Gdy dokumenty są składane wraz z ofertą, nikt nie ma wątpliwości, że muszą zostać dostarczone na piśmie w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność. Gdyby któryś z przedsiębiorców przesłał je faksem, dla wszystkich byłoby oczywiste, że nie mogą być uwzględnione.

Byłoby to wprost sprzeczne z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=D5184DB4392C1EB432194A7B623B67E3?id=336579]rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2009 r. nr 226, poz. 1817)[/link].

[srodtytul]Praktyka inna niż przepisy[/srodtytul]

Tymczasem przy uzupełnianiu dokumentów na wezwanie zamawiającego wykonawcy często korzystają z innych niż pisemna form komunikacji. Uznają, że skoro zamawiający przewidział w specyfikacji możliwość korzystania z faksu lub e-maila, to postanowienie to dotyczy również uzupełnianych dokumentów. Większość zamawiających akceptuje tę praktykę i uwzględnia tak przekazane dokumenty.

Co najwyżej domagają się przesłania oryginału lub kopii dokumentu w późniejszym terminie na piśmie. O tym jednak czy uzupełniono go w terminie, decyduje data przesłania faksu lub e-maila. Pisemna wersja dokumentu może nadejść później.

Czy takie podejście jest zgodne z prawem? Ani przepisy ustawy, ani rozporządzenia wykonawczego nie mówią nic o formie, w jakiej powinny być uzupełniane dokumenty. Skoro tak, to należy uznać, że obowiązują ogólne regulacje dotyczące składania dokumentów. Innymi słowy uzupełniane zaświadczenia muszą mieć taką samą formę, jak te dołączane pierwotnie do oferty. Przekazane w inny sposób nie powinny być brane pod uwagę.

[srodtytul]Oryginał lub potwierdzona kopia[/srodtytul]

Do podobnych wniosków doszła [b]Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 7 czerwca 2010 r. (KIO/UZP 1017/10)[/b].

Dotyczył on przetargu na remont szpitala. Zamawiający uznał, że wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia, jest niepełny, bo nie wskazuje osoby mającej uprawnienia elektryczne. Wezwał do uzupełnienia tego dokumentu, dając na to czas do 19 maja.

Wykonawca spełnił to żądanie, przesyłając faks 17 maja. Tego samego dnia nadał pismo na poczcie.

Zamawiający uznał, że nie może wziąć pod uwagę faksu i wykluczył przedsiębiorcę z przetargu. Doszedł do wniosku, że do wyznaczonej daty dokumenty nie zostały uzupełnione. Wykonawca nie zgodził się z tą decyzją i wniósł odwołanie. KIO przyznała jednak rację zamawiającemu.

„Trzeba podkreślić, iż wykaz osób odwołujący powinien złożyć w formie oryginału bądź poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zgodnie z rozporządzeniem oraz specyfikacją. Zasada ta obowiązuje bez względu na stadium postępowania o udzielenie zamówienia.

Za chybioną izba uznaje argumentację odwołującego, iż rozporządzenie określa formy dokumentów składanych wraz z ofertą, natomiast po złożeniu oferty znajdują zastosowanie reguły ustalone przez zamawiającego zgodnie z uprawnieniem zawartym w art. 27 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=358718]pzp[/link].

Taka wykładnia nie znajduje potwierdzenia w rozporządzeniu, w którego treści brak jest podnoszonych przez odwołującego ograniczeń wskazujących na stosowanie rozporządzenia wyłącznie do dokumentów pierwotnie złożonych wraz z ofertą.

Takie rozumienie rozporządzenia byłoby sprzeczne z literalnym jego brzmieniem i mogłoby prowadzić do nieuzasadnionego rozróżnienia sytuacji wykonawców, w zależności od tego, kiedy przedłożyli wymagane dokumenty (wykonawcy, którzy złożyli dokumenty wraz z ofertą, byliby zobligowani do przedkładania ich w formie kwalifikowanej, tj. oryginału lub potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii, podczas gdy wykonawcy wezwani w trakcie postępowania do uzupełnienia mogliby poprzestać na dokumencie przekazanym za pośrednictwem faksu mającym de facto status kopii), co wprost stałoby w sprzeczności z zasadą zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców” – podkreśliła w uzasadnieniu wyroku przewodnicząca Katarzyna Ronikier-Dolańska.

