Usługi doradcze dla małych i średnich firm

Firmę doradczą może zarejestrować każdy, niezależnie od posiadanych kompetencji. Działalność można prowadzić nawet we własnym mieszkaniu. Założenie firmy nie wymaga żadnych nakładów finansowych.

W efekcie po wpisaniu do wyszukiwarki Google hasła „usługi doradcze dla MSP” otrzymujemy ponad 40 tys. odpowiedzi. Nawet jeśli liczba wskazań wyszukiwarki nie jest tożsama z liczbą firm świadczących takie usługi, i tak widać, że do doradzania przedsiębiorcom biorą się też osoby, które mają o tym niewielkie pojęcie.

Oczywiście skorzystanie z usług profesjonalnego doradcy może przynieść firmie wiele korzyści. Zwłaszcza przedsiębiorca, który rozwijał swój biznes od skali mikro, stopniowo zwiększając skalę działalności, może w pewnym momencie natknąć się na bariery, z którymi nie jest w stanie uporać się samodzielnie. Mogą to być problemy związane np. z poziomem kosztów czy sposobem ich monitorowania, jakością produkcji, koniecznością zainwestowania w nowe technologie czy przygotowaniem obiektywnych, wiarygodnych prognoz.

Jeśli firma znalazła się w sytuacji kryzysowej i nie umie się z niej wydostać o własnych siłach, powinna sięgnąć po pomoc zewnętrznego konsultanta. Usługi takie nie są tanie. Dzień pracy doradcy to koszt kilkuset euro. W międzynarodowej korporacji stawki są zdecydowanie wyższe niż w firmie o zasięgu krajowym. Jednak szybkie wprowadzenie podpowiedzianych przez fachowca działań naprawczych i tak może być bardziej opłacalne niż wielomiesięczne próby samodzielnego rozwiązania problemu.

Oferty z niskimi cenami, rażąco odbiegającymi od średnich stawek rynkowych, lepiej traktować z dużą ostrożnością. Przed zawarciem umowy firmę taką należy szczególnie starannie sprawdzić. Trzeba poprosić o rekomendacje i przedstawienie wcześniej zrealizowanych projektów.

Kierowanie się przy wyborze firmy doradczej jej wielkością nie zawsze jest dobrym pomysłem. Najwięksi kalkulują cenniki, które są do zaakceptowania przez dużych klientów. Dla firm z segmentu MSP taka oferta może być zwyczajnie za droga. Wielka, renomowana firma doradcza prawdopodobnie nie będzie też zainteresowana zleceniem od niewielkiego klienta.

Drobnemu przedsiębiorcy z powodzeniem wystarczy doradca oferujący usługi na lokalnym rynku. Dobrym rozwiązaniem może być nawet współpraca z konsultantem działającym jednoosobowo, od niedawna samodzielnie funkcjonującym na rynku. Oczywiście nie może to być osoba przypadkowa. Liczy się przede wszystkim doświadczenie przy realizacji podobnych zleceń.

Zawsze godnym polecenia konsultantem jest osoba dobrze znająca branżę, w której działa przedsiębiorca szukający pomocy. Takiego konsultanta warto zaangażować do rozwiązania konkretnych problemów. Jeśli na przykład jest to ktoś, kto przez wiele lat nadzorował procesy technologiczne w przedsiębiorstwach z danej branży, można powierzyć mu zadanie związane z ograniczeniem kosztów produkcji czy poprawą jakości.

Praca konsultanta powinna się przełożyć na wymierne korzyści, mierzone np. redukcją miejsc pracy, kosztów produkcji czy zwiększeniem sprzedaży. Po zakończeniu współpracy warto efekty (lub ich brak) poddać analizie. Pozwoli to lepiej ułożyć ewentualną współpracę z kolejnym konsultantem.

Niezależnie od tego, jakiej firmie przedsiębiorca zleci pomoc w restrukturyzacji, musi pamiętać, że powierza jej wiele informacji na temat swojej działalności, w tym poufne dane finansowe. W umowie należy więc zastrzec, że wszelkie dane, informacje oraz kontakty przekazane doradcy mogą być wykorzystane wyłącznie do realizacji usługi.

[ramka][b]Jak najefektywniej wykorzystać zewnętrznego konsultanta [/b]

Skuteczność pracy zewnętrznego konsultanta zależy nie tylko od jego umiejętności, ale też od sposobu, w jaki zostanie wybrany i przyjętego modelu współpracy. Skuteczność działań naprawczych można zwiększyć, przestrzegając dziesięciu prostych zasad.

