Przewóz ciężarówką, koleją, transport samolotem lub statkiem – w handlu międzynarodowym wszystkie te środki transportu mogą być wykorzystywane. Wszystko zależy od rodzaju przewożonego towaru, jego masy, objętości, wrażliwości na uszkodzenia, dystansu, jaki trzeba pokonać, oraz czasu, jaki mamy na dotarcie do miejsca docelowego.

Niezależnie od wyboru gałęzi transportu w każdej z nich występują specyficzne dokumenty, potwierdzające przyjęcie towaru do transportu przez przewoźnika. Mogą być one dowodem dla eksportera, że prawidłowo dokonał dostawy towaru. W szczególności będą mu niezbędne przy uwarunkowanych formach płatności (inkaso dokumentowe, akredytywa dokumentowa).

Zwykle warunki takich płatności wymagają bowiem przedstawienia dokumentów transportowych. Warto więc wiedzieć, z jakimi najczęściej dokumentami tego typu spotka się przedsiębiorca, nawet jeżeli nie będzie się zajmował ich wystawianiem, ponieważ zleci to wyspecjalizowanym podmiotom.

Dostarczanie samochodem

W transporcie samochodowym, jeśli chodzi o naszą część świata, podstawowym dokumentem jest międzynarodowy samochodowy list przewozowy. W skrócie, od nazwy konwencji, która go wprowadziła, nazywany dokumentem CMR.

Z obsługą spedytora

Obsługę ładunku firma może powierzyć spedytorowi. Jest to podmiot, który zawodowo, za wynagrodzeniem podejmuje się we własnym imieniu, lecz na rachunek zleceniodawcy lub w imieniu zleceniodawcy wysłania lub odbioru przesyłki, zorganizowania całości lub części procesu przemieszczania przesyłki oraz innych czynności związanych z obsługą towaru i jego przemieszczania.

Spedytora nie należy więc mylić z przewoźnikiem, chociaż może on wstąpić także w jego prawa. Innymi słowy spedytor organizuje proces przemieszczania, korzystając w tym zakresie z niezależnych firm przewozowych lub samemu dokonując takich czynności. W takim wypadku ma jednocześnie prawa i obowiązki przewoźnika. Zgodnie z § 3 ogólnych polskich warunków spedycji nabywa on takie prawa i obowiązki, gdy:

- dokonuje przewozu własnym taborem i wystawia dokument przewozowy,

- występuje jako przewoźnik morski lub operator tzw. transportu multimodalnego wystawiając własny konosament lub konosament FIATA (negotiable FIATA Multimodal Transport Bill of Lading),

- dokonuje przewozu taborem obcym, lecz wystawia dokument przewozowy

(przewoźnik umowny),

- przyjmuje zlecenie transportowe.

Przy transporcie towarów na większe odległości i gdy w grę wchodzi zastosowanie wielu gałęzi transportu, warto rozważyć skorzystanie z usług spedytora mającego uprawnienia do posługiwania się (wystawiania) konosamentem FIATA.

Tak zorganizowany proces przewozu ładunku oznacza, że:

- nie będzie wielu różnych dokumentów transportowych (ograniczone ryzyko

popełnienia błędów),

- spedytor zorganizuje transport „od drzwi do drzwi”,

- jeden podmiot od początku do końca będzie odpowiadał za transport towaru (spedytor odpowiada za towar od momentu jego przejęcia do wydania osobie uprawnionej, niezależnie z ilu i jakich przewoźników korzysta). -

Podstawy prawne

- konwencja o międzynarodowym przewozie drogowym towarów (CMR) została przyjęta przez Polskę i opublikowana w Dzienniku Ustaw z 1962 r. nr 49, poz. 238 ze zm.

Obowiązuje w 55 krajach. Oprócz krajów europejskich m.in. w Maroku, Tunezji, Syrii, Jordanii, Iranie, Turkmenistanie, Uzbekistanie, Tadżykistanie, Kazachstanie i Mongolii

- konwencja o międzynarodowym przewozie kolejami (COTIF-CIM) została opublikowana w DzU z 2007 r. nr 100, poz. 674 ze zm.

