Zobowiązane do przekazania sprawozdania PRTR są przede wszystkim te zakłady, od których wymaga się posiadania pozwolenia zintegrowanego. Ale nie tylko. Powinni o nich pamiętać m.in. właściciele stoczni oraz ci, którzy zajmują się górnictwem i przetwórstwem węgla, impregnacją drewna, hodowlą ryb i skorupiaków czy oczyszczaniem ścieków przemysłowych.
Obowiązek ten wynika z unijnego rozporządzenia nr 166/ 2006/WE w sprawie ustanowienia europejskiego rejestru uwalniania i transferu zanieczyszczeń. Dane powinny być zgodne z tymi, na podstawie których firmy rozliczają się z opłat za korzystanie ze środowiska.
W sprawozdaniu trzeba także opisać metody zbierania danych. Można wykorzystywać wyniki pomiarów, obliczeń albo oszacowania. Sposób prowadzenia pomiarów, metody obliczania i oszacowania wykonuje się według wytycznych Komisji Europejskiej.
Rejestr zwany E-PRTR (ang. European Pollutant Release and Transfer Register) dotyczy łącznie 91 kategorii substancji. Przedsiębiorcy uwzględniają przy tym ilościowe progi emisji.
W zakresie transferu odpadów sprawozdanie dotyczy >2 t/rok odpadów niebezpiecznych lub >2000 t/rok odpadów innych niż niebezpieczne przekazanych do unieszkodliwiania i odzysku (w tym transgraniczne przemieszczanie).