Na kradzież narażone są nie tylko towary, ale także informacje, programy, strategie, bazy danych, kontakty czy klienci firm.

Jak pracodawca może się bronić przed stratami?

Czy instalowanie kamer w budynku albo w razie zagrożenia przeszukanie podejrzanego jest zgodne z prawem?

[srodtytul]Dobra osobiste[/srodtytul]

Monitoring pracownika jest o tyle problematyczny, że dotyczy sfery jego prywatności. Nie ma też przepisów prawnych, które wprost regulowałyby to zagadnienie. [b]Pracodawca ma natomiast obowiązek szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.[/b]

Taki nakaz wynika z art. 11 [sup]1[/sup] [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=AE89BF528781D2C42167CAF23691862B?id=76037]kodeksu pracy[/link]. Katalog, ale nie definicję, dóbr osobistych zawiera natomiast [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeks cywilny[/link].

Zgodnie z jego art. 23 są to w szczególności:

zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa i artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska.

Katalog ten ulega zmianie razem z warunkami życia społecznego.

Podobnie jak nie ma legalnej definicji dóbr osobistych, tak samo jest z definicją prawa do prywatności. Jednocześnie powszechnie się przyjmuje, że prawo to jest jednym z najważniejszych dóbr osobistych.

Artykuł 47 Konstytucji RP gwarantuje każdemu prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz decydowania o swoim życiu osobistym. Konkretyzację tego prawa zawiera art. 51 Konstytucji RP. Zgodnie z nim nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby.

Tymczasem rozwój techniczny, połączony z dążeniem pracodawcy do posiadania jak największej wiedzy o zachowaniu pracowników w czasie pracy, sprawia, że prawo zatrudnionych do prywatności jest zagrożone. W dużej mierze wpływa na to właśnie stosowanie monitoringu pracowników.

[srodtytul]Popularność monitoringu...[/srodtytul]

Chodzi tu o czynności podjęte w celu gromadzenia informacji o pracownikach przez poddanie ich obserwacji bezpośredniej lub za pośrednictwem środków elektronicznych. W praktyce firmy stosują go niekiedy systematycznie. Tak będzie, jeśli poddaje się obserwacji wszystkie osoby albo ich grupy. Czasem monitoring jest jedynie incydentalny.

Obejmie to sytuacje, gdy pracodawca decyduje się na jego użycie z powodu wystąpienia szczególnych okoliczności. Przykładowo instaluje kamery w określonym miejscu w związku z podejrzeniem popełniania kradzieży przez pracowników.

Monitoring może przybrać różne formy – od podsłuchu telefonicznego przez kontrolę poczty elektronicznej czy montowanie w komputerach programów pozwalających poznać wszystkie kroki użytkownika po śledzenie za pomocą kamer.

Każdorazowo monitoring prowadzi do zbierania danych o pracownikach i dlatego mieści się w ogólnym pojęciu ochrony danych osobowych.

Ponieważ przepisy nie regulują wprost kwestii monitoringu w miejscu pracy, stwarza to pole do nadużyć zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Oczywiście prowadzi też do konfliktów między nimi – czy przełożony nie jest zbyt wścibski, co może wiedzieć o podwładnym?

Trzeba przyznać, że pracodawca, dbając o dobro zakładu pracy, ma prawo kontrolować przebieg pracy. Na nim też ciąży ryzyko ponoszenia odpowiedzialności za działania podwładnych wobec osób trzecich.

Zgodnie bowiem z art. 120 k.p. [b]w razie wyrządzenia przez pracownika, przy wykonywaniu przez niego obowiązków służbowych, szkody osobie trzeciej do naprawienia szkody zobowiązany jest wyłącznie pracodawca.[/b]

Jednak każdy szef musi pamiętać, że broniąc interesów firmy, nie może naruszać prawa pracowników do poszanowania ich dóbr osobistych.

[srodtytul]... zgodnie z zasadami[/srodtytul]

Jak zatem monitorować? Przede wszystkim zgodnie z prawem. Poza tym – w usprawiedliwionym celu. Wprowadzenie monitoringu musi być uzasadnione np. zapobieżeniem działaniom podejmowanym przez pracowników, które miałyby szkodzić zakładowi pracy.

Z pewnością są nimi kradzieże czy niszczenie mienia. Co więcej, pracodawca powinien także kierować się zasadą adekwatności. Oznacza to, że podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu, jaki zamierza osiągnąć stosujący monitoring, i jak najmniej ingerować w prywatność pracownika.

Tak wynika z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166335]ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link]. Pracodawca natomiast jest administratorem danych.

Czy zatem pracodawca może zawsze monitorować pracowników za pomocą kamer?

Liczy się powód. Często instalowanie kamer na terenie przedsiębiorstwa ma służyć ochronie firmy przed zagrożeniami zewnętrznymi. Są nimi m.in. kradzieże czy wejście na teren zakładu pracy osób nieuprawnionych. Nierzadko pracodawcy umiejscawiają kamery, aby zmotywować podwładnych do wydajniejszej pracy.

Monitoring za pomocą kamer, stosowany w każdym z wymienionych celów, jest, co do zasady, dopuszczalny.

Jednak uwaga! Kamery nie powinny się znajdować w tych pomieszczeniach, w których prawo do prywatności pracownika powinno być przestrzegane w zwiększonym zakresie, czyli w toaletach i szatniach. Choć pracownik znajduje się na terenie firmy i jest tam po to, by wykonywać zadania służbowe, to fakt ten nie pozbawia go prawa do intymności.

Przeważnie kamery mają działać na psychikę zatrudnionych osób. Sama wiedza o ich zainstalowaniu w miejscu pracy ma skłonić do wydajnej pracy i niedziałania na szkodę pracodawcy. Podobnie jest przecież choćby z fotoradarami i kierowcami, którzy ograniczają prędkość w ich obecności. Często nawet skrzynka na radar jest pusta, ale uczestnik ruchu przecież o tym nie wie.

[srodtytul]Trzeba poinformować[/srodtytul]

Czy na zainstalowanie kamer w zakładzie pracy trzeba zgody załogi? Przecież takie urządzenia montuje się raz, a gdy już firma je ma, jej stan zatrudnienia może się zmieniać.

Pracodawca w zasadzie powinien postarać się o zgodę pracownika na zastosowanie monitoringu w takiej formie, jak np. przeglądanie jego poczty elektronicznej, monitoring rozmów telefonicznych.

Przetwarzanie danych jest bowiem dopuszczalne tylko wtedy, gdy np. osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę albo gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa albo jeśli jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych czy też odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Tak wynika z art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych.

[b]Jeśli pracodawca jest w stanie wykazać, że przetwarzanie danych jest niezbędne dla osiągnięcia usprawiedliwionych celów i jest ono adekwatne do osiągnięcia tych celów, to zgoda nie jest potrzebna.[/b] Warto jednak poinformować pracownika o stosowaniu tego typu monitoringu. Informację na ten temat można np. zamieścić w regulaminie pracy.

[ramka][b]Ważne [/b]

Ten kto, administrując danymi, narusza – choćby nieumyślnie – obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.[/ramka]

[ramka][b]Przeszukanie wyjątkowo[/b]

Jeśli szef podejrzewa, że pracownik wynosi mienie firmowe, może zlecić jego przeszukanie. Jednak jest to ostateczność, która może być stosowana wyjątkowo.

Odpowiednie przepisy dotyczące przeszukania powinny się znaleźć w regulaminie pracy, układzie zbiorowym, ewentualnie w umowach o pracę zawartych z pracownikami. Potwierdza to [b]wyrok Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1972 r. (I PR 153/72)[/b] [/ramka]