Kontrola e-maili pracownika - zawsze z umiarem

W zasadzie na ten problem nie ma mądrego. Wsparcia nie daje także prawo, a nawet stawia pracodawcę w sytuacji gorszej od pracownika.

Ten bowiem potrafi bez ograniczeń dla celów prywatnych wykorzystywać należące do przedsiębiorstwa narzędzia elektronicznej komunikacji, pracodawca zaś musi zachować dużą ostrożność w nadzorowaniu takich praktyk. W tej sprawie przepisy są ułomne. Na razie nie ma co liczyć na ich zmianę. Pozostaje kierować się zdrowym rozsądkiem.

[srodtytul]Ostrożny nadzór[/srodtytul]

Zarówno [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeks pracy[/link], jak i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeks cywilny[/link] przede wszystkim odwołują się do ochrony dóbr osobistych. [b]Pracodawca, który chce kontrolować treści rozsyłane przez pracowników ze służbowej skrzynki e-mailowej, nie może zapominać, że jego obowiązkiem jest szanować godność i inne dobra osobiste zatrudnionych osób. [/b]

Do dóbr tych kodeks cywilny zalicza w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swobodę sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnicę korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukową, artystyczną, wynalazczą i racjonalizatorską. Co ważne, pozostają one pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach.

W konsekwencji ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. Ponadto w razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która się tego dopuściła, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków.

Prawo przewiduje także możliwość żądania zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. W przypadku wyrządzenia takim działaniem szkody majątkowej poszkodowany może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych.

Zasady te formułuje także konstytucja, według której każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby.

[srodtytul]Serfowanie pod lupą[/srodtytul]

Tak sformułowane przepisy mogą wiązać ręce pracodawcy. Nie wyjaśniają one, jakie ma prawa w przypadku wykorzystywania dostępu do Internetu i służbowej poczty elektronicznej dla celów prywatnych. Nie może być jednak tak, że pracownik ma nieograniczone możliwości używania narzędzi należących do firmy dla zaspokajania własnych potrzeb w żaden sposób niezwiązanych z obowiązkami zawodowymi.

Planując strategię ograniczenia tego zjawiska, [b]pracodawca powinien przede wszystkim przypomnieć zatrudnionym, do czego ich zobowiązuje umowa o pracę[/b], i przedstawić sposoby, jakie będzie stosował dla kontrolowania ich wirtualnych poczynań w trakcie pracy.

[srodtytul]W pracy pracujemy[/srodtytul]

Powołać się może przede wszystkim na to, że zadaniem pracodawcy jest organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, a pracownika – staranne wykonywanie poleceń przełożonych, przestrzeganie czasu pracy i ustalonych w zakładzie pracy porządku oraz regulaminu pracy. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy.

Za nieprzestrzeganie organizacji i porządku w procesie pracy może on ukarać upomnieniem i naganą.

Oczywiście do karania muszą zaistnieć podstawy. W tym przypadku nie zdobędzie się ich bez stałej kontroli. Inaczej nie można stwierdzić, że pracownik, zamiast pracować, spędza godziny na odwiedzaniu kolejnych portali, dokonywaniu zakupów w sklepach internetowych czy omawianiu prywatnych spraw ze znajomymi, kontaktując się z nimi za pomocą służbowej poczty elektronicznej.

Pozostaje zatem kontrola.

I tu konieczne są szczególne wyczucie oraz wspomniany zdrowy rozsądek, aby nie naruszyć dóbr osobistych. Kodeks cywilny wyraźnie stwierdza, że należy do nich tajemnica korespondencji, i nie chroni tylko tej, którą się prowadzi w czasie wolnym od pracy.

Pracodawca w tej sytuacji powinien przede wszystkim jasno zapisać w regulaminie pracy bądź innych dokumentach określających organizację i porządek wewnątrzzakładowy, a nawet w umowach o pracę, [b]że korzystanie z poczty elektronicznej podlega nadzorowi (czy np. jakimś ograniczeniom), i wskazać, jak ma być on sprawowany i przez kogo[/b].

Tylko upoważnione osoby powinny móc „śledzić” częstotliwość wysyłanych e-maili i ewentualnej oceny, czy mogły mieć one charakter służbowy. Trudno tu podpowiedzieć kryteria takiej analizy, to już zależy od specyfiki działalności prowadzonej przez pracodawcę. Wiadomości kierowane pod adresy kont pocztowych tworzonych na popularnych portalach mogą sugerować ich prywatny charakter.

Oczywiście nie zawsze, nie wszyscy klienci przedsiębiorstwa czy nawet jego kontrahenci reprezentują inne firmy i piszą listy z firmowych skrzynek. Pracodawca musi sam to ocenić, a wątpliwości ma prawo wyjaśnić w rozmowie z pracownikiem.

Jeśli zaś rodzaj działalności wyklucza w ogóle możliwość kontaktowania się z firmą osób prywatnych, można po prostu zablokować dostęp stron z pocztą prywatną z ewentualnością odblokowania niektórych, gdy okaże się, że stamtąd zwraca się do firmy określony klient.

[srodtytul]Niedopuszczalna lektura[/srodtytul]

Absolutnie natomiast nie wolno mu wnikać w treść korespondencji prywatnej, jeśli taką zauważy. Tym naruszy dobra osobiste pracownika i narazi się na proces sądowy. Czytanie przez pracodawcę takich listów narusza europejską konwencję praw człowieka i obywatela.

W takiej sprawie wypowiedział się również Europejski Trybunał Praw Człowieka w Strasburgu. W 2007 roku orzekł w wyroku w sprawie Lynette Copland przeciwko Wielkiej Brytanii, że z mocy przepisów prawa o godności życia prywatnego i tajemnicy korespondencji pracowników niedopuszczalne i niezgodne z prawem jest czytanie przez pracodawcę e-mailowej korespondencji pracowników oraz podsłuchiwanie ich rozmów.

Naruszenie korespondencji jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności, a także pozbawienia wolności do lat dwóch.

[b]Wglądu w takie e-maile nie może nawet usprawiedliwiać podejrzenie, że tą drogą wypływają na zewnątrz ważne tajemnice przedsiębiorstwa/b].

Tajemnica korespondencji musi być bezwzględnie przestrzegana. Poza tym, jeśli ktoś naprawdę chce istotne dla funkcjonowania firmy informacje przekazać konkurencji, to znajdzie ku temu okazję także – a nawet przede wszystkim – poza godzinami pracy, mając świadomość kontrolowania służbowych e-maili przez pracodawcę.