnika do dostarczenia określonej przesyłki wymienionemu w dokumencie odbiorcy. Dokument wystawiany jest zgodnie ze standardowym formularzem przygotowanym przez Międzynarodowe Zrzeszenie Przewoźników Lotniczych (IATA).
Stąd niezależnie od miejsca (kraju) nadania i odbioru dokument ten będzie tak samo wyglądał (wystawia się go w języku angielskim). List AWB jest wystawiany w trzech oryginałach, według prostej zasady: jeden egzemplarz dla nadawcy (potwierdzenie przekazania towaru przewoźnikowi), jeden dla odbiorcy i jeden dla przewoźnika. Oprócz tego występuje zwykle sześć kopii dla portów lotniczych.
