Prowadzenie interesów nie tylko we własnym kraju, ale również poza jego granicami nie jest już nowością. Rozwijająca się Europa i handel wewnątrzunijny zmuszają przedsiębiorców do zapoznania się z wieloma regulacjami na poziomie europejskim.
Ze względu na skutki prawne związane z doręczaniem dokumentów (wszczynających np. postępowanie przeciwko adresatowi) regulacje prawne zwłaszcza w tym zakresie mają kluczowe znaczenie.
Moc rozporządzenia
Każdy przedsiębiorca musi więc wiedzieć, do czego jest uprawniony w momencie otrzymania listu z sądu lub jak powinny zostać dostarczone dokumenty sądowe z innego państwa członkowskiego.
Rozporządzenie nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z 13 listopada 2007 reguluje procedury doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych.
Rozporządzenie to obowiązuje bezpośrednio, co oznacza, że wraz z wejściem w życie stało się ono automatycznie częścią polskiego porządku prawnego, bez potrzeby jego wprowadzenia do norm prawa polskiego. Odgrywa ono więc pierwszorzędną rolę w momencie doręczenia pisma między państwami Unii Europejskiej.
Ponadto przepisy rozporządzenia 1393/2007 są nadrzędne wobec postanowień dwu- lub wielostronnych umów, porozumień zawartych przez państwa członkowskie. Rozporządzenie obowiązuje we wszystkich państwach Unii Europejskiej. Nie ma zastosowania, w przypadku gdy nie jest znany adres osoby lub przedsiębiorcy, którym należy doręczyć dokument.
Rozporządzenie 1393/2007 nie zostało również przewidziane przy doręczeniach dokumentów upoważnionym przedstawicielom stron w danym państwie członkowskim, w którym toczy się postępowanie, niezależnie od miejsca zamieszkania stron.
Rozporządzenie przewiduje kilka sposobów doręczeń >patrz ramka.
Jak jest u nas
Polska nie dopuściła doręczania dokumentów za pośrednictwem przedstawicieli dyplomatycznych lub konsularnych na jej terytorium. Wyjątek stanowią przypadki, gdy dokument ma być doręczony obywatelowi państwa członkowskiego przekazującego.
W Polsce nie jest dopuszczalne również doręczenie bezpośrednie, tj. przekazanie dokumentów bezpośrednio przez urzędników sądowych lub inne właściwe osoby w państwie.
Sposób podstawowy
Doręczenie za pomocą jednostek przekazujących i przyjmujących jest podstawowym sposobem doręczania dokumentów.
Jednostki przekazujące są odpowiedzialne za przesyłanie dokumentów sądowych i pozasądowych, które mają zostać doręczone w innym państwie członkowskim. Jednostki przyjmujące są odpowiedzialne za odbieranie dokumentów sądowych i pozasądowych z innego państwa członkowskiego.
Chcąc więc doręczyć pozew przeciwko osobie zamieszkałej w innym państwie Unii Europejskiej lub firmie z siedzibą na terenie innego państwa członkowskiego tym sposobem, należy przekazać go do polskiej jednostki przekazującej. Jednostką przekazującą w Polsce są sądy powszechne (tj. sądy rejonowe, okręgowe i apelacyjne) oraz Sąd Najwyższy.
Sąd przekaże dokument jednostce przyjmującej państwa docelowego, która doręczy go dalej adresatowi. Na terenie Polski jednostkami przyjmującymi są sądy rejonowe właściwe miejscowo dla adresata pism i tylko one mogą dokonywać doręczenia pism z innych państw Unii Europejskiej.
Przykładowo w Niemczech jednostkami przyjmującymi są sądy rejonowe (Amtsgerichte), w których okręgu ma zostać doręczone pismo. Należy zwrócić uwagę, że przekazywane dokumenty nie wymagają uwierzytelnienia oraz innych równoznacznych formalności.
Jednostka przekazująca ma obowiązek przesłać dokument wraz z odpowiednim formularzem jednostce przyjmującej znajdującej się w innym państwie członkowskim w ciągu siedmiu dni (licząc od dnia otrzymania go od wnioskującego o przekazanie).
Jaki język
Języki, w których można wypełniać formularze przeznaczone dla jednostki przyjmującej w Polsce, to polski, niemiecki i angielski.
Formularze i dokumenty przesłane następnie do adresata w danym kraju członkowskim muszą być sporządzone w jednym z języków urzędowych państwa docelowego lub w języku, który adresat rozumie.
Kryterium „rozumienia języka” jest niejasne, ponieważ rozporządzenie nie zawiera definicji określającej stopień znajomości językowej. Pociąga to za sobą ryzyko związane z trudnością udowodnienia znajomości danego języka.
