Przedsiębiorcy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym (NIP) przez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Tak wynika z art. 9 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=8FB7EB5B64D8E6FD1CC52D96767AD952?id=176066]ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników[/link].

[srodtytul]Zmiana danych w zgłoszeniu NIP[/srodtytul]

Aktualizacja obejmuje dane zawarte w zgłoszeniu identyfikacyjnym określone w art. 5 ustawy. W wypadku podatników niebędących osobami fizycznymi są to:

- pełna i skrócona nazwa (firma),

- forma organizacyjnoprawna,

- adres siedziby,

- nr identyfikacyjny REGON,

- organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ,

- wykaz rachunków bankowych,

- adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej,

- przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych,

- w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami – NIP oraz dane dotyczące jednostki macierzystej.

[srodtytul]Siedem dni na aktualizację[/srodtytul]

Obowiązek aktualizacji dotyczy również sytuacji, gdy wspólnicy podjęli uchwałę o rozwiązaniu i likwidacji spółki z o.o., zmienia się bowiem jej forma ustrojowa (ze spółki z o.o. na spółkę z o.o. w likwidacji), co skutkuje zmianą nazwy. Dodatek „w likwidacji” dołączony do brzmienia firmy ma informować uczestników obrotu gospodarczego o tym, że spółka zmienia cel swojego istnienia oraz zakres swych działań, bowiem dąży do ustania swojego bytu prawnego.

Spółka powinna złożyć informację aktualizującą na druku NIP-2 w terminie siedmiu dni od zmiany danych. Termin ten należy liczyć od dnia powzięcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu i likwidacji spółki (a nie od wpisu likwidacji do Krajowego Rejestru Sądowego, który ma jedynie charakter deklaratoryjny – potwierdzający). W tym samym terminie spółka powinna też zaktualizować zgłoszenie rejestracyjne podatnika VAT (VAT-R).

W drukach aktualizacyjnych wystarczy wskazać zakres danych podlegających zmianie.

[srodtytul]Zbędne załączniki[/srodtytul]

Organy podatkowe często żądają, by do druku aktualizacyjnego dołączyć postanowienie sądu rejestrowego o wpisaniu spółki z o.o. w likwidacji oraz inne dokumenty (jak aneksy do umów najmu, rachunku bankowego, zawartych już przez spółkę z o.o. w likwidacji), twierdząc, że zmienił się podmiot tych umów. Nic bardziej mylnego. Po pierwsze, skoro wpis do KRS spółki z o.o. w fazie likwidacji jest wpisem potwierdzającym, zatem nie stanowi on przyczyny zmiany ustroju spółki, gdyż ta następuje w momencie podjęcia odpowiedniej uchwały przez wspólników. Kodeks spółek handlowych stawia jedynie wymóg złożenia przez likwidatorów do urzędu skarbowego odpisu sprawozdania likwidacyjnego. Po drugie, spółka z o.o. w likwidacji nie jest nowym podmiotem ani podatnikiem, przechodzi jedynie w inną fazę ustrojową, a wszystkie dotychczas zawarte umowy są ważne, i nie zmieniają się z powodu wejścia spółki w fazę likwidacji.

Poza tym na mocy ostatniej nowelizacji ustawy o swobodzie działalności gospodarczej od 31 marca br. skreślony został ust. 4b art. 5 ustawy o ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, nakładający na przedsiębiorców obowiązek składania kopii dokumentów potwierdzających dane zawarte w zgłoszeniu identyfikacyjnym i odpowiednio aktualizacyjnym.

[ramka][b]To ten sam podmiot[/b]

Przez likwidację spółki rozumie się ciąg działań likwidatorów spółki, poczynając od zgłoszenia otwarcia likwidacji do sądu rejestrowego poprzez realizację czynności likwidacyjnych oraz podział majątku spółki między wspólników aż do zgłoszenia wniosku do sądu rejestrowego o wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców. W czasie prowadzonej likwidacji spółka zachowuje bez jakichkolwiek zmian swoją osobowość prawną, więc przysługuje jej pełna zdolność do czynności prawnych. Spółka wchodzi zatem w fazę likwidacji bez zmiany jej formy organizacyjnej, a jedynie następuje zmiana postaci – zmiana ustrojowa, i znajduje się w tej fazie od momentu podjęcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki i jej likwidacji (art. 274 k.s.h.). Spółka w likwidacji zatem nie jest innym czy nowym podmiotem, ale tym samym dotychczas istniejącym przechodzącym w inną fazę ustrojową. Pozostaje ona podmiotem wszystkich stosunków i umów dotychczas istniejących, których była stroną, bez zmian. [/ramka]

[i]Autorka jest doradcą podatkowym, wspólnikiem w Taxa Group sp. z o.o. we Wrocławiu[/i]