- ujednoliconą wersję umowy o międzynarodowej kolejowej komunikacji towarowej (umowa SMGS) opracowała Organizacja Współpracy Kolei; dokument można pobrać ze strony www.transport.gov.pl

- kodeks morski został opublikowany w DzU z 2009 r. nr 217, poz. 1689 ze zm. -

Na jego podstawie odbywa się przewóz ładunku. Potwierdza zawarcie umowy z przewoźnikiem, chociaż oczywiście sam w sobie taką umową nie jest.

List jest wystawiany w trzech egzemplarzach. Jeden z nich zostaje u nadawcy, jako dowód tego, że towar trafił do przewoźnika i może być przedstawiony w banku w ramach rozliczenia, jeżeli byłoby to wymagane. Drugi egzemplarz trafia do odbiorcy ładunku, po dokonaniu dostawy.

Trzeci, z podpisem odbiorcy, zachowuje przewoźnik, jako dowód prawidłowego wykonania umowy. Należy się spodziewać wystawienia także kopii dokumentu, która cały czas towarzyszy ładunkowi i może być potrzebna do celów kontrolnych. Zgodnie z art. 6 konwencji dokument ten powinien zawierać informacje:

- identyfikujące nadawcę, odbiorcę i przewoźnika (nazwy, adresy),

- określające miejsce i datę przyjęcia towaru do przewozu,

- wskazujące miejsce i datę jego wystawienia,

- identyfikujące towar (powszechnie używane określenie rodzaju towaru, sposób opakowania, ilość sztuk, ich cechy, numery, wagę brutto lub inaczej wyrażoną ilość towaru),

- o kosztach związanych z przewozem (przewoźne, koszty dodatkowe, należności celne itp.),

- potrzebne do załatwienia formalności celnych lub innych formalności administracyjnych.

W razie potrzeby strony mogą uzupełnić ten dokument o wszystkie inne informacje, jakie uznają za niezbędne do realizacji prawidłowego transportu. Wypełnianie dokumentu ułatwia to, że jest on sporządzany na standardowym formularzu. Ponadto ostatni protokół do konwencji CMR umożliwił posługiwanie się listem przewozowym w formie elektronicznej.

Dostawa pociągiem

Jeśli chodzi o transport kolejowy, to tu najczęściej spotkamy się z międzynarodowym listem kolejowym CIM lub SMGS. Ich skrótowe nazwy, podobnie jak przy CMR, pochodzą od nazw międzynarodowych porozumień.

Dokument CIM jest stosowany w większości państw Europy, Bliskiego Wschodu i  państw Maghrebu. Z kolei dokument SMGS jest wykorzystywany w przypadku transportu towarów w kierunku wschodnim (kraje Wspólnoty Niepodległych Państw, niektóre kraje Azji Wschodniej).

Oczywiście między oboma systemami istnieją zasadnicze różnice. Jednak w obu przypadkach listy przewozowe są wystawiane w pięciu oryginałach. Przy tym jeden egzemplarz, tzw. wtórnik, pozostaje u nadawcy towaru, stanowiąc dla niego dowód tego, że przekazał ładunek przewoźnikowi kolejowemu.

Oczywiście będzie tak tylko wówczas, gdy prawidłowo wypełniony zostanie opatrzony odpowiednią pieczątką i podpisem osoby działającej w imieniu przewoźnika. Podobnie jak w przypadku listu CMR, tak i tutaj przepisy wskazują, jakie informacje powinny znaleźć się w dokumentach. I tak art. 7 konwencji CIM mówi o tym, że list przewozowy powinien zawierać m.in.

- miejsce i datę wystawienia,

- dane identyfikujące strony (nadawcę, odbiorcę, przewoźnika),

- miejsce i datę przyjęcia towaru,

- miejsce jego wydania,

- informacje o ładunku (rodzaj towaru, jego oznaczenie, sposób opakowania, ilość, masę itp.),

- numer wagonu.

Strony mogą uzupełnić ten dokument innymi informacjami, jeżeli uznają to za stosowne. Przykładowo może to być deklarowana wartość ładunku, uzgodniona droga transportu, kwota zaliczenia do pobrania po wydaniu towaru. W przypadku umowy SMGS definicja listu przewozowego także została umieszczona w art. 7.

