Pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ma też obowiązek udostępnienia tej ewidencji pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=AE89BF528781D2C42167CAF23691862B?id=76037] kodeksu pracy[/link]). I to na nim spoczywa obowiązek prowadzenia dla każdego pracownika ewidencji czasu jego pracy.

Wyjątek w tym zakresie dotyczy tylko podwładnych objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz zatrudnionych otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. W stosunku do nich nie ewidencjonuje się bowiem godzin pracy.

Szczegóły spisywania czasu pracy określają przepisy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).[/link]

[srodtytul]Ciężar dowodu [/srodtytul]

Jeśli pracodawca zaniechał prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników, to wówczas w razie sporu z zatrudnionym spoczywał będzie na nim obowiązek wykazania jego faktycznego czasu pracy. W praktyce dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownik występuje z roszczeniami o zapłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Wskazywał na to także Sąd Najwyższy w wyroku z 16 listopada 2000 r. (I PKN 80/00), podnosząc, że [b]brak dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracowników obciąża pracodawcę. To on zobowiązany był do rozliczania czasu pracy i prowadzenia ich ewidencji. Nie może więc skutków własnych zaniedbań przerzucać na inne osoby.[/b] W tych okolicznościach to pracodawca powinien był wykazać fakty, z których wywodzi skutki prawne.

Podobnie wypowiadał się [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 23 listopada 2003 r. (I PKN 678/00)[/b], stwierdzając, że ciężar dowodu w zakresie czasu wykonywania pracy spoczywa zarówno na pracowniku, który dochodzi roszczeń z tego tytułu (art. 6 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeksu cywilnego [/link]w związku z art. 300 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=AE89BF528781D2C42167CAF23691862B?id=76037]kodeksu pracy[/link].), jak i na pracodawcy, który jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Zatem jeżeli pracodawca narusza obowiązek dotyczący prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy pracownika, to ponosi negatywne konsekwencje tego stanu rzeczy w zakresie ciężaru dowodu.

Na pracodawcy spoczywa konieczność wykazania, że pracownik rzeczywiście nie pracował w tym czasie i wynagrodzenie za godziny nadliczbowe mu się nie należy (tak w [b]uzasadnieniu wyroku SN z 4 października 2000 r. I PKN 71/00)[/b].

Oznacza to, że pracodawca, chcąc się uwolnić od konieczności zapłaty za pracę w godzinach nadliczbowych, musi poprzez odpowiednie dowody obalić twierdzenia pracownika odnośnie do jego pracy w tych godzinach i braku wynagrodzenia. Znacznie utrudnia to sytuację pracodawcy w procesie.

W razie zaś nieprzedstawienia dowodów na okoliczności, że pracownik nie pracował w godzinach nadliczbowych, sąd uwzględni żądania pracownika, choćby nawet ścisłe udowodnienie liczby godzin przepracowanych ponad ustawowy wymiar czasu pracy było bardzo utrudnione. Komplikacje dowodowe w zakresie dokładnego wskazania dat i rozmiaru wykazywanej pracy w godzinach nadliczbowych mogą być bowiem rozwiązane przez sąd przez zasądzenie odpowiedniego wynagrodzenia według oceny opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (art. 322 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=906021C3C4F8A71B08066CD633B6506B?id=70930]kodeksu postępowania cywilnego[/link]).

Możliwość ta jest podyktowana koniecznością, gdyż w sprawach dotyczących wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych udowodnienie wysokości tego wynagrodzenia może być rzeczywiście niemożliwe lub bardzo utrudnione.

[srodtytul]Przy kierownikach odmiennie[/srodtytul]

Przerzucenie ciężaru dowodu na pracodawcę nie ma jednak zastosowania, gdy z żądaniem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych występują kierownicy zaniedbujący prowadzenie ewidencji czasu pracy. Dlatego też [b]kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy własnego i podległych mu pracowników nie może, dochodząc wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, wywodzić korzystnych dla siebie skutków,[/b] powołując się na brak takiej dokumentacji [b](wyrok SN z 16 listopada 2000 r., I PKN 80/00). [/b]

Warto też zauważyć, że choć pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy, z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, to obowiązek ten nie dotyczy osób zarządzających zakładem pracy. Zatem nie można obciążać pracodawcy konsekwencjami nieewidencjonowania czasu pracy takich pracowników w zakresie dowodzenia faktycznego czasu pracy. Tak też wskazywał [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2008 r. (I PK 108/07)[/b], stwierdzając, że obowiązek ewidencjonowania przez pracodawcę czasu pracy z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych nie dotyczy osób kierujących zakładem pracy.

Pracodawca nie ponosi zatem konsekwencji nieprowadzenia ewidencji czasu pracy kierownika hipermarketu w zakresie dochowania rzeczywistego wymiaru pracy świadczonej przez niego.

[ramka][b]Przykład[/b]

[b]Jolanta J. wystąpiła z powództwem do sądu pracy, dochodząc 12 tys. zł tytułem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wskazała, że wielokrotnie pracowała po godzinach. Jej szef temu zaprzeczył. Ponieważ jednak nie posiadał ani ewidencji czasu pracy Jolanty J., ani też list jej obecności w firmie, to na nim spoczywał obowiązek wykazania, iż nie pracowała ona w godzinach nadliczbowych.

Pracodawca jednak w żaden sposób tego nie wykazał. Dlatego też sąd, opierając się na zeznaniach kobiety oraz świadków, a także na podstawie opinii biegłego z zakresu księgowości, zasądził na rzecz Jolanty J. 11,4 tys. zł tytułem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. [/b][/ramka]

[ramka][b]Odpowiedzialność za wykroczenie[/b]

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.). Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a ewidencja czasu pracy jest taką dokumentacją, jest bowiem wykroczeniem sankcjonowanym karą grzywny. [/ramka]

[i]Autor jest sędzią w Sądzie Okręgowym w Kielcach[/i]