Realizując inwestycję, trzeba przestrzegać tego, do czego firma się zobowiązała

Przedsiębiorca podpisał umowę o dotację unijną na realizację inwestycji. Czy można już otwierać szampana i świętować? Na pewno to bardzo dobra wiadomość, ale po chwili euforii warto jak najszybciej wrócić na ziemię.

Podpisanie umowy o dofinansowanie to jedno. Drugie to prawidłowa realizacja projektu, przestrzeganie zasad związanych ze sprawozdawczością i właściwym jego rozliczaniem. Nawet drobne uchybienia lub nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować odebraniem obiecanych pieniędzy lub obowiązkiem ich zwrócenia, jeśli firma otrzymała wcześniej zaliczkę.

[srodtytul]Z zgodzie z harmonogramem[/srodtytul]

To, do czego firma się zobowiązała, wynika już z jej wniosku o dofinansowanie i dołączonych do niego załączników. Na tej podstawie przygotowywana jest umowa o dofinansowanie, która w szczególności reguluje także kwestie związane ze sprawozdawczością i rozliczaniem projektu. Dlatego warto pamiętać, że z chwilą podpisania umowy firma nie tylko ma obowiązek zrealizować zaplanowaną inwestycję, ale też musi to zrobić zgodnie z przyjętym harmonogramem rzeczowo-finansowym.

Przedsiębiorca nie może więc samodzielnie decydować o zmianach terminów, rezygnacji z części zakupów lub zastępowaniu ich innymi.

W zależności od skali takich zmian, jeśli rzeczywiście są konieczne, albo musi uzyskać na nie zgodę od instytucji, z którą podpisał umowę [b](np. od Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości albo urzędu marszałkowskiego lub innej regionalnej instytucji wdrażającej)[/b], albo przynajmniej poinformować ją o takich modyfikacjach.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Firma ABC realizuje inwestycję ze środków własnych. Polega ona na zakupie i uruchomieniu nowej linii technologicznej. Początkowo inwestycja miała się zakończyć w czerwcu 2010 r. Jednak producent tej linii zaproponował firmie, że sprzeda jej nowszą wersję urządzenia, jeżeli zgodzi się ona na przesunięcie terminu na koniec sierpnia 2010 r. Firma ABC może swobodnie podjąć decyzję w tej sprawie.

Przyjmijmy teraz, że firma ABC podpisała umowę o dofinansowanie tej inwestycji. Zgodnie z harmonogramem inwestycja ma się zakończyć w czerwcu 2010 r. Do tego terminu w umowie określono tzw. okres kwalifikowalności wydatków.

Co to oznacza w praktyce? Mianowicie tyle, że jakiekolwiek płatności dokonane po upływie czerwca nie będą podlegały refundacji. Ponadto przedsiębiorstwo ABC naruszyłoby umowę o dofinansowanie, gdyby w takiej sytuacji samodzielnie zgodziło się na zmianę terminu realizacji inwestycji.

To jednak niejedyne naruszenie, ponieważ zmianie uległby również jej zakres przedmiotowy, co także mogłoby skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie (wniosek o dofinansowanie był oceniany na podstawie pierwotnych założeń, otrzymał określoną liczbę punktów.

Nie wiadomo, jaka byłaby ocena, gdyby od początku zaplanowano wdrożenie innej linii technologicznej).[/ramka]

Warto pamiętać o skrupulatnym realizowaniu postanowień umowy, tym bardziej że każdy przedsiębiorca realizujący dofinansowany projekt musi się liczyć z kontrolą. Może ona zostać przeprowadzona już w trakcie realizacji projektu, a nie tylko po jego zakończeniu.

Szczegółowy zakres obowiązków związanych ze sprawozdawczością i rozliczaniem projektów zależy od konkretnej umowy o dofinansowanie.

Każda instytucja stosuje własne wzory takich porozumień. Dlatego trudno je uogólniać. Niemniej jednak pewien zakres obowiązków się powtarza. Wynika to bezpośrednio zarówno z przepisów unijnych regulujących funkcjonowanie poszczególnych funduszy, jak i polskich norm w tym zakresie.

[srodtytul]Z wnioskiem o płatność[/srodtytul]

Sprawozdawczość jest elementem wniosków o płatności. Z umowy o dofinansowanie będzie wynikało, jak często przedsiębiorca ma prawo (ale i obowiązek) je składać.

Przy małych i krótko trwających projektach firma będzie składać tylko jeden wniosek, od razu o płatność końcową, i w nim przedstawiać osiągnięte rezultaty.

Przy większych, podzielonych na etapy, w ramach których realizowanych jest wiele różnych działań (budowa, zakup środków trwałych, uruchamianie maszyn i urządzeń, wprowadzanie zmian organizacyjnych oraz nowych technologii poprzez zakupione patenty itp.), takich wniosków o płatność może być kilka (tzw. wnioski o płatność pośrednią).

Podobnie będzie w przypadku korzystania z zaliczek. Aby otrzymać kolejną transzę, trzeba się najpierw rozliczyć z otrzymanych środków i przedstawić osiągnięte rezultaty.

Przykładowo umowa o dofinansowanie może określać, że przedsiębiorca ma obowiązek składać wnioski o płatność nie częściej niż co dwa miesiące i nie rzadziej niż co sześć miesięcy. Albo że obowiązek ten pojawia się np. 30 dni po zrealizowaniu etapu inwestycji określonego w harmonogramie, ale nie później niż po upływie trzech miesięcy.

[srodtytul]Raport z wykonania[/srodtytul]

W sprawozdaniu należy zamieścić krótki opis prezentujący aktualny stan realizacji poszczególnych etapów projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. Innymi słowy, trzeba opisać, co już zostało wybudowane i co zakupione. Ponadto przedsiębiorca powinien opisać etapy, które będą realizowane w dalszej kolejności.

Tym samym sprawozdawczość można podzielić na dwie części. W części rzeczowej trzeba opisać przebieg realizacji projektu i jego zgodność z tym, co założono we wniosku o dofinansowanie, i tym, co mówi umowa o dofinansowanie.

Z kolei część finansowa będzie dotyczyć kosztów, które już zostały poniesione. Potwierdzeniem tego będą faktury, które należy załączyć do wniosku. Dane te przedstawia się narastająco – od początku realizacji projektu. Dlatego też najważniejszym załącznikiem do wniosku o płatność są kserokopie faktur lub innych równoważnych dokumentów księgowych, które stanowią dowód zakupu, oraz dokumenty potwierdzające dokonanie płatności.

Warto podkreślić, że każda faktura musi być odpowiednio opisana oraz zatwierdzona przez upoważnioną do tego osobę zgodnie z zasadami księgowymi (>patrz niżej komentarz eksperta).

[srodtytul]Co w razie przestoju[/srodtytul]

Warto podkreślić, że instytucja wdrażająca ma prawo wymagać składania sprawozdań nawet w okresie, w którym firma nie ponosi żadnych kosztów (nie dokonuje żadnych wydatków kwalifikowanych). I to także wtedy, gdy wstrzymanie inwestycji zakłada harmonogram jej realizacji.

Jeżeli przestój wynika z innych przyczyn, to dochodzi do naruszenia harmonogramu realizacji inwestycji. Wtedy we wniosku należy opisać problem i podać sposoby jego rozwiązania. Jednocześnie trzeba przedstawić zmodyfikowany harmonogram rzeczowy oraz finansowy.

[srodtytul]Zbieraj faktury...[/srodtytul]

Realizując projekt, trzeba skrupulatnie zbierać wszystkie dokumenty z tym związane. Mogą one być potrzebne zarówno na etapie rozliczania transakcji, jak i przy ewentualnej kontroli. A trzeba pamiętać, że inspektor może się pojawić w firmie nawet po kilku latach od zakończenia inwestycji, kiedy firma już prawie zapomniała o jej realizacji. Uprawnienie do tego wygasa bowiem dopiero po trzech latach od tzw. zamknięcia programu operacyjnego, z którego korzystała firma.

Najważniejszymi dokumentami są faktury oraz dokumenty potwierdzające dokonanie płatności. Bez nich firma na pewno nie otrzyma refundacji wydatków lub nie rozliczy otrzymanej zaliczki. Trzeba je skrupulatnie zbierać i opisywać. Najlepiej też od razu robić ich kserokopie.