Gdy przeprowadzana jest kontrola na legitymację, upoważnienie doręcza się przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej nie później niż trzeciego dnia od wszczęcia kontroli tego typu.

[srodtytul]Upoważnienie musi być bezbłędne[/srodtytul]

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej sporządzane jest na druku KON-W, którego wzór określa minister finansów. Dokument, który nie spełnia formalnych wymagań dla uznania go za upoważnienie, nie może być podstawą do przeprowadzenia kontroli. Dlatego warto wiedzieć, jak powinno wyglądać upoważnienie i przeszkolić w tym zakresie każdą osobę w firmie, która może mieć kontakt z kontrolerami. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli według przepisów ustawy o swobodzie zawiera co najmniej:

- wskazanie podstawy prawnej,

- oznaczenie organu kontroli,

- datę i miejsce wystawienia,

- imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej,

- oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą,

- określenie zakresu przedmiotowego kontroli,

- wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,

- podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,

- pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.

Analogiczne wymogi wynikają z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?n=1&id=176376&wid=328885]ordynacji podatkowej[/link].

[srodtytul]Ściągawka dla przedsiębiorcy[/srodtytul]

Na drugiej stronie upoważnienia KON-W kontrolowany podatnik znajdzie wykaz swoich podstawowych przywilejów. Wynikają zarówno z ordynacji podatkowej, jak i z ustawy o swobodzie.

W przypadku tej drugiej ustawy jest to wskazanie, że kontrolowany ma prawo do wniesienia sprzeciwu (>patrz artykuł [link=http://www.rp.pl/artykul/386476.html]"Można wnieść sprzeciw ,a gdy zostanie odrzucony - złożyć zażalenie"[/link]). Wykaz uprawnień można potraktować jako wygodną ściągawkę na czas kontroli. Przykładowo pkt 17 wykazu z KON-W zawiera informację, że kontrolujący obowiązani są udzielać kontrolowanemu niezbędnych informacji o przepisach prawa podatkowego pozostających w związku z przedmiotem kontroli podatkowej (art. 121 § 2 ordynacji podatkowej w związku z art. 292 tej ustawy). Wskazując taki zapis w KON-W kontrolerowi, który dostarczył ten formularz, można spokojnie domagać się udzielenia tych informacji.

Umieszczenie wykazu uprawnień podatnika tylko w KON-W jest pewną niekonsekwencją ustawodawcy. Wykaz ten powinien być zamieszczany także w zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli (ZAW-K). Zawiadomienie poprzedza co do zasady kontrolę o tydzień. Przygotowując się do kontroli przez ten czas podatnik miałby możliwość spokojnego zapoznania się ze swoimi prawami i obowiązkami. W momencie otrzymania upoważnienia KON-W takiego czasu często nie ma.

[srodtytul]KON-W istotny nie tylko na początku[/srodtytul]

Rola upoważnienia nie kończy się po kilku minutach od jego okazania i sprawdzenia, czy zawiera wszystkie elementy wymagane przez prawo. Zakres kontroli nie może wykraczać poza wskazany w upoważnieniu. Ordynacja podatkowa nie precyzuje, co oznacza zwrot „zakres kontroli”. W KON-W minister finansów dodał dwie dodatkowe informacje, choć obowiązek umieszczania ich w upoważnieniu nie wynika bezpośrednio z przepisów ordynacji podatkowej.

Jest to korzystne rozwiązanie dla podatników. Chodzi o: „rodzaj podatku”, jakiego dotyczy kontrola, oraz „okres objęty kontrolą”. Nie ma wymogu, żeby kontrola była ograniczona do jednego typu podatku, np. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172827]VAT[/link]. Może jednocześnie objąć VAT i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]CIT[/link]. Tyle że kontrola dotycząca np. zwrotu podatku VAT ma przywileje. Można ją np. podjąć bez zawiadomienia tydzień wcześniej o takim zamiarze.

Gdy kontrola dotyczy zasadności zwrotu VAT przed dokonaniem tego zwrotu, nie stosuje się wobec niej zasad: „jedna kontrola w tym samym czasie” i „kontrola nie może przekroczyć rocznego limitu czasu kontroli”. Dlatego w interesie kontrolerów nie leży łączenie kontroli z zakresu VAT z kontrolą innych podatków.

[srodtytul]Można wnieść sprzeciw[/srodtytul]

Warto pamiętać o wynikającym z KON-W zakresie kontroli nie tylko w momencie wpuszczania kontrolerów do firmy, ale także w trakcie wykonywania poszczególnych czynności kontrolnych. Przekroczenie wskazanego w KON-W zakresu jest powodem do złożenia sprzeciwu. Niestety, można go złożyć w krótkim przedziale czasu (>patrz artykuł [link=http://www.rp.pl/artykul/386476.html]"Można wnieść sprzeciw ,a gdy zostanie odrzucony - złożyć zażalenie"[/link]).

Jeżeli przekroczenie zakresu kontroli określonego w KON-W nastąpi czwartego dnia roboczego od dnia rozpoczęcia kontroli, nie wchodzi to już w grę. Dodatkowo kolejny KON-W może być przedstawiony podatnikowi po rozpoczęciu kontroli już po upływie trzech dni od rozpoczęcia kontroli, kiedy można wnieść sprzeciw.

Zmiana osób upoważnionych do wykonania kontroli, zakresu przedmiotowego kontroli oraz miejsca wykonywania czynności kontrolnych wymaga bowiem każdorazowo wydania odrębnego upoważnienia. Zmiany te nie mogą prowadzić do wydłużenia przewidywanego wcześniej terminu zakończenia kontroli.

