Konieczność ewidencjonowania wynika zarówno z praktycznych potrzeb – bez tych danych nie da się wypełnić sprawozdania – jak i bezpośrednio z [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2007/DU2007Nr%2090poz%20607.asp]ustawy o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 90, poz. 607 ze zm.)[/link].

Ewidencję muszą również prowadzić firmy, które rozliczają się z opłaty produktowej za pośrednictwem organizacji odzysku i w imieniu których organizacja rozlicza się z urzędem marszałkowskim. Na tej podstawie ustalają wielkość obowiązku recyklingu, czyli z jakiej ilości odpadów opakowaniowych rozlicza się za nich organizacja odzysku.

Przedsiębiorcy wprowadzający na rynek niektóre inne produkty też muszą prowadzić ewidencję zgodnie z ustawą o opłacie produktowej. Wpisują do niej oleje i opony zgodnie z załącznikiem nr 3.

Ustawa nie narzuca szczególnej formy ewidencji. Można ją prowadzić nawet w zwykłym zeszycie, najlepiej w formie tabeli. Może to być gotowy program komputerowy, bo to często najwygodniejsza forma dla prowadzących.

Zestawienie trzeba prowadzić w taki sposób, by przedsiębiorca mógł na jego podstawie rozliczyć się z recyklingu i ewentualnie ustalić, ile trzeba będzie zapłacić opłaty produktowej.

To, co ma się znaleźć w ewidencji, określa art. 11 ust. 1 ustawy o opłacie produktowej. Oprócz danych przedsiębiorcy muszą się w niej znaleźć informacje o masie opakowań lub produktów wprowadzonych na rynek krajowy z podziałem na ich poszczególne rodzaje. Rodzaje opakowań określa załącznik nr 1 do ustawy o opłacie produktowej.

[b]Są to opakowania:[/b]

- z tworzyw sztucznych,

- z aluminium,

- ze stali, w tym z blachy stalowej,

- z papieru i tektury,

- ze szkła gospodarczego, poza ampułkami,

- z drewna.

Przepisy nie określają częstotliwości zapisów. Zależy to od wielkości firmy i charakteru jej działalności. Specjaliści radzą, by w małych firmach zapisy prowadzić nie rzadziej niż raz w miesiącu, a w dużych na bieżąco.

Jeśli ktoś nie dokończył wpisywania tego, co wprowadził na rynek w ciągu 2010 r., najwyższy czas to zrobić. Ewidencję i potwierdzające ją dokumenty trzeba przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą.

Nie ma konkretnego przepisu określającego, w jaki sposób obliczyć masę. Najlepiej byłoby brać ją z faktur. Jednak zazwyczaj na tych dokumentach nie podaje się masy opakowań. Może to być więc dowolny dokument wystawiony przez kontrahenta.

Jeżeli nie ma możliwości uzyskania takiego kwitu, przedsiębiorca sam musi zważyć opakowanie i przemnożyć wynik przez liczbę egzemplarzy wprowadzonych na rynek.

[ramka][b]Odzysk i recykling trzeba potwierdzić[/b]

Dane dotyczące odzysku i recyklingu opakowań oraz procesów, w ramach których to się stało, ustala się nie na podstawie własnej ewidencji, ale dokumentów potwierdzających odrębnie odzysk i odrębnie recykling.

Prowadzący odzysk lub recykling są obowiązani wydać je na wniosek przedsiębiorcy przekazującego odpady do odzysku lub recyklingu. Dokumenty mają wzory określone w [link=http://akty-prawne.rp.pl/dzienniki/du/2006/247/poz.1806.htm]rozporządzeniu ministra środowiska w sprawie dokumentów potwierdzających odrębnie odzysk i odrębnie recykling (DzU z 2006 r. nr 247, poz. 1816)[/link].[/ramka]