W jakim czasie
Samo doręczenie dokumentu właściwemu odbiorcy powinno nastąpić w terminie miesiąca od momentu, gdy wpłynął on do jednostki przyjmującej. Dodatkowo jednostka przyjmująca jest zobowiązana poinformować adresata na stosownym formularzu o jego prawie do odmowy przyjęcia doręczanego dokumentu, jeśli nie został on sporządzony w odpowiednim języku.
W razie niespełnienia powyższych kryteriów (tj. z powodu braku właściwego tłumaczenia lub stosownego pouczenia we właściwym języku) adresat ma prawo nie przyjąć pisma w momencie doręczenia lub przyjąć go a następnie zwrócić w ciągu tygodnia jednostce przyjmującej (tj. w Polsce właściwemu sądowi rejonowemu).
Wynikiem nieprzyjęcia pisma jest nieskuteczność doręczenia, co oznacza niemożność wywołania przez nie skutków prawnych wobec jego adresata.
Ponowne przesłanie
Nadawca może oczywiście ponownie przesłać dokument z odpowiednim tłumaczeniem. W takiej sytuacji datą doręczenia jest data doręczenia dokumentu wraz z jego tłumaczeniem.
Datę doręczenia określa się zgodnie z prawem danego państwa członkowskiego, do którego taki dokument jest adresowany. Wyjątek stanowią przypadki, gdy dokument należy doręczyć w określonym przez prawo członkowskie terminie. Wówczas zastosowanie mają przepisy państwa nadawcy, który pragnie doręczyć pismo do innego państwa Unii Europejskiej.
Zasada ta nie ma zastosowania w Polsce, ponieważ w prawie polskim nie istnieje wymóg doręczenia dokumentu w określonym terminie.
Odmowa przyjęcia
Należy pamiętać, że możliwość nieprzyjęcia dokumentów przysługuje adresatowi również w przypadku kolejnych doręczeń. Prawo do odmowy przyjęcia dokumentu nie przysługuje mu jednak w momencie, gdy jedynie załączniki nie są sporządzone w odpowiednim języku.
Europejski Trybunał Sprawiedliwości rozstrzygając w sprawie C-14/07 podkreślił, że załączniki nie są niezbędne dla zrozumienia przedmiotu i podstawy powództwa, lecz pełnią jedynie funkcję dowodową.
Do sądu krajowego należy zbadanie, czy treść dokumentu wszczynającego postępowanie jest wystarczająca, aby umożliwić pozwanemu wykonanie jego praw, czy też nadawca powinien usunąć uchybienie w postaci braku tłumaczenia niezbędnego załącznika.
Organem centralnym w Polsce, który udziela informacji jednostkom przekazującym i poszukuje rozwiązań w razie trudności przy przekazywaniu dokumentów, jest Ministerstwo Sprawiedliwości, Departament Współpracy Międzynarodowej i Prawa Europejskiego.
Kryteria stosownego tłumaczenia i pouczenia o możliwości nieprzyjęcia dokumentu muszą być także spełnione w przypadku pozostałych sposobów doręczeń przewidzianych przez rozporządzenie 1393/2007.
W każdym przypadku koszty związane z tłumaczeniem dokumentów ponosi nadawca, tj. osoba z innego państwa członkowskiego wnioskująca o doręczenie dokumentów (np. powód). Podlegają one jednak włączeniu do ogólnych kosztów sądowych.
Adresat dokumentów z innego państwa członkowskiego nie ma obowiązku uiszczenia opłaty za doręczone pismo. To nadawca jest zobowiązany do zapłacenia kosztów związanych z danym rodzajem doręczenia i z czynnościami właściwej osoby w tym zakresie.
Metody doręczeń
• przy udziale tzw. jednostki przyjmującej i przekazującej
• za pośrednictwem przedstawicieli dyplomatycznych lub konsularnych
• za pomocą poczty
• bezpośrednie
Komentuje:
Agnieszka Posmyka, dwokat niemiecki w kancelarii Noerr
Należy podkreślić, że wprowadzony przez rozporządzenie 1393/2007 jednolity system doręczeń pism sądowych i pozasądowych znacząco wpłynął na ogólną poprawę i przyśpieszenie przekazywania i doręczania dokumentów na terenie Unii Europejskiej.
W celu dalszego usprawnienia procedur sądowych Komisja Europejska nałożyła na siebie obowiązek przeglądu stosowania tego rozporządzenia i wprowadzenia odpowiednich zmian.
Projekt proponowanych zmian do rozporządzenia 1393/2007 zostanie przedstawiony przez Komisję Europejską w roku 2012.
Więcej informacji w serwisach:
Wymiar sprawiedliwości » Postępowanie w sądzie » Doręczenia