[srodtytul]Przewidywany koniec [/srodtytul]

Kontrola powinna być zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w KON-W (art. 284b § 1 ordynacji podatkowej). Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych wykonanych po upływie tego terminu nie są dowodem w postępowaniu podatkowym, chyba że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli. O każdym przypadku niezakończenia kontroli w terminie wskazanym w KON-W kontrolujący obowiązany jest zawiadomić na piśmie kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia.

[srodtytul]Kto może odebrać[/srodtytul]

W kontrolowanej osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej upoważnienie KON-W zostanie przedstawione wraz z okazaniem legitymacji służbowej członkowi zarządu lub wspólnikowi. Może również je otrzymać osoba upoważniona do prowadzenia spraw podatnika. Można też skorzystać z reprezentanta na czas kontroli. Jest to stały przedstawiciel podatnika, który reprezentuje go przed kontrolerami (art. 281a ordynacji podatkowej).

Kontrolowany jest obowiązany wskazać osobę, która będzie podatnika, płatnika, inkasenta lub ich następców prawnych reprezentowała w trakcie kontroli, w czasie jego nieobecności. Jest zwolniony z tego obowiązku, jeżeli wskazał stałego reprezentanta na czas kontroli w trybie art. 281a. To pierwsza korzyść z wyznaczenia reprezentanta. Może nim zostać osoba fizyczna. Nie musi mieć specjalnych kwalifikacji w zakresie znajomości przepisów, wykształcenia. Nie ma ograniczeń co do wyznaczenia do tej roli członków rodziny podatnika.

Wyznaczenie reprezentanta wymaga formy pisemnej. Osobę tę należy zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym, wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta). Można wyznaczyć kilka takich osób. Jeżeli podatnik zdecyduje się na kilku reprezentantów, powinien wyznaczyć jednego z nich jako właściwego do kontaktów z kontrolerami. Niewykonanie tego obowiązku spowoduje, że organ kontrolny będzie kontaktował się z reprezentantami według swego uznania.

[srodtytul]Zakres upoważnienia[/srodtytul]

Zakres upoważnienia reprezentanta podatnik może ustalić indywidualnie. Jeżeli zgłaszając reprezentanta do odpowiednich organów nie zrobi tego, jego uprawnienia wyznacza się według ordynacji podatkowej. Na tej podstawie, jeżeli upoważnienie nie stanowi inaczej, przyjmuje się, że reprezentant jest uprawniony do:

- odbioru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej,

- wyrażenia zgody na wszczęcie kontroli przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia,

- odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej,

- zakończenia kontroli podatkowej,

- złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych.

[srodtytul]Pod nieobecność [/srodtytul]

Art. 79a ust. 9 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C85086C179AB7D978B97748BBB0C31FB?id=236773]ustawy o swobodzie działalności gospodarczej[/link] mówi, że w razie nieobecności kontrolowanego przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej czynności kontrolne mogą być wszczęte po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi kontrolowanego. Kontrolerzy mają prawo tak postąpić, jeśli pracownik może być uznany za osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności.

Osobę taką w razie wątpliwości w tym zakresie uznaje się za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Tę złożoną formułę zawiera art. 97 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeksu cywilnego[/link] i została ona przeniesiona do przepisów o kontroli podatkowej. Stosowanie art. 97 kodeksu cywilnego w czasie kontroli podatkowej ma pozwolić kontrolerom na rozpoczęcie kontroli w obecności pracownika, o którym nie wiadomo, czy ma formalne upoważnienie do reprezentowania podatnika w czasie kontroli, ale wskazuje na to jego zachowanie, kontekst miejsca pracy.

Kontrolerzy mogą tak postąpić, gdy istnieją wątpliwości w tym zakresie. Obroną przed taką sytuacją jest dokładne opisanie kompetencji pracowników poprzez np. nakazanie im noszenia identyfikatorów czy umieszczenie tabliczek na biurkach tak, aby wynikało z nich, czy pracownik ma prawo do dokonywania czynności prawnych w imieniu firmy.

Gdy nie ma pracownika, czynności kontrolne mogą być wszczęte w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

[srodtytul]Zawieszenie[/srodtytul]

Problem nieobecności kontrolowanego reguluje także ordynacja podatkowa. Jej art. 284 § 3 mówi, że w razie nieobecności kontrolowanego lub osób go reprezentujących kontrolujący wzywa kontrolowanego lub osobę go reprezentującą do stawienia się.

W miejscu stawienia mogą być prowadzone czynności kontrolne następnego dnia po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia wezwania. W razie niestawienia się kontrolowanego lub jego reprezentanta w terminie wszczęcie kontroli następuje w dniu upływu tego terminu. KON-W doręcza się kontrolowanemu lub jego reprezentantowi, gdy stawi się w miejscu prowadzenia kontroli.

Jeśli przez nieobecność kontrolowanego lub jego reprezentantów nie jest możliwe prowadzenie czynności kontrolnych, kontrolę zawiesza się do czasu umożliwienia przeprowadzenia tych czynności. Chodzi tu szczególnie o zapewnienie dostępu do dokumentów związanych z przedmiotem kontroli.

[ramka][b]Uwaga![/b]

Zawieszenie kontroli nie wchodzi w grę w przypadku podatnika kontrolowanego jako przedsiębiorca.[/ramka]

[ramka][b]Kto może udzielić i komu[/b]

Imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli udzielane jest przez:

- naczelnika urzędu skarbowego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu skarbowego – pracownikom tego urzędu,

- naczelnika urzędu celnego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu celnego – funkcjonariuszom celnym oraz pracownikom tego urzędu,

- wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa lub osobę zastępującą wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa albo skarbnika jednostki samorządu terytorialnego – pracownikom urzędu gminy (miasta), starostwa lub urzędu marszałkowskiego,

- ministra finansów lub osobę go zastępującą – pracownikom urzędu obsługującego tego ministra.[/ramka]