Kwalifikacje osoby zatrudnionej w charakterze archiwisty

[b]- Jakie kwalifikacje powinna mieć osoba prowadząca archiwum w firmie? Jak zdobyć uprawnienia w tym zakresie?[/b]

W odniesieniu do państwowych zasobów archiwalnych, niepaństwowych zasobów archiwalnych oraz działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie, podstawowe zasady reguluje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F85D3B783E74C94AD37DFC52F8B6FDA4?id=182006]ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach[/link].

Z ustawy tej wynika, że do pracowników zatrudnionych w naczelnej dyrekcji archiwów państwowych i w archiwach państwowych stosuje się przepisy o pracownikach urzędów państwowych (art. 40 punkt 1), a do pracowników naukowo-badawczych mają zastosowanie przepisy o pracownikach instytutów naukowo-badawczych (art. 40 punkt 2).

Co do pozostałych archiwów, nie wymienionych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, to przepisy nie precyzują, jakie wykształcenie i przygotowanie musi mieć osoba zatrudniona w charakterze archiwisty.

Na pewno powinna znać przepisy, według których funkcjonuje archiwum, zasady odpowiedniej kwalifikacji akt (np. wydzielenia dokumentacji o wartości historycznej i wiecznym okresie przechowywania - tzw. akta kategorii A), a także zasady ewidencjonowania dokumentacji i tworzenia baz danych (także informatycznych).

Należy pamiętać, że prowadzenia archiwum nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki, takie jak:

- należyte przechowywanie akt w sposób zabezpieczający je przed utratą lub uszkodzeniem,

- wydawanie zaświadczeń dotyczących okresu zatrudnienia i płac,

- udostępnianie dokumentacji uprawnionym i zainteresowanym instytucjom jak ZUS, urząd skarbowy, sądy pracy,

- zachowanie tajemnicy służbowej związanej z wykonywaną pracą, zaś w przypadku akt brakowanych (tzw. akt kategorii B, które nie muszą być przechowywane wiecznie) - przekazywanie ich do składnicy surowców wtórnych lub do zniszczenia.

Wiedzę o tym, jak poznać zasady, według których funkcjonuje archiwum, można zdobyć kończąc studia o specjalności archiwistyka (np. w ramach kierunku historia), bądź odpowiednie kursy I i II stopnia.