Ładunek na statku

W przewozach z wykorzystaniem żeglugi morskiej przedsiębiorca może się spotkać z takimi dokumentami, jak: nota bukingowa, lista ładunkowa, czarter, nota gotowości, kwit sternika (pierwszego oficera). Jednak jednym z najważniejszych dokumentów przewozowych jest konosament. W odróżnieniu od wyżej wymienionych listów jest papierem wartościowym.

W Polsce problematykę konosamentu reguluje kodeks morski. I tak zgodnie z art. 129 § 1 przewoźnik obowiązany jest po przyjęciu ładunku na statek wydać załadowcy (nadawcy) na jego żądanie konosament. Jak wynika z tego przepisu, dokument ten jest wystawiany tylko na wyraźny wniosek nadawcy towaru (np. eksportera), a nie z automatu.

Może być wystawiony w dowolnej liczbie egzemplarzy, przy  czym na każdym musi być uwidocznione, ile takich egzemplarzy powstało. Może to być istotne przy uwarunkowanych formach płatności, kiedy np. bank w ramach akredytywy żąda przedstawienia trzech z trzech (3/3) oryginałów.

Dokument ten stanowi dowód przyjęcia ładunku na statek w celu jego przewozu oraz legitymuje do dysponowania tym ładunkiem i do jego odbioru. Co istotne konosament może być wystawiony na imiennie określonego odbiorcę. Wtedy do przeniesienia praw z dokumentu należy zastosować przelew praw (cesję). Jednak może być także wystawiony na zlecenie określonej osoby.

Wtedy do jego przeniesienia (a w praktyce do przeniesienia prawa do dysponowania towarem) da się wykorzystać instytucję tzw. indosu (służy do przenoszenia praw z papierów wartościowych, działa tak samo jak np. w przypadku weksli). Zgodnie z przepisami konosament może być także wystawiony na okaziciela. Wtedy do przeniesienia prawa wystarczy przekazanie dokumentu (wydanie go osobie, której chcemy dać prawo np. do odbioru ładunku ze statku w porcie docelowym).

Listy przewozowe CMR, CIM oraz SMGS są wypełniane zgodnie z przyjętymi i jednolitymi wzorcami, ale nie ma takiego międzynarodowego wzoru konosamentu. Dlatego każdy przewoźnik morski może stosować własny wzór tego dokumentu. Niemniej zwykle znajdzie się tam miejsce na podanie informacji:

- identyfikujących i opisujących ładunek,

- o jego stanie po przyjęciu na statek (czy towar jest uszkodzony czy nie),

- umożliwiających identyfikację stron (nadawcy, odbiorcy, przewoźnika),

- o nazwie statku, porcie załadunku, docelowym (przeładunkowym, jeżeli taki proces wchodził w grę),

- o dacie nadania towaru,

- o liczbie wystawionych oryginałów,

- o osobie lub instytucji, która powinna zostać powiadomiona o przybyciu ładunku do portu docelowego (tzw. klauzula notify), np. agencji celnej zaangażowanej przez nadawcę lub odbiorcę,

- o frachcie (kosztach transportu) i innych należnościach.

Oczywiście dla przedsiębiorcy przekazującego towar do  przewozu najważniejsze, aby nie zapomnieć o podpisie (pieczątce) osoby mającej prawo działać w imieniu przewoźnika, który będzie potwierdzał informacje zawarte w konosamencie.

Także samolotem

Jeżeli przedsiębiorca będzie korzystał z transportu lotniczego, może spotkać się z międzynarodowym lotniczym listem przewozowym AWB.

Potwierdza on zawarcie umowy przewozowej, a tym samym stanowi zobowiązanie przewoźnika do  dostarczenia określonej przesyłki wymienionemu w dokumencie odbiorcy. Dokument wystawiany jest zgodnie ze standardowym formularzem przygotowanym przez Międzynarodowe Zrzeszenie Przewoźników Lotniczych (IATA).

Stąd niezależnie od miejsca (kraju) nadania i odbioru dokument ten będzie tak samo wyglądał (wystawia się go w języku angielskim). List AWB jest wystawiany w trzech oryginałach, według prostej zasady: jeden egzemplarz dla nadawcy (potwierdzenie przekazania towaru przewoźnikowi), jeden dla odbiorcy i jeden dla przewoźnika. Oprócz tego występuje zwykle sześć kopii dla portów lotniczych.