[srodtytul]Inaczej w trybach dwuetapowych[/srodtytul]

Do nieco innych wniosków doszła KIO w sprawie dotyczącej przetargu ograniczonego. W [b]wyroku z 13 sierpnia 2009 r. (KIO/UZP 999/09)[/b] inny skład orzekający dopuścił możliwość uwzględnienia dokumentów uzupełnionych faksem, uznając, że pozwolił na to sam zamawiający.

W wezwaniu do uzupełnienia dokumentów znalazło się sformułowanie, że dokument należy przedłożyć „w formie oryginału lub kopii poświadczonej przez wykonawcę (...) w nieprzekraczalnym terminie do 15 czerwca 2009 r., do godz. 15.00 (faksem na nr...) niezwłocznie, przesyłką pocztową, kurierską lub osobiście”.

Zdaniem KIO w tej sytuacji o dotrzymaniu terminu decydowała data faksu. – Bezsporna jest okoliczność, że w formie pisemnej (kopie poświadczone za zgodność z oryginałem) zamawiający otrzymał 19 czerwca, czyli cztery dniu po wyznaczonym terminie doręczenia faksem, jak to uczynił odwołujący.

W związku z powyższym odwołujący dotrzymał terminu przewidzianego dla wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, gdzie zgodnie z art. 27 ust. 5 pzp wniosek uważa się za złożony w terminie, jeżeli zamawiający otrzymał go nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia upływu terminu na składanie wniosków.

Skoro zamawiający dopuścił uzupełnienie dokumentów faksem, to doręczenie dokumentów w formie pisemnej, w myśl art. 27 ust. 5 pzp, 19 czerwca 2009 r., czyli cztery dni po terminie wyznaczonym na uzupełnienie dokumentów, spełnia wymóg otrzymania dokumentów nie później niż siedem dni od dnia upływu terminu składania wniosków.

W ocenie izby wobec tak sformułowanego pisma zamawiającego o sposobie (faks) uzupełnienia dokumentów przepis art. 27 ust. 5 pzp ma również zastosowanie do uzupełnienia dokumentów, które ostatecznie muszą być doręczone w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem – uzasadniła wyrok przewodnicząca składu orzekającego Renata Tubisz.

[ramka][b]Komentuje Artur Wawryło, Centrum Obsługi Zamówień Publicznych[/b]

Skoro formę dokumentów, które są składane w postępowaniu o zamówienie publiczne, określa rozporządzenie, to etap postępowania, na jakim są one składane, jest bez znaczenia.

Tak na etapie składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty czy też w trybie uzupełnienia forma dokumentów, o których mowa w rozporządzeniu, nie może być zmieniona.

Bez znaczenia dla formy uzupełnianych dokumentów jest przyjęty w postępowaniu sposób komunikacji. Również sam zamawiający nie ma kompetencji, aby dopuścić uzupełnianie dokumentów w innej formie niż określona w rozporządzeniu.

Co bowiem stałoby się, gdyby np. pomimo przesłania w terminie uzupełnienia faksem oryginału zamawiający od wykonawcy nie otrzymał.

Wykonawcy nie powinni korzystać z faksu czy e-maila przy uzupełnianiu dokumentów dla własnego bezpieczeństwa. Jeśli zamawiający będzie działał zgodnie z prawemi nie uzna tak przekazanych dokumentów, może zatrzymać wadium na podstawie art. 46 ust. 4a pzp.

Tym bardziej że przesyłając dokument np. faksem, wykonawca sam dowodzi, że go ma, a więc może go uzupełnić. [/ramka]