Handlowiec dostanie pensję za dojazd do miejsca delegacji

W przypadku delegacji odbywanej samochodem służbowym do czasu pracy z zasady nie wlicza się tego poświęconego na dojazd do docelowej miejscowości i drogę powrotną.

Takiego wliczenia należy jednak dokonać przy pracownikach mobilnych (np. przedstawicielach handlowych) lub gdy przejazdy pokrywają się z normalnymi godzinami pracy delegowanego.

Zwrot kosztów i diety

Pracownikowi wysłanemu w podróż służbową w celu realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań przysługują określone należności, m.in. diety, zwrot kosztów przejazdów czy noclegu.

Delegując swych podwładnych poza miejsce pracy ustalone w umowie o pracę, oprócz doświadczania kłopotów z prawidłowym ustaleniem wysokości należnych na tę okoliczność świadczeń, firmy niejednokrotnie stają w obliczu problemów związanych z prawidłowym rozliczaniem czasu pracy w delegacji. A co za tym idzie, mają kłopot z właściwym jego wynagradzaniem.

Trudności wynikają głównie z pewnych odmienności, jakie w zakresie liczenia godzin pracy delegowanych występują w stosunku do podwładnych wykonujących przypisane zadania stacjonarnie, czyli np. wyłącznie lokalnie w placówce podmiotu zatrudniającego.

Nadgodziny na wyjeździe

Czas poświęcony na pracę w trakcie podróży służbowej pracodawca powinien rozliczać i opłacać tak jak czas przepracowany w stałym miejscu pracy. Gdy zatem wyjazdowe zadania realizowane są np. w nocy, powstaje konieczność wypłaty dodatków nocnych.

Jeśli natomiast podczas delegacji podwładny wypełniał obowiązki pracownicze ponad kodeksowe normy, to należy zakwalifikować te godziny jako nadliczbowe, uprawniające do odpowiedniej rekompensaty. Ta występuje pod postacią normalnego wynagrodzenia, a także stosownych dodatków lub czasu wolnego.

Należności za nadgodziny na wyjeździe, nieskompensowane czasem wolnym, szef ma obowiązek kalkulować na identycznych zasadach, co wszystkie inne nadliczbówki. Ponadnormatywna aktywność w delegacji w godzinach harmonogramowych w wymiarze finansowym nagradzana jest więc:

1) normalnym wynagrodzeniem, czyli takim, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmującym zarówno płacę zasadniczą wynikającą ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe elementy pensji o charakterze stałym (np. premie regulaminowe, dodatek funkcyjny i stażowy), jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych zatrudniony ma do nich prawo (wyrok Sądu Najwyższego z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86),

2) dodatkami w wysokości 100 proc. w przypadku:

- nadgodzin wypadających w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy albo w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

- nadliczbówek wynikających z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, z wyjątkiem sytuacji, gdy przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy ponad normę dobową zrekompensowaną dodatkiem lub czasem wolnym,

3) dodatkami 50-procentowymi – za nadgodziny wypracowane w innych okolicznościach niż wymienione powyżej.

Aby skalkulować dodatek za jedną godzinę nadliczbową, trzeba:

- stałą stawkę miesięczną wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

- obliczyć iloraz wynagrodzenia ustalonego według zasad obowiązujących przy obliczaniu pensji za urlop wypoczynkowy i liczby godzin przepracowanych przez zatrudnionego w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie; działanie to wykonujemy, kiedy podwładny otrzymuje tylko zmienne elementy płacowe (np. przy rozliczeniach w systemie prowizyjnym).

Przejazdy to nie praca

Długość trwania podróży służbowej i czas pracy nie są pojęciami tożsamymi. Czas dojazdu do miejsca docelowego delegacji, w którym pracownik świadczy pracę i czas powrotu do miejsca stałego wykonywania pracy lub miejsca zamieszkania zatrudnionego, co do zasady nie jest czasem pracy.

Będzie nim jednak wtedy, kiedy:

- przemieszczanie pokryje się z godzinami pracy wynikającymi z rozkładu czasu pracy danego pracownika lub

- w trakcie przejazdów pracownik wykonywał pracę.

Taki pogląd niejednokrotnie wyrażał Sąd Najwyższy. Przykładem może być wyrok z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04), w którym SN stwierdził, że: „czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 kodeksu pracy), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.

Podobne tezy SN sformułował w wyroku z 4 kwietnia 1979 r. (I PRN 30/79).

Biorąc to wszystko pod uwagę, należy przyjąć, że pracownikowi udającemu się w pojedynkę w delegację samochodem służbowym zaliczymy do czasu pracy jedynie te okresy podróży, które pokrywają się z jego godzinami pracy wynikającymi z harmonogramu. Za czas w podróży przypadający poza te godziny delegowany nie ma prawa ani do wynagrodzenia, ani do odebrania wolnego od pracy.

Mobilnych liczymy inaczej

Charakter pracy niemałej grupy pracowników polega na permanentnym przemieszczaniu się na mniejszych lub większych obszarach, nierzadko w obrębie całego kraju czy nawet kontynentu. Chodzi przede wszystkim o przedstawicieli handlowych, serwisantów czy menedżerów zarządzających oddziałami znajdującymi się w różnych miejscowościach.

Pokonywanie znaczących odległości, jako nieodłączny element przypisanych im obowiązków służbowych, nakazuje zaliczyć ich do tzw. pracowników mobilnych. Zaopatrzeni w niezbędne środki komunikacji w postaci telefonów, laptopów, tokenów większość czasu spędzają w podróży, najczęściej kontaktując się z pracodawcą zdalnie.

W przypadku takich osób samo podróżowanie to także czas pracy. Należy go liczyć od momentu wyjścia z domu do chwili powrotu do miejsca zamieszkania. Tak wynika z wyroku SN z 27 stycznia 2009 r. (II PK 140/08) oraz wyroku z 3 grudnia 2008 r. (I PK 107/08).

W tym drugim czytamy: „czas pracy w rozumieniu art. 128 kodeksu pracy rozpoczyna się od wyjazdu z mieszkania pracownika handlowego w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy, a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania; czas ten obejmuje również powrót do mieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego”.

Uwaga na doby pracownicze

Rozliczając czas pracy i należne z tego tytułu wynagrodzenie, pracodawca musi przywiązywać dużą wagę do tzw. doby pracowniczej. Stanowią ją kolejne 24 godziny, licząc od tej, w której zatrudniony rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem (harmonogramem) pracy (art. 128 § 3 k.p.).

To bardzo istotny aspekt, ponieważ bardzo często skutkiem „łamania” doby są nadgodziny i konieczność ich opłacenia.

Harmonogram podwładnego powinien być zatem tak zaplanowany, by nie rozpoczynał on pracy dwukrotnie w tej samej dobie pracowniczej.

Przykład

Pani Anita pracuje od poniedziałku do piątku od 8 do 16. Pewnego wtorku na polecenie pracodawcy rozpoczęła pracę godzinę wcześniej (od 7) i wykonywała zadania służbowe do 16.