Art. 23 § 1 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tj. DzU 2007 r., nr 168, poz. 1186 ze zm.) nakłada na sąd rejestrowy obowiązek merytorycznej kontroli zgodności z przepisami prawa załączonych do wniosku dokumentów.
Kontrola ta musi być przeprowadzona w dwóch płaszczyznach, tj. przedmiotem badania winna być zarówno zgodność dokumentów pod względem formy, jak i treści. Jednakże w praktyce sądy rejestrowe skupiają uwagę na wymaganiach formalnych, badanie zaś treści dokumentów jest dość pobieżne.
Jaka zasada
Charakterystycznym przykładem niedokładnego badania zgodności treści załączonych do wniosku dokumentów z przepisami prawa są statuty (umowy, akty założycielskie) w części dotyczącej firmy przedsiębiorcy.
Przepisy kodeksu spółek handlowych dają założycielom spółki kapitałowej swobodę w doborze firmy (art. 160 § 1
– sp. z o.o.; art. 305 § 1 k.s.h. – spółka akcyjna). Jednakże reguły doboru firmy przedsiębiorcy zostały uregulowane również w kodeksie cywilnym, który wprowadza pewne wymagania. Zgodnie bowiem z art. 43
3
§ 1 kodeksu cywilnego „Firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku”.
Przepis ten stanowi w polskim systemie prawnym tzw. zasadę wyłączności firmy. Z treści tego przepisu wynika, że firma przedsiębiorcy powinna odróżniać się dostatecznie od innych firm przedsiębiorców działających na tym samym rynku. Uznaje się, że wymóg dostateczności odróżniania firmy przedsiębiorcy od firm innych przedsiębiorców jest spełniony, gdy brzmienie firmy pozwala przeciętnemu uczestnikowi obrotu bez problemu zidentyfikować przedsiębiorcę, z którym ma do czynienia.
Bezpieczny obrót
Dostateczne odróżnienie firm przedsiębiorców ma tym samym zapewniać bezpieczeństwo obrotu i zminimalizowanie niebezpieczeństwa wprowadzania w błąd potencjalnych kontrahentów i konsumentów co do podmiotu, z którym wchodzą w stosunki prawne. Przy ocenie, czy firma jednego przedsiębiorcy wystarczająco odróżnia się od innych, należy brać pod uwagę pełne jej brzmienie, a nie ograniczać się jedynie do poszczególnych jej elementów.
Ponadto dostateczne odróżnienie firm odnosi się do przedsiębiorców działających na tym samym rynku. Pojęcie rynku użyte w przepisie należy pojmować dwojako: rynek w znaczeniu terytorialnym oraz rynek w znaczeniu przedmiotowym (rynek produktów danego rodzaju). Nie jest bowiem zakazane używanie takiej samej firmy przez przedsiębiorców działających na różnych rynkach lokalnych (np. teren miasta Szczecina i teren miasta Przemyśla), choćby prowadzili zbliżoną do siebie działalność.
Tak samo dopuszczalne jest działanie przedsiębiorców pod tą samą firmą na jednym rynku lokalnym, jeżeli ich przedmiot działalności, oferowane usługi lub towary są zupełnie odmienne (np. producent odzieży i firma farmaceutyczna). Każdy przypadek wymaga odrębnej analizy.
Sądy rejestrowe często zapominają o zasadzie wyłączności firmy. Rejestrują przedsiębiorstwa działające na tym samym rynku (terytorialnym i przedmiotowym) pod bardzo zbliżoną firmą wywołującą dezorientację nawet przeciętnego uczestnika obrotu Sytuacja ta występuje zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorcy są powiązani kapitałowo lub osobowo.
Przykład
Przedsiębiorca działa pod firmą „Spółdzielnia DUSI Ochrona Osób i Mienia” wpisana do KRS. Posiada siedzibę w Krakowie przy ul. Rynek 4. Spółka posiada dwuosobowy zarząd w osobach pana Jana Kowalskiego i Jana Malinowskiego. Ma 10-osobową radę nadzorczą.
Podstawowym przedmiotem działalności Spółdzielni jest działalność ochroniarska (wpis w KRS obejmuje 10 pozycji zgodnie z PKD). Na początku 2011 r. Spółdzielnia tworzy Spółkę z o.o. pod firmą „DUSI – Ochrona Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”.
Spółka ma siedzibę w tym samym miejscu co spółdzielnia. Członkami zarządu spółki są członkowie zarządu spółdzielni. Spółka posiada radę nadzorczą identyczną jak spółdzielnia (10 tych samych osób) oraz identyczny przedmiot działalności (10 tych samych pozycji PKD).
W połowie 2011 r. Spółdzielnia tworzy kolejną spółkę z o.o., która różni się od poprzedniej tylko jednym elementem, jej firma brzmi „Ochrona – DUSI Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” (zamiana kolejności dwóch słów, pozostałe elementy bez zmian – siedziba, zarząd, rada nadzorcza, przedmiot działalności).
Przykład oparty jest na prawdziwych wpisach w KRS dokonanych przez jeden z sądów rejestrowych. Zauważyć również trzeba, że bez znaczenia w doborze firmy dla spółek z przykładu są powiązania kapitałowe i osobowe wszystkich trzech podmiotów. Dla dostatecznego odróżniania firm przedsiębiorców nie ma znaczenia ewentualna zgoda innych przedsiębiorców na używanie ich firmy. W niektórych przypadkach bowiem przedsiębiorcom zależy na tym, aby przeciętny uczestnik obrotu nie do końca wiedział, z kim wchodzi w stosunki prawne.
Rola notariusza
Wina za tworzenie firm przedsiębiorców z naruszeniem zasady wyłączności obciąża również notariuszy. Zgodnie bowiem z art. 81 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (tj. DzU 2008 r., nr 189, poz. 1158 ze zm.). „Notariusz odmówi dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem”.
W podanym przykładzie akty założycielskie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością zawiązywanych przez spółdzielnię sporządzone zostały przez tego samego notariusza. W takim przypadku notariusz stosownie do przepisu winien odmówić sporządzenia aktu założycielskiego spółki jako sprzecznego z prawem.