- Pierwszym krokiem powinno być zdefiniowanie problemu, który ma być rozwiązany. Trzeba się jednak liczyć z tym, że gdy taką samą analizę przeprowadzi doradca, pierwotna definicja problemu może się okazać niepełna.

- Projekt nie powinien się ograniczać do doraźnego rozwiązania problemu. Firma musi umieć określić, co zyska w krótkim terminie, ale przede wszystkim, jakie będą korzyści długofalowe. Jasne określenie celów ułatwi pracę doradcy.

- Należy przygotować streszczenie problemu. Powinno ono zawierać opis problemu i cel projektu, a także opis wewnętrznych zasad funkcjonowania firmy. Dzięki temu można będzie określić zakres obowiązków konsultanta.

- Następnie trzeba sporządzić krótką listę konsultantów, do których firma zwróci się o przygotowanie pisemnej propozycji projektu. Taka lista powinna zawierać nie więcej niż trzy nazwiska. O pomoc w ich znalezieniu można się zwrócić np. do Punktu Konsultacyjnego Krajowego Systemu Usług ([link=http://ksu.parp.gov. pl/pl/pk]http://ksu.parp.gov. pl/pl/pk[/link]). Małe i średnie przedsiębiorstwa za usługi świadczone przez punkty konsultacyjne nie płacą.

- Z każdym konsultantem, który znajdzie się na krótkiej liście, warto się spotkać, żeby przedyskutować problem. Przed dokonaniem ostatecznego wyboru należy też każdego z nich poprosić o referencje związane z pracą nad poprzednimi projektami doradczymi. Referencje trzeba sprawdzić, kontaktując się ze wskazanymi w nich firmami.

- Gdy doradca jest już wybrany, należy przygotować wspólny program działania: określić plan pracy, stopień zaangażowania pracowników firmy. Trzeba też ustalić warunki finansowe współpracy. Wszystkie postanowienia powinny mieć formę pisemną.

- Do pracy z doradcą należy zaangażować pracowników firmy. Oni najlepiej znają zagadnienia ważne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dzięki ich wiedzy i umiejętnościom efektywność projektu będzie wyższa. Taka współpraca wzbogaci też wiedzę pracowników.

- Z konsultantem należy utrzymywać stały kontakt i monitorować jego pracę. To nie tylko zwiększy jej efektywność, ale pozwoli też przedsiębiorcy zdobyć nową wiedzę, przydatną w prowadzeniu biznesu.

- Przygotowane przez konsultanta rekomendacje należy wprowadzić w życie, w miarę możliwości przy jego udziale.

- Na zakończenie należy ocenić efekty projektu. Trzeba odpowiedzieć na pytania, czy okazały się one zgodne z pierwotnymi założeniami, czy wprowadzone zmiany mają stały charakter, czy doradca wykonał usługi będące przedmiotem umowy i czy praca z nim przyniosła oczekiwane rezultaty. Taka ocena przyda się przedsiębiorcy, gdyby w przyszłości ponownie chciał skorzystać z usług zewnętrznego konsultanta.

[i]—źródło: oprac. na podstawie materiałów Centrum Informacji Gospodarczej przy Rudzkiej Agencji Rozwoju Inwestor oraz PARP[/i] [/ramka]

[srodtytul]ŁATWO O KOMPROMIS, GDY SZANSE NA UZDROWIENIE SĄ DUŻE[/srodtytul]

[b]Podczas rozmów z bankiem na temat restrukturyzacji zadłużenia trzeba przedstawić jasny program naprawczy[/b]

Zatrudnienie zewnętrznego konsultanta może pomóc firmie ograniczyć koszty lub zwiększyć przychody do takiego stopnia, by radziła sobie ze spłatą zobowiązań wobec banków. Jednak trzeba też pamiętać o działaniach doraźnych, które można podjąć nawet bez udziału doradcy.

Jeżeli spłata rat już zaciągniętych kredytów przekracza możliwości finansowe firmy, należy postarać się o zawarcie kompromisu z bankiem. Wiąże się to ze zmianą warunków kredytowania. W zależności od tego, na co zgodzi się instytucja finansująca, restrukturyzacja zadłużenia może w praktyce oznaczać odroczenie spłaty kredytu, dostosowanie terminów, w których raty stają się wymagalne, do dat wpływu należności wynikających z zawartych przez firmę kontraktów.