- Pracownik pracował w poniedziałek w godz. 8.00-16.00 (zgodnie z rozkładem). We wtorek musiał przyjść do pracy wcześniej – pracował od 6.00, ale tylko do 14.00. Jesteśmy małą firmą, nie mamy przepisów wewnętrznych. Zatrudnieni pracują zgodnie z poleceniami pracodawcy przekazywanymi co jakiś czas mailem. Od dłuższego czasu jest to poniedziałek – piątek w godz. 8.00-16.00. Czy takie przesunięcie jest prawidłowe? – pyta czytelniczka.

Nie.

Pracodawca nie może swobodnie zmieniać rozkładów czasu pracy. W stanie faktycznym pojawiły się dwie godziny nadliczbowe, które należy odpowiednio zrekompensować. Trzeba je też wykazać jako pracę nadliczbową w ewidencji czasu pracy.

Co więcej, pracodawca nieprawidłowo ustalił rozkłady czasu pracy. Powinien to zrobić w obwieszczeniu. Jego forma nie jest narzucona i zasadniczo jest to zarządzenie (polecenie) pracodawcy. Jednak obowiązuje sformalizowany termin wejścia w życie zarówno takiego obwieszczenia, jak też wprowadzanych do niego zmian.

Czytaj też:

Inny rozkład czasu pracy dla jednej osoby

Modyfikacja rozkładu pracy na indywidualny wniosek pracownika nie wymaga zmiany regulaminu

Harmonogram czasu pracy: Jak tworzyć i zmieniać rozkład czasu pracy

Dwa znaczenia

Rozkład czasu pracy to pojęcie o dwojakim znaczeniu. Jedno odnosi się do rozkładu (rozkładów) wprowadzanych przez pracodawcę w regulaminie pracy lub – w przypadku, gdy firma nie wydaje regulaminu – obwieszczeniu odnoszącym się do czasu pracy. Rozkład wyznacza ogólne ramy, po których można się poruszać, planując pracę. Drugie znaczenie to indywidualne ustalenie dni i godzin pracy – popularnie mówiąc harmonogram lub grafik.

Stałe godziny

Rozkład może być określony jako stały. Wówczas nie ma konieczności, a nawet możliwości, tworzenia harmonogramów. Te ostatnie pojawiają się, gdy z przepisów wewnętrznych (regulamin lub obwieszczenie) albo z umowy o pracę nie wynika konkretny rozkład. Pracownik musi bowiem mieć pełną świadomość, w jakich dniach i godzinach ma zaplanowaną pracę, czy też dokładniej – kiedy musi świadczyć pracę (stawić się w wyznaczonym przez pracodawcę miejscu w gotowości do jej wykonywania).

Rozkładu nie tworzy się jedynie dla pracowników objętych zadaniowym czasem pracy.

Zmiana z wyprzedzeniem

Rozkładów nie tworzy się przy tym z dnia na dzień. Pracodawca, który nie ma obowiązku wydawać regulaminu pracy (zatrudniający poniżej 50 pracowników), określa je w obwieszczeniu o czasie pracy. Jest to akt władczy pracodawcy, swoiste polecenie służbowe o charakterze ogólnym. Nie ma ono narzuconej formy, ale stosuje się do niego pewne regulacje dotyczące regulaminu pracy – art. 1043 k.p.

W związku z tym obwieszczenie (jak też jego zmiany) wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Nie ma przy tym żadnego przybliżenia co do „przyjętych" sposobów. Ważne jest jedynie, by informację mogli odebrać (odczytać) wszyscy zatrudnieni. Można ją przekazać:

-  wywieszając na tablicy ogłoszeń,

-  zamieszczając na stronie intranetowej firmy,

-  na piśmie obiegowym rozpowszechnianym wśród pracowników komórek organizacyjnych przez ich kierowników,

-  e-mailem.

Druga kwestia to obowiązek zapoznania nowo przyjmowanego pracownika z treścią obwieszczenia przed dopuszczeniem go do pracy.

Bez zachowania tych reguł pracodawca nie może swobodnie wprowadzać rozkładu czasu pracy. Natomiast zmian nie można uznać za ustalenie harmonogramów, gdyż te muszą obejmować okres co najmniej miesiąca i być wręczane z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.

Rekompensata nadgodzin

Uzasadnione jest przyjęcie, że zatrudnieni pracują w godzinach 8.00-16.00, skoro pracę w tych godzinach wykonują od dłuższego czasu. Należy uznać, że jest to stały rozkład czasu pracy ich obowiązujący.

W konsekwencji pracownik, o którym mowa w pytaniu, świadczył pracę częściowo poza rozkładem. Dwie pierwsze godziny pracy (6.00-8.00) przypadały na jeszcze niezakończoną dobę pracowniczą rozpoczętą w poniedziałek o godz. 8.00. Ta doba jest oderwana od doby kalendarzowej i wynosi 24 godziny od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika.

To, że zatrudniony pracował od 6.00 do 14.00, a nie do 16.00, nic nie zmienia. Pracę krótszą o 2 godziny można uznać za rekompensatę nadgodzin czasem wolnym. Co jednak istotne, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o oddanie mu czasu wolnego za pracę nadliczbową (a z pytania wynika, że tak było), rekompensatę narzucił pracodawca. Pracownikowi przysługuje zatem 1,5 godz. wolnego za każdą godzinę nadliczbową, bez wpływu na wysokość wynagrodzenia. Pracodawca jest mu więc jeszcze „winien" godzinę wolnego.

Fakt zrekompensowania pracy nadliczbowej nie wpływa na obowiązek jej wykazania w ewidencji czasu pracy. Zrekompensowane nadgodziny nie „znikają" – wchodzą one do limitów pracy nadliczbowej, trzeba je dokumentować w ewidencji.

Autor jest prawnikiem