Czy pracodawca musi zapłacić za przesunięcie terminu urlopu, który jeszcze się nie rozpoczął?

Zaczyna się sezon urlopowy, a z nim powtarzające się od lat problemy i pytania. Szef nagle zażąda obecności pracownika, który już przygotował się do wyjazdu lub co gorsza wyjechał na wakacje. Jak ma to zrobić? Czy musi liczyć się z kosztami, gdy podwładny przerwie urlop i pojawi się w firmie?

Inna data

Co do zasady pracownik powinien wypoczywać w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał prawo do urlopu. To oznacza, że wtedy pracodawca ma go udzielić. Tak nakazuje art. 161 kodeksu pracy. Nie zawsze jednak wakacyjny pobyt w zaplanowanym czasie będzie możliwy.

Gdy szef inicjuje zmianę tej daty, trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza dotyczy przesunięcia terminu urlopu i mówi o tym art. 164 § 2 k.p., a druga wiąże się z odwołaniem z wakacji i o tym stanowi art. 167 k.p.

Pierwsza zachodzi wtedy, gdy pracownik dopiero przygotowuje się do wypoczynku, ale jeszcze na nań nie wyjechał lub nie rozpoczął, a druga, gdy już pożegnał się z kolegami i opala się na plaży czy spaceruje po górach, a ważny telefon wzywa go do firmy.

Z pewnością więcej wątpliwości mają pracodawcy przy  zmianie daty wakacji, zanim pracownik je rozpocznie.

Także na wniosek pracownika

O przesunięcie terminu urlopu może też z ważnych przyczyn wnioskować pracownik, co za każdym razem ocenia pracodawca.

Może to być np. choroba dziecka i konieczność sprawowania nad nim osobistej opieki lub odwołanie przez organizatora zagranicznej wycieczki z powodu trzęsienia ziemi.

Tym bardziej że przepisy nie są tu precyzyjne.

Przykład 1

W kwietniu pani Elżbieta, pracownica działu finansowego, ustaliła z szefem, że dwutygodniowy urlop będzie mieć w drugiej połowie czerwca. Nie wykupiła wczasów ani żadnej wycieczki, licząc na korzystne oferty w ostatniej chwili.

Na trzy dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu pracodawca przesunął go o tydzień, gdyż 20 czerwca w firmie miała pojawić się kontrola urzędu skarbowego.

Natomiast z tego samego powodu pracodawca odwołał z wakacji przebywającego na Mazurach pana Andrzeja. Jest on kierownikiem działu finansowego i jego obecność podczas wizyty skarbówki w zakładzie jest niezbędna.

Ważne powody

Tu właśnie dochodzimy do  sedna przy przesunięciu podwładnemu terminu urlopu. Wskazuje je art. 164 § 2 k.p. Aby to zrobić, łącznie muszą być spełnione dwa warunki: pracodawca ma szczególne (nadzwyczajne) potrzeby oraz musi je wypełnić pracownik wybierający się na urlop. W przeciwnym razie jego nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia pracy firmy.

Są to np. takie okoliczności, których szef nie przewidział przy sporządzaniu planu urlopów lub gdy godził się na wykorzystanie przez zatrudnionego wypoczynku w określonym terminie.

Tak będzie u pani Elżbiety z przykładu 1, której nagła wizyta urzędu skarbowego pokrzyżowała plany, przesuwając start wakacji o kilka dni. Natomiast odwołanie pracownika z urlopu jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wolnego (art. 167 § 1 k.p.).

Tylko bezpośredni związek

Zazwyczaj decyzja szefa o  opóźnieniu wyjazdu na wakacje zaskakuje pracownika. Często jest on już do nich przygotowany, ma opłacone nawet w całości bilety kolejowe czy lotnicze, pobyt na wczasach, wycieczkę, noclegi w hotelu, kupił nową kurtkę, strój kąpielowy, sprzęt do nurkowania czy buty do chodzenia po górach. Po oświadczeniu pracodawcy o cofnięciu zgody na wakacje wpada w złość i panikę. Kto za to wszystko zapłaci?

Art. 164 § 2 k.p. nic nie mówi o zwrocie kosztów przez pracodawcę w takiej sytuacji. Eksperci uważają jednak, że jest to luka prawna i radzą stosować na zasadzie analogii art. 167 § 2 k.p. Tak zresztą robi większość pracodawców. Przepis ten nakazuje „pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z  urlopu” .

Patrycja Zawirska radca prawny, partner w Raczkowski i Wspólnicy sp.k.

Komentuje Patrycja Zawirska, radca prawny, partner w Raczkowski i Wspólnicy sp.k.

Szef ma obowiązek pokrycia kosztów poniesionych w bezpośrednim związku nie tylko z odwołaniem z urlopu, lecz również z jego przesunięciem. Są nimi przede wszystkim niepodlegające zwrotowi opłaty za hotel oraz bilet.

Co do zasady chodzi wyłącznie o wydatki dotyczące pracownika, a nie członków jego rodziny lub przyjaciół, którzy także zrezygnowali z wyjazdu. Wyjątkowo kosztem bezpośrednio związanym z przesunięciem urlopu może być w mojej ocenie opłata za hotel i bilet małoletniego dziecka pracownika, ale wszystko zależy od okoliczności.

Pracownik, który chce, aby szef zwrócił mu jeszcze inne wydatki (np. w związku z zakupionym na wyjazd sprzętem, rezerwacją wycieczek fakultatywnych podczas wypoczynku), musiałby wykazać, że po stronie pracodawcy nie zaistniały „szczególne potrzeby”, uzasadniające przesunięcie urlopu lub że nieobecność pracownika nie spowodowałaby poważnego zakłócenia toku pracy, a także że między przesunięciem wakacji a szkodą występuje adekwatny związek przyczynowo-skutkowy.

Grzegorz Orłowski radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak

Komentuje Grzegorz Orłowski, radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak

Zgadzam się na stosowanie przez analogię przepisów o odwołaniu z urlopu, o czym napisałem już w pierwszym swoim komentarzu do kodeksu pracy sprzed 16 lat.

Wyrównanie pracownikowi strat w związku z nieudzieleniem urlopu w uzgodnionym terminie wydaje mi się oczywistością; strat w takim zakresie, w jakim pracownik nie może ich uniknąć albo przynajmniej zmniejszyć.

W szczególności chodzi o przypadki „zainwestowania” w planowany wypoczynek (kupno wycieczki, wynajęcie kwatery itp.). Jeżeli podwładny może część z takich strat zniwelować, np. odzyskać ułamek należności od organizatora wypoczynku, oczywiście należy to uwzględnić.

Bardziej chodzi tu o poniesione przez pracownika koszty związane z przesunięciem urlopu niż o klasyczne odszkodowanie. Takie są zasady przy odwołaniu z urlopu, w którym kodeks wspomina o zwrocie kosztów wynikających z odwołania, a nie o odszkodowaniu z tego tytułu.

A to oznacza, że podwładny może się domagać od zatrudniającego zapłacenia za to, czego nie jest w stanie odzyskać od organizatora wczasów czy przewoźnika i co bezpośrednio jest związane z przesunięciem wolnego. Nie będzie to więc całość kosztów, ale niewykluczone, że ich znacząca część. Poszkodowany otrzyma wyrównanie do pełnej ceny zakupionego i niewykorzystanego przejazdu czy pobytu na wakacjach.

Przykład 2

Umowa z biurem podróży pani Eweliny, której szef nagle nakazał wstrzymać wyjazd na Teneryfę, stanowi, że w razie rezygnacji na 14 dni przed wylotem przepada połowa ceny, po tym terminie zaś to już utrata 80 proc.