Jak rozliczyć wynagrodzenie pracownika wysłanego za granicę

- Spółka z o.o. mająca siedzibę w Krakowie świadczy usługi transportowe na obszarze Polski i Unii Europejskiej. 1 października 2011 delegowała do pracy w Holandii jednego pracownika na stanowisko kierowcy na okres dwóch miesięcy. Wynagrodzenie będzie wypłacała spółka. W którym kraju opodatkować pensję delegowanego pracownika?

– pyta czytelnik.

Zasady opodatkowania osób wykonujących pracę za granicą regulują przepisy ustawy o PIT oraz umowy międzynarodowe zawarte między Polską a państwem, w którym otrzymano wynagrodzenie.

Istotnym kryterium dla określenia obowiązku podatkowego osoby uzyskującej dochód za granicą jest jej miejsce zamieszkania. Według ustawy o PIT za osobę mającą w Polsce miejsce zamieszkania uważa się osobę mającą tu ośrodek interesów życiowych lub przebywającą w naszym kraju dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

O tym czy wynagrodzenie osiągnięte za granicą będzie opodatkowane w Polsce czy za granicą, decyduje właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, w tym wypadku polsko-holenderska konwencja w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu (DzU z 2003 r. nr 216, poz. 2120).

Decyduje czas pobytu

Opodatkowanie w Polsce wynagrodzenia z pracy świadczonej w Holandii uzależnione jest od spełnienia łącznie warunków określonych w art. 15 ust. 2 konwencji, a więc:

- pobyt pracownika w Holandii nie może przekroczyć 183 dni podczas 12-miesięcznego okresu rozpoczynającego się lub kończącego się w danym roku podatkowym i

- wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę, który nie ma miejsca zamieszkania ani siedziby w Holandii (wypłaca je polski zakład pracy) i

- wynagrodzenie nie jest wypłacane przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w Holandii.

Jak liczyć 12-miesięczny okres

Okres nieprzekraczający łącznie 183 dni podczas 12-miesięcznego okresu rozpoczynającego się lub kończącego w danym roku podatkowym należy rozumieć w ten sposób, że 12-miesięczny okres zaczyna się od dnia faktycznego pobytu pracownika za granicą.

Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 6 lipca 2010 (ITPB2/415-363/10/IB): „okres dwunastomiesięczny rozpoczyna swój bieg z momentem faktycznego rozpoczęcia pobytu pracownika w drugim umawiającym się państwie. Stosownie do komentarza do modelowej konwencji w sprawie podatku od dochodu i majątku (OECD) obliczanie długości pobytu w danym państwie jest dokonywane poprzez stosowanie metody opartej na »dniach fizycznej obecności«.

W ramach tej metody każda część dnia, nawet bardzo krótka, spędzona przez podatnika w danym państwie, liczy się jako dzień obecności w tym państwie przy obliczaniu okresu 183 dni. Każdy pełny dzień spędzony natomiast poza danym państwem, czy to w celach wakacyjnych, służbowych, czy z innej przyczyny, nie może być brany pod uwagę”.

W przypadku o którym pisze czytelnik, wynagrodzenie delegowanego pracownika będzie opodatkowane w Polsce i polski zakład pracy jako płatnik będzie miał obowiązek pobierać zaliczki na PIT i wpłacać do urzędu skarbowego w Polsce.

Podatek w Holandii

- Spółka z o.o. mająca siedzibę w Polsce wykonuje usługi w Polsce i na obszarze innych krajów w zakresie produkcji i sprzedaży wyposażenia elektronicznego. Zatrudnia 20 pracowników. 1 marca 2011 oddelegowała trzech pracowników do pracy w Holandii na dziesięć miesięcy w celu sprzedaży produktów i pozyskiwania nowych klientów. Wynagrodzenie będzie wypłacane przez polskiego pracodawcę w obcej walucie. Jak rozliczyć podatek od pensji pracowników wysłanych do pracy w Holandii? – pyta czytelnik.

Na podstawie art. 15 polsko-holenderskiej umowy wynagrodzenie za pracę wykonywaną w Holandii podlega w takim wypadku opodatkowaniu w Holandii.

Ponadto z art. 32 ust. 6 ustawy o PIT wynika, że zakład pracy nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy, jeżeli wynagrodzenie uzyskane przez pracownika za granicą podlega lub będzie podlegać opodatkowaniu za granicą. Wobec tego spółka jako płatnik podatku zaprzestaje poboru zaliczek na podatek dochodowy od delegowanych pracowników od początku ich oddelegowania do Holandii.

Przepisy nie nakazują, aby pracodawca odprowadzał zaliczki na podatek od delegowanych pracowników w państwie delegowania, zatem taki obowiązek będzie spoczywał na pracownikach. Będą oni zobowiązani do zapłaty zaliczek na podatek dochodowy według przepisów obowiązujących w Holandii.

Informacja PIT-11

Na spółce jako płatniku ciąży obowiązek sporządzenia – do końca lutego roku następnego –  informacji PIT-11, w której wykazane zostaną wszystkie dochody podlegające opodatkowaniu w Polsce, kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne zapłacone w Polsce oraz dane dotyczące zagranicznych składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

W informacji PIT-11 nie wykazuje się przychodów opodatkowanych – zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania – za granicą. O ich wysokości płatnik powinien poinformować pracownika w odrębnej informacji. Przepisy ustawy o PIT nie regulują formy takiej informacji. Pracodawca powinien jednak przekazać pracownikowi wszystkie dane niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku. -

Zagraniczne dochody w zeznaniu

Dochody opodatkowane w Holandii są opodatkowane także w Polsce. W celu uniknięcia podwójnego opodatkowania będą podlegały rozliczeniu w Polsce z zastosowaniem metody proporcjonalnego odliczenia, która wynika z art. 23 ust. 5 lit. a konwencji polsko-holenderskiej oraz art. 27 ust. 9 i 9a ustawy o PIT.Podatnik ma obowiązek wykazać zagraniczne dochody w rocznym zeznaniu podatkowym.

Podatek zapłacony za granicą jest zaliczany na poczet podatku należnego w Polsce, ale do wysokości podatku przypadającego proporcjonalnie na dochód uzyskany za granicą. Formularzem przewidzianym do rozliczenia zagranicznych dochodów jest PIT-36 oraz załącznik PITZ/G.