Nie ma tu znaczenia, że przedmiotem najmu jest np. mieszkanie niewchodzące w skład majątku firmy.

To także działalność gospodarcza

W świetle przepisów ustawy o VAT najem jest usługą, która podlega opodatkowaniu, o ile jest wykonywana przez podatnika VAT w ramach działalności gospodarczej.

Trzeba jednak pamiętać, że ustawa o VAT zawiera własną definicję działalności gospodarczej.

Kto jest podatnikiem

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 „działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy.

Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych”.

Mieszczą się w niej również „czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych”.

Osoba wynajmująca mieszkanie czy garaż za wynagrodzeniem spełnia więc co do zasady definicję podatnika prowadzącego działalność gospodarczą. Nie ma tu znaczenia, że chodzi o tzw. najem prywatny (nie w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej).

Cele mieszkaniowe zwolnione

Istotne jest jednak, że najem mieszkań na cele mieszkalne jest zwolniony z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Zgodnie z nim, zwalnia się od podatku usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Na podstawie art. 43 ust. 20 ustawy o VAT zwolnienie, o którym tu mowa, nie ma zastosowania do usług wymienionych w poz. 163 załącznika nr 3 do ustawy (związanych z zakwaterowaniem, oznaczonych symbolem PKWiU 55 objętych 8-proc. stawką). Pozostałe usługi najmu (np. lokali użytkowych, garaży, lokali mieszkalnych na cele inne niż mieszkaniowe) są objęte stawką podstawową (23 proc. VAT). W grę może jednak wchodzić tzw. zwolnienie podmiotowe z tego podatku.

W grę wchodzi zwolnienie z uwagi na niewielkie obroty

Jeśli wpływy z najmu, np. garaży czy lokali użytkowych, nie przekraczają 150 tys. zł rocznie (dla osób rozpoczynających świadczenie usług najmu w trakcie roku limit ten liczy się w proporcji do okresu prowadzonej działalności), wynajmujący może skorzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego. Mowa o nim w art. 113 ustawy o VAT.Sprawa komplikuje się, gdy wynajmujący prowadzi firmę.

Będąc z tego tytułu czynnym podatnikiem VAT, musi rozliczać podatek także od wpływów z najmu (z wyjątkiem sytuacji, gdy w grę wchodzi zwolnienie przedmiotowe dla wynajmu mieszkań na cele mieszkalne). Natomiast gdy jako przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia podmiotowego (ze względu na niewielkie obroty firmy), do wartości sprzedaży uzyskanej z firmy musi dołączyć wpływy z najmu, aby ustalić, czy łączna sprzedaż nie przekroczyła limitu 150 tys. zł.

Przy jego liczeniu nie uwzględnia się jednak sprzedaży zwolnionej (a więc wpływów z wynajmu mieszkań na cele mieszkalne).

Czy wynajmujący musi mieć kasę fiskalną

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (tzw. sprzedaż detaliczna) mają obowiązek prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek ten dotyczy też wynajmujących. Można jednak skorzystać z jednego z licznych zwolnień przewidzianych w rozporządzeniu ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przede wszystkim jest to zwolnienie dla tych, u których sprzedaż detaliczna nie przekroczyła progów przewidzianych w rozporządzeniu: 40 tys. zł i 20 tys. zł. Ten drugi limit dotyczy osób rozpoczynających działalność w trakcie roku.Inne zwolnienie, przewidziane w poz. 24 załącznika nr 1 do rozporządzenia, dotyczy wynajmu i usług zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturami (pod pojęciem faktur rozumie się także rachunki wystawione na podstawie przepisów ordynacji podatkowej).

Kolejne wynika z poz. 37 załącznika nr 1 do rozporządzenia – dotyczy świadczenia usług (nie sprecyzowano jakich, więc także i najmu), za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), pod warunkiem że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła.

Wykazujemy w deklaracjach

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, musi uwzględnić obrót z tytułu świadczenia usług prywatnego najmu w swoich ewidencjach VAT i składanych deklaracjach na ten podatek. Także gdy jest to obrót zwolniony – z tytułu najmu mieszkania na cele mieszkaniowe.

Wskazuje też na to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 10 czerwca 2011 r. (IBP-P3/443-361/11/PH):

„Wynagrodzenie z tytułu najmu, jako wartość sprzedaży zwolnionej z opodatkowania, mieści się w grupie danych niezbędnych do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania oraz prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Z(...) art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wynika, iż tylko podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione (na podstawie określonych przepisów) oraz podatnicy zwolnieni od podatku (na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) nie są objęci obowiązkiem prowadzenia ewidencji, o której mowa w tym przepisie.

Skoro zatem wnioskodawca (...) prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, która obejmuje również czynności opodatkowane pozytywnymi stawkami VAT, jest zobowiązany do wykazania wartości sprzedaży zwolnionej z tytułu najmu lokalu mieszkalnego osobie fizycznej na cele mieszkaniowe w prowadzonej ewidencji oraz deklaracji podatkowej”.

Wartość sprzedaży zwolnionej wykazuje się w polu nr 20 „Dostawa towarów oraz świadczenie usług, na terytorium kraju, zwolnione od podatku” deklaracji VAT-7 i VAT-7K.

Co do zasady, na przedsiębiorcy ciąży też obowiązek udokumentowania usługi najmu fakturą VAT (gdy najemca jest osobą fizyczną, wystawia się ją tylko na żądanie tej osoby).

Ważne, kto wynajmuje...

W przypadku małżonków wynajmujących nieruchomość należącą do ich wspólnego majątku, istotne może być, kto podpisuje umowę najmu. Jeśli jako wynajmujący figurują w niej oboje małżonkowie, oboje są podatnikami VAT z tytułu najmu. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 21 listopada 2011 r. (IBPP3/443-920/11/KO).

Czytamy w niej: „Podmiot świadczący usługę najmu będzie podatnikiem podatku od towarów i usług wówczas, gdy najem ten będzie wykonywał we własnym imieniu i na własny rachunek. Jeżeli przedmiotem najmu jest rzecz stanowiąca majątek wspólny małżonków, to podatnikiem podatku od towarów i usług, w okolicznościach wskazanych w art. 15 ustawy, będzie ten małżonek, który dokonał czynności podlegającej opodatkowaniu, czyli ten, który dokonuje wynajmu we własnym imieniu (jest stroną czynności prawnej).

Natomiast jeżeli małżonkowie dokonali czynności wspólnie, to każdy z nich z osobna może być podatnikiem podatku od towarów i usług. W rozpatrywanej sprawie najem nieruchomości odbywa się na podstawie umowy podpisanej przez oboje małżonków (stroną umowy jest równocześnie wnioskodawczyni i jej mąż).

Oznacza to, że każdego z małżonków traktować należy jako odrębnego podatnika podatku od towarów i usług, gdyż zarówno zainteresowana, jak i mąż wykonują czynności opodatkowane – najem lokalu na cele użytkowe”. Wówczas każdy z małżonków jest podatnikiem w stosunku do połowy uzyskanych wpływów, chyba że – jak zaznaczyła katowicka Izba Skarbowa w interpretacji z z 12 lipca 2010 r. (IBPP2/443-355/10/BW) – „w umowie najmu wskazano inne udziały”.

...a nie kto rozlicza PIT

Przy czym nie ma tu znaczenia, że jako podatnik podatku dochodowego z tytułu najmu zgłoszony został tylko jeden z małżonków. Ustawa o VAT nie przewiduje bowiem możliwości wskazania jako podatnika tylko jednego małżonka. Jak czytamy w przywołanej już interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 12 lipca 2010 r. „okoliczność, że to żona na mocy złożonego oświadczenia rozlicza w całości przychody z tytułu zawartej umowy najmu, nie może przesądzać o tym, że wnioskodawca nie staje się podatnikiem podatku od towarów i usług z tytułu czynności wykonywanych przez obojga małżonków”.

Z cytowanych wyjaśnień fiskusa wynika jednak, że aby mąż prowadzący firmę nie musiał uwzględniać obrotu z tytułu najmu w swoich rozliczeniach, wystarczy że umowę z najemcą podpisze tylko żona, która działalności nie prowadzi. Wtedy wyłącznie ona będzie uznawana za podatnika z tytułu świadczenia usług najmu (może przy tym korzystać ze zwolnienia przedmiotowego bądź podmiotowego, o ile spełnia ku temu